Ressourcen verwalten

Einleitung

Die verschiedensten Ressourcen benötigen entsprechend verschiedene Datenfelder. Beispielsweise benötigt man beim Dienst-Kfz ein Kfz-Kennzeichen, bei einer Arbeitsstelle jedoch nicht. Daher werden die Ressourcen in Ressourcenarten zusammengefasst. Eine Ressourcenart bestimmt, welche Datenfelder eine Ressource beschreibt.

Um die Ressourcen zu verwalten, öffnen Sie:

ORGANISATION→Ressourcen

Im gleichnamigen Auswahlfeld wählen Sie die Ressourcenart, zu der die Ressourcen angezeigt werden sollen.

Ressourcenarten werden durch selbst definierte Merkmale beschrieben. Dieses Verfahren ist bekannt aus den "Allgemeine Stammdaten". Die benötigten Felder werden als "Merkmal" definiert und dann in den Ressourcenarten eingesetzt. Informationen zu den Merkmalen finden Sie unter "Merkmale". Sie können diesen Programmbereich direkt von den Ressourcen aus öffnen. Starten Sie hierzu die

Aktion: Einstellungen für Merkmale

Ressourcenart hinzufügen und bearbeiten

Um eine Ressourcenart hinzuzufügen, starten Sie die

Aktion: Neue Ressourcenart hinzufügen

Um eine vorhandenen Ressourcenart zu ändern, wählen Sie die betroffenen Ressourcenart aus und starten dann die

Aktion: Ressourcenart bearbeiten

Beide Aktionen öffnen das folgende Dialogfenster:

Rot markierte Datenfelder mit Ausrufezeichen () sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein bzw. keinen Strich beinhalten (). Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.

Art: Geben Sie hier die Art der Ressource an. Die Art bestimmt die Funktion der in der Ressourcenart hinzugefügten Ressourcen:
- Allgemeine Ressource: Wählen Sie diese Art aus, wenn die Ressourcen weder als Arbeitsstelle noch als AGH Arbeitsgelegenheiten (Verfahrensweig 06)-Einsatzstelle verwendet werden sollen.
- Arbeitsstelle: Wählen Sie diese Art aus, wenn die Ressourcen Arbeitsstellen sind und nicht EMAW Elektronische Maßnahmeabwicklung (Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt) Aussprache: emaw-relevant sind.
- AGH-Einsatzstelle: Wählen Sie diese Art aus, wenn die Ressourcen AGH-Einsatzstellen und somit EMAW-relevant sind. Diese Angabe ist später wichtig zum Generieren von AGH-Abrechnungen der BA Bundesagentur für Arbeit.
Bezeichnung: Geben Sie in das Feld Bezeichnung einen aussagekräftigen Namen (z.B. "Geräte") ein.
Beschreibung: In diesem Datenfeld können Sie die Ressource und ihre Verwendung näher beschreiben, um Mitarbeiter zu informieren.
Numerus (Singular/Plural): Die Wortform der Bezeichnung im Singular und Plural. Diese Formen ersetzen die allgemeine Bezeichnung "Ressource" bzw. "Ressourcen" und werden z.B. im Aktionsmenü oder in Hinweistexten verwendet.
Genus: Wählen Sie hier das grammatische Geschlecht der Bezeichnung aus. Sie können nur eines der Genera (Femininum, Maskulinum oder Neutrum) auswählen. Aus dieser Information werden mitunter die Artikel sowie der Kasus für Sätze generiert.
Produkt: Wenn die Ressourcen in dieser Ressourcenart ein Standard-Produkt zugewiesen werden soll, geben Sie es hier an. Alle dieser Ressourcenart hinzugefügten Ressourcen werden automatisch das hier angegebene Produkt angegeben.
Freigabemodus: Geben Sie hier den Standard-Modus der Freigabe an: Ressourcen sind entweder standardmäßig freigegeben oder gesperrt. Diese Angabe bestimmt die Standard-Einstellung im Bereich "Verfügbarkeit" jeder hinzugefügten Ressource und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Buchungseinheit: Bestimmen Sie hier die Einheit für den Buchungszeitraum. Diese hat Auswirkungen auf den Buchungszeitraum und kann minuten- oder tagesgenau eingestellt werden.
Felder hinzufügen: Wenn Sie Merkmale hinterlegt haben, können Sie sie der Ressourcenart hinzufügen. Der Link öffnet ein Dialogfenster der hinterlegten Merkmale (siehe auch "Merkmale")
Es können beliebig viele Felder hinzugefügt werden. Diese Felder stehen dann als zusätzliche Eigenschaften in den Ressourcen zur Verfügung. Die standardmäßig vorhandenen Eigenschaften werden unter "Ressourcen" beschrieben.
Mit dem PLUS-Symbol können Sie weitere Merkmale hinzufügen, das MÜLLTONNE-Symbol gibt Ihnen die Möglichkeit, das Feld wieder zu entfernen.

Beim Bestätigen des Dialogfensters wird die Ressourcenart hinzugefügt und kann im Programmbereich ausgewählt werden.

Wenn Sie alle erforderlichen Merkmale hinzugefügt haben, bestätigen Sie den Dialog. Die Ressourcenart wird gespeichert. Sie können dieser nun Ressourcen hinzufügen.

Ressourcen hinzufügen und bearbeiten

Wählen Sie die gewünschte Ressourcenart aus und starten Sie die

Aktion: Neue Ressource hinzufügen

Wenn Sie eine vorhandene Ressource bearbeiten möchten, wählen Sie die Ressource in der Liste aus und starten die

Aktion: Ressource bearbeiten

Es erscheint folgendes Dialogfenster:

Rot markierte Datenfelder mit Ausrufezeichen () sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein bzw. keinen Strich beinhalten (). Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten. Das Dialogfenster ist in zwei Bereiche aufgeteilt:

Allgemein

Die Felder im Dropdown "Allgemeine Stammdaten" sind die Eigenschaften, die jeder Ressource, unabhängig von der Ressourcenart, zur Verfügung stehen. Alle nachfolgenden werden von der vorherigen Konfiguration der Ressourcenart übernommen (siehe auch "Ressourcen").

Bezeichnung: Geben Sie hier eine aussagekräftige Bezeichnung für die Ressource ein.
Kürzel: Geben Sie hier ein Kürzel für die Ressource ein. Das Kürzel wird beispielsweise in Tabellen verwendet, um eine längere Bezeichnung zu ersetzen.
Produkt: Wenn Sie in der Ressourcenart ein Produkt angegeben haben, wird dieses hier automatisch hinzugefügt. Ansonsten können Sie mit dem LUPE-Symbol ein (anderes) Produkt auswählen.
Bedarfsträgerart: Der Bedarfsträger ist der Nutzer der Ressource. I.d.R. trägt dieser auch die Kosten, die durch Verwendung der Ressource entstehen. Sie haben hier die Wahl zwischen "Mandant Ein System auf einem Server, die Benutzer bedienen können, ohne dass sie gegenseitigen Einblick in Daten, Benutzerverwaltung o.Ä. haben. Der Mandant (engl. "tenant") ist die oberste Ordnungsinstanz in dem IT-System und stellt eine datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheit im System dar. Der Mandant strukturiert somit die Nutzung des Systems.", "Kontakt", "Fall" oder "Teilnehmer".
Wenn die Ressource eine geförderte Arbeitsstelle ist (z.B. AGH), dann ist der Bedarfsträger i.d.R. die BA oder das Jobcenter. Wählen Sie in diesem Fall die Art "Kontakt" aus. Im nachfolgenden Datenfeld "Bedarfsträger" können Sie den in der Adressverwaltung hinterlegten Bedarfsträger und den dazugehörigen Ansprechpartner auswählen.
Bedarfsträger: Dieses Feld erscheint nur, wenn die Bedarfsträgerart "Kontakt" ausgewählt wurde.
Ansprechpartner: Hier kann ein Ansprechpartner angegeben werden. Die Auswahl korrespondiert mit der ausgewählten Bedarfsträgerart und dem angegebenen Bedarfsträger:
Mandant→angelegter Mitarbeiter im Mandanten
Kontakt→hinterlegter Ansprechpartner des Kontakts
Person→angelegte Personenart (Mitarbeiter, Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme. etc.)
Leistungsträgerart: Der Leistungsträger ist normalerweise der Inhaber der Ressource. In den meisten Fällen wird hier der "Mandant" eingestellt, da der Leistungsträger oftmals der Bildungsträger selbst ist.
Bei Bietergemeinschaften kann auch ein anderer Leistungsträger angegeben werden. Wählen Sie in diesem Fall die Art "Kontakt" aus und geben Sie im nachfolgenden Datenfeld "Leistungsträger" einen Kontakt aus dem Adressbuch und den dazugehörigen Ansprechpartner aus.
Leistungsträger: Dieses Feld erscheint nur, wenn die Leistungsträgerart "Kontakt" ausgewählt wurde.
Ansprechpartner: Hier kann ein Ansprechpartner angegeben werden. Die Auswahl korrespondiert mit der ausgewählten Leistungsträgerart und dem angegebenen Leistungsträger:
Mandant→angelegter Mitarbeiter im Mandanten
Kontakt→hinterlegter Ansprechpartner des Kontakts
Person→angelegte Personenart im Mandanten (Mitarbeiter, Tn etc.)
Kurzbeschreibung: Eine kurze und aussagekräftige Beschreibung dieser Ressource.
Beschreibung: Eine ausführliche Beschreibung dieser Ressource.

Merkmale

Diese Daten sind die Merkmale aus der konfigurierten Ressourcenart. Die Bezeichnung im Dropdown wird aus der konfigurierten Gruppierung der Merkmale entnommen.

Verfügbarkeit

Freigabemodus: Dieser Modus bestimmt, wie die Verfügbarkeiten zu erfassen sind. Es gibt die Möglichkeit, eine Ressource grundsätzlich zu sperren und dann zu erfassen, wann die Ressource zur Verfügung steht oder die Ressource grundsätzlich freizugeben und zu erfassen, wann diese nicht zur Verfügung steht. Dies wird anhand nachfolgender Beispiele deutlicher:

Freigabemodus: Freigegeben	Freigabemodus: Gesperrt

Ressource ist generell verfügbar In "Sperrzeiträume" können Zeiträume angegeben werden, an denen die Ressource nicht verfügbar ist, weil sie z.B. gewartet wird. Zeitraum der Sperrung wird in der Ressourcenzuweisung berücksichtigt.	Ressource ist generell nicht verfügbar In "Freigabezeiträume" können Zeiträume angegeben werden, an denen die Ressource verfügbar ist. Zeitraum der Freigabe wird in der Ressourcenzuweisung berücksichtigt

Kapazität: Die Kapazität bzw. Standard-Anzahl dieser Ressource.
Diese Standard-Anzahl ist insbesondere für die Ressourcenzuweisung wichtig. Es hängt vom Einsatz Ihres Ressourcensystems ab: ob Sie jede einzelne Ressource erfassen (z.B. jede Arbeitsstelle einzeln) oder die Gesamtanzahl (z.B. 30 identische Tablets). In jedem Fall muss hier mindestens eine Eins eingetragen werden, wenn die Ressource freigegeben ist.
Freigabe-/Sperrzeiträume: Hier können in Abhängigkeit des Freigabemodus Zeiten erfasst werden, in denen die Ressource verfügbar oder nicht verfügbar sein wird. Es können beliebig viele Zeiträume angegeben werden.

Die Konfigurationen unter "Verfügbarkeit" werden priorisiert behandelt, d.h. wenn Ressourcen bereits reserviert oder gebucht wurden, können Konflikte in der Ressourcenzuweisung entstehen.

Vakanzkalender

Seit der Qualli.life-Version 16.4 kann der Vakanzkalender in der Ressourcenverwaltung verwendet werden. Damit erhalten Sie einen Überblick über die Zuweisungen der jeweiligen Ressourcenart.

Darin werden mittels eines Kalenders und farbigen Zeitstrahlen Reservierungen und Buchungen von Ressourcenzuweisungen angezeigt. Zusätzlich ist der Vakanzkalender auch in "Eigene Seiten" mit der Datenart "Ressource" abrufbar (Datenart: Ressourcenart).

Sie können aber auch im Vakanzkalender Zuweisungen hinzufügen, indem Sie auf einen Tag innerhalb der Zeile einer Ressource rechtsklicken und "Buchung hinzufügen" klicken.

Dies öffnet ein Dialogfenster zum Zuweisen einer Ressource:

Bezugsart: Wählen Sie hier die Bezugsart aus. Sie hat Auswirkungen auf die Auswahlmöglichkeiten unter "Bezug" und richtet sich nach der Personenart im Personenfilter.
- P: Bei dieser Bezugsart sind alle Personenarten auswählbar. Stellen Sie den Personenfilter auf die gewünschte Personenart ein.
- Tn: Bei dieser Bezugsart sind nur Tn auswählbar. Stellen Sie den Personenfilter auf Tn ein.
Bezug: Geben Sie hier die Person an, die Sie die Ressource zuweisen möchten. Mit dem LUPE-Symbol können Sie eine Person auswählen. Die Personenauswahl richtet sich nach der Einstellung in Ihrem Personenfilter.
Zuweisungen im Vakanzkalender fügt einen Eintrag der ausgewählten Person ein unter "Ressourcenzuweisung" (siehe auch "Ressourcenzuweisung zu Personen").
Zeitraum: Geben Sie hier den Zeitraum der Zuweisung an. Je nach eingestellter Buchungseinheit, können sie minuten-(, stunden-) oder tagegenaue Zeiträume eingeben.
Anzahl: Geben Sie hier die Anzahl der Ressourcen an, die Sie der Person zuweisen möchten.
Status: Den Status können Sie nicht direkt ändern. Dieser richtet sich nach Ihrer ausgewählten Option (Reservieren der Buchen) und ob die Integritätsprüfung Konflikte ergab.
Bemerkungen: Hier können Sie zusätzliche Informationen für sich oder andere Benutzer hinterlassen
Reservieren: Wählen Sie diese Option aus, um die Ressource zu reservieren. Damit kann eine Zuweisung jederzeit geändert werden.
Buchen: Wählen Sie diese Option aus, um die Ressource zu buchen. Damit wird eine Zuweisung schreibgeschützt und kann nur durch eine Stornierung geändert werden.

Beachten Sie jedoch folgende Grundsätze beim Vakanzkalender:

Bei jeder Zuweisung wird eine sog. Integritätsprüfung im Hintergrund ausgeführt, die die zuzuweisende Ressource auf Konflikte anhand folgender Daten überprüft:
- Anzahl: prüft, ob bei Zuweisungen genügend Ressourcen zur Verfügung stehen.
- Datum und Uhrzeit: prüft, ob bei Zuweisungen Ressourcen an den angegebenen Tagen und zur angegebenen Uhrzeit verfügbar sind.
- Verfügbarkeit: prüft die Einstellungen des Bereichs "Verfügbarkeit" der zuzuweisenden Ressourcen
  Sobald eines der o.g. Daten einen Konflikt auslöst (z.B. nicht genügend Ressourcen vorhanden, im angegebenen Zeitraum bereits zugewiesen und/oder nicht verfügbar), zeigt Qualli.life bei der Zuweisung die Gründe an.
Wurde eine Zuweisung bei der Person vorgenommen (siehe auch "Ressourcenzuweisung zu Personen"), kann diese auch nur im Bereich "Ressourcenzuweisung" geändert werden.
Gebuchte Einträge müssen vorher Storniert werden, damit sie geändert werden können.
Wurde eine Zuweisung im Vakanzkalender vorgenommen, kann diese auch nur im Vakanzkalender geändert werden. Eine rote Färbung des Zeitstrahls weist auf einen Konflikt hin:
Mit einem Doppelklick, kann der Eintrag im Vakanzkalender geändert werden.
Gebuchte Einträge müssen vorher Storniert werden, damit sie geändert werden können.
Zuweisungen können nahtlos übergehen, solange die Integritätsprüfung konfliktfrei bleibt. Hier ist besonders auf die Uhrzeit am Tag der Übergabe zu achten:
Im obigen Beispiel: die erste Reservierung endet am 29.05.2022 um 00:00 Uhr; die zweite Reservierung beginnt am selben Tag um 00:01 → die Integritätsprüfung war erfolgreich.
Kosmetischer Hinweis: Tage beginnen technisch immer um 00:00 Uhr und enden um 23:59 Uhr, d.h., wenn der letzte Tag einer Zuweisung mit "TT.MM.JJJJ 00:00 Uhr" angegeben wird, wird dieser Tag nicht farbig ausgefüllt. Erst um 23:59 Uhr zählt der gesamte Tag, ansonsten wird der Zeitstrahl nur unvollständig bis zum Vortag angezeigt: