Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung ermöglicht das Verwalten der Benutzer von Qualli.life.

QUALLI→Sicherheit→Benutzerverwaltung

QUALLI→Sicherheit→Benutzerverwaltung Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme.

Die Benutzerverwaltung steht in zwei Varianten zur Verfügung:

• Benutzerverwaltung : Bietet die Möglichkeit, Benutzer für Mitarbeiter anzulegen und diesem damit Zugriff auf Qualli.life zu geben.
• Benutzerverwaltung Tn: Ermöglicht das Anlegen von Benutzern für Teilnehmer. Diese können mit dem Zugang jedoch nicht auf die Software Qualli.life zugreifen. Die Zugänge dienen der Anmeldung an Modulen, die für Tn vorgesehen sind. Derzeit steht das Modul "Qualli.note" (Online-Berichtsheft) hierfür zur Verfügung.

Mitarbeiter können als Benutzer auf zwei Arten zugeordnet werden.

1. Der Mitarbeiter existiert bereits in der Mitarbeiterliste: Starten Sie in der Benutzerverwaltung die

   Aktion: Benutzer hinzufügen...

   Diese Aktion können Sie ebenfalls aufrufen durch einen Rechtsklick auf den Arbeitsbereich. Wählen Sie aus der erscheinenden Mitarbeiterliste den Mitarbeiter aus, der als Benutzer in Qualli.life angelegt werden soll. Die Liste zeigt nur Mitarbeiter an, die noch nicht als Benutzer angelegt worden sind.

2. Der Mitarbeiter existiert noch nicht in der Mitarbeiterliste: Starten Sie in der Benutzerverwaltung die

   Aktion: Benutzer hinzufügen...

   In der erscheinenden Mitarbeiterliste können Sie mit einem Rechtsklick den Befehl "Mitarbeiter hinzufügen" starten. Dies öffnet den Assistenten zum Anlegen eines Mitarbeiters.

Zum Bearbeiten eines Benutzers doppelklicken Sie diesen in der Liste der Benutzer. Beide Verfahren öffnen das Dialogfenster zum Hinzufügen/Bearbeiten eines Benutzers:

Hier können Sie folgende Angaben eingeben bzw. ändern:

Weisungsbefugnis

Bei der Weisungsbefugnis handelt es sich um einen datenschutzrechtlichen Begriff im Rahmen des Auftrags zur Datenverarbeitung. Sie gibt an, inwieweit ein Benutzer befugt ist, der Nistech GmbH Weisungen zur Datenverarbeitung zu geben. Es stehen nachfolgende Befugnisebenen zur Verfügung:

Die Weisungsbefugnis hat Auswirkung auf den Programmbereich "Serviceaufträge" (siehe auch "Serviceaufträge").

• Generelle Weisungsbefugnis: Diese beinhaltet alle Auftragsarten, inkl. der Vernichtung von Daten. Dies ist die höchste Befugnisebene.
• Eingeschränkte Weisungsbefugnis: Hierbei sind alle Auftragsarten gestattet, jedoch nicht solche, die Daten vernichten können (z.B. Löschung und Pseudonymisierung Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden; Quelle: DSGVO Artikel 4 (5)).
• Einfache Weisungsbefugnis: Die Weisungsbefugnis beschränkt sich auf Supportaufträge. Alle anderen Auftragsarten sind hier ausgeschlossen. Das Ändern personenbezogener Daten ist gestattet.
• Keine Weisungsbefugnis: Benutzer mit dieser Befugnisebene können keine Serviceaufträge erteilen. Hierbei handelt es sich um die Standardeinstellung bei allen Benutzern.

Status

Der Status gibt an, ob sich der Benutzer an Qualli.life anmelden kann oder nicht. Es stehen folgende Status zur Verfügung:

• Aktiv: Der Benutzer ist aktiviert und kann sich einloggen
• Aktiv - Automatisch: Der Benutzer ist aktiviert und kann sich einloggen. Die Aktivierung wurde automatisch vorgenommen (siehe Automatische Benutzer-(De-)Aktivierung).
• Durch Admin gesperrt: Der Benutzer kann sich nicht einloggen. Die Sperre wurde durch den Admin vorgenommen (z.B. Mitarbeiter ist nicht mehr im Unternehmen).
• Gesperrt - Automatisch: Der Benutzer kann sich nicht einloggen. Die Sperre wurde automatisch vorgenommen (siehe unten).
• Gesperrt - Fehlgeschlagene Logins: Der Benutzer kann sich nicht einloggen. Die Sperre wurde aufgrund zu vieler ungültiger Anmeldeversuche (falsches Kennwort) gesetzt.
• Freigabe ausstehend: Der Benutzer kann sich nicht einloggen. Das Datum der automatischen Aktivierung ist noch nicht erreicht oder der Benutzer hat noch nicht versucht sich einzuloggen (siehe Automatische Benutzer-(De-)Aktivierung).

Automatische Benutzer-(De-)Aktivierung

Qualli.life bietet Mechanismen an zur automatisierten Aktivierung und Deaktivierung von Benutzern. Dies kann sinnvoll sein, wenn ein Benutzer nur innerhalb eines festgelegten Zeitraums auf Qualli.life zugreifen darf.

Wenn ein Benutzer angelegt wurde, jedoch zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert werden soll, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Setzen Sie den Status des Benutzers auf "Freigabe ausstehend", woraufhin ein Zeitraum-Datenfeld "Gültigkeit" erscheint.
2. Geben Sie unter "Gültigkeit" das Beginn-Datum ein, ab dessen Zeitpunkt der Benutzer mit Qualli.life arbeiten darf.

Wenn der Benutzer automatisch aktiviert und deaktiviert werden soll:

1. Setzen Sie den Status auf "Freigabe ausstehend", woraufhin ein Zeitraum-Datenfeld "Gültigkeit" erscheint.
2. Geben Sie das Beginn-Datum und End-Datum ein , innerhalb dessen der Benutzer mit Qualli.life arbeiten darf. Nach Ablauf des End-Datums hat der Benutzer keinen Zugriff mehr.

Wenn ein Benutzer nach einem festgelegten Datum automatisch deaktiviert werden soll:

1. Setzen Sie den Status auf "Aktiv - automatisch", woraufhin ein Zeitraum-Datenfeld "Gültigkeit" erscheint, wobei das Beginn-Datum nicht gesetzt werden kann.
2. Geben Sie das Ende-Datum ein, nach dessen Ablauf der Zugriff in Qualli.life gesperrt wird.

Bitte beachten Sie, dass die Automatik nur greift, wenn sich der Benutzer auch einloggt. Wenn Sie beispielsweise eine automatische Deaktivierung aktiviert haben, der Benutzer sich aber das letzte Mal vor dem Ende-Datum eingeloggt hat, bleibt der Status so lange auf "Aktiviert - Automatisch", bis das Ende-Datum abgelaufen ist.

Kürzel und Benutzername

Jedem Benutzer wird ein eindeutiges Kürzel, bestehend aus 2-4 Buchstaben, zugewiesen. Anhand des Kürzels werden die Benutzer bei Einträgen und einigen Konfigurationsänderungen identifiziert. Standardmäßig schlägt Qualli.life eine Kombination aus dem ersten Buchstaben des Vornamens und dem ersten Buchstaben des Nachnamens vor.

Das Kürzel kann nicht nachträglich geändert werden.

Der Benutzername und das Kennwort dienen der Authentifizierung bei der Anmeldung in Qualli.life. Der Benutzername muss eindeutig sein, d.h. jeder Benutzername darf (mandantenübergreifend) nur einmal vorkommen.

Der Benutzername und das Kennwort können jederzeit geändert werden. Das Kennwort darf auch vom Benutzer selbst geändert werden. Sie können eine Kennwortänderung seitens des Benutzers forcieren, indem Sie die Option "Benutzer muss das Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern" aktivieren.

Weitere Benutzerdaten

Die nachfolgenden Benutzerdaten sind besonders bei Verwendung von Schnittstellen notwendig:

• Externe Benutzer-ID: Die externe Benutzer-ID, eine eindeutige Identifikationsnummer, dient der Identifizierung eines Benutzers in anderen Anwendungen wie z.B. dem Jobnetzwerk. Sie wird automatisch vergeben.
• InGe-Online Integrationsgeschäftsdatei-Online (ein Verfahren zum Datenaustausch zwischen dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge und Trägern von Integrationskursen): Dieses Kontrollkästchen ermöglicht das Speichern der Zugangsdaten zur BAMF Bundesamt für Migration und Flüchtlinge-Schnittstelle. Verwenden Sie hier die Daten des Benutzers, wie sie in der Delegierten Benutzerverwaltung angelegt wurden.

Zugriff auf Mandanten

Ein Benutzer, egal bei welchem Mandanten dieser angelegt wurde, kann Zugriff auf mehrere Mandanten erhalten. Hierfür dient der Bereich "Zugriff auf Mandanten":

Um einen Mandanten hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link "Neuen Eintrag hinzufügen". Wenn einem Benutzer bereits ein Mandant Ein System auf einem Server, die Benutzer bedienen können, ohne dass sie gegenseitigen Einblick in Daten, Benutzerverwaltung o.Ä. haben. Der Mandant (engl. "tenant") ist die oberste Ordnungsinstanz in dem IT-System und stellt eine datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheit im System dar. Der Mandant strukturiert somit die Nutzung des Systems. hinzugefügt wurde, klicken Sie auf das MENÜ-Symbol und wählen sie "Mandant hinzufügen" aus. Es öffnet sich ein Dialogfenster zum hinzufügen eines Mandanten:

• Mandant: Wenn Sie in Ihrer Einrichtung mit nur einem Mandanten arbeiten, wird dieser automatisch eingefügt. Ansonsten können Sie mithilfe des Dropdowns den gewünschten Mandanten auswählen.
• Gültigkeit: Geben Sie hier einen Zeitraum an, innerhalb dessen der Benutzer Zugriff auf den ausgewählten Mandanten hat. Ansonsten lassen sie diese Angabe frei.
• Ist Administrator: Das Kontrollkästchen "Ist Administrator" macht den Benutzer in Bezug auf den ausgewählten Mandanten zum Administrator. D.h. der Benutzer kann auf alle Tn und alle Programmbereiche zugreifen und kann zu dem auch Berechtigungen konfigurieren.
• Bemerkungen: Nutzen Sie dieses Textfeld für zusätzliche Informationen.