Digitales Zertifikat erhalten und ablegen
In diesem Dialog können Sie ein Zertifikat und die dazugehörige PIN
Persönliche Identifikationsnummer oder Geheimzahl für die digitale Signatur speichern.
Zertifikate werden verwendet, um PDF Portable Document Format
Ein plattformunabhängiges Dateiformat, das von Adobe Systems entwickelt wurde. Zum Lesen dieser Dokumente ist ein PDF-Reader (z.B. Adobe Reader) erforderlich.-Dokumente (derzeit ausschließlich Beurteilungen und Maßnahmeberichte im Rahmen der elektronischen Maßnahmeabwicklung der BA Bundesagentur für Arbeit) digital zu signieren. Dies stellt sicher, dass die Dokumente während der Übertragung auf elektronischem Wege nicht verändert werden.
In Qualli.life werden Zertifikate benutzerspezifisch gespeichert. Jeder Benutzer kann seinem Benutzerkonto genau ein Zertifikat hinterlegen.
Der hier beschriebene Ablauf gilt ähnlich für das Zertifikat, das Sie im Rahmen der LBR Leistungsklassifikation für die berufliche Rehabilitation
Dient der Abbildung von rehabilitandenbezogenen Leistungen im Rahmen der beruflichen Rehabilitation.-Datenübermittlung benötigen. Das Zertifikat erhalten Sie von der Deutschen Rentenversicherung. Die Ablage in Qualli.life erfolgt wie unten beschrieben.
Die Zertifikate für die Teilnahme am EMAW Elektronische Maßnahmeabwicklung
(Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt)
Aussprache: emaw-Verfahren werden durch das IT-Systemhaus der BA ausgestellt. Um ein Zertifikat zu beantragen, wenden Sie sich an den "User Help Desk (UHD User Help Desk der Bundesagentur für Arbeit:
Eine Dienstleistung im Auftrag der BA, bei der Hilfestellung zu BA-bezogenen Themen angefordert werden kann.)" der BA.
Den UHD erreichen Sie bei Bedarf bevorzugt über die E-Mail-Adresse
UHDBA.Anfragen@arbeitsagentur.de
oder ersatzweise über die Telefonnummer
0911 424221
Nennen Sie hier das Stichwort "Trägerzertifikat EMAW". Sie vermeiden damit langwierige Erklärungen.
Sie können pro Bildungsträger bzw. Standort maximal vier Zertifikate beantragen. Zertifikate sind immer personalisiert, d.h. sie werden auf den Namen eines Mitarbeiters ausgestellt. Dieser Mitarbeiter erhält dann eine E-Mail mit einer Datei "*.p12" und einen PIN-Brief per Post. Die Datei und die PIN werden zum Signieren von Dokumenten benötigt.
Teilen Sie bei Beantragung dem Sachbearbeiter mit, dass Sie Träger einer Maßnahme sind und ein Zertifikat für die Digitale Signatur im Rahmen der elektronischen Maßnahmeabwicklung (EMAW) benötigen. Geben Sie dabei Maßnahmenummer (MRF Maßnahme-Referenznummer) und Verfahrenszweig (VZ) an, sowie Ihre persönlichen Daten (Name, Firmen-/Anschrift und E-Mail-Adresse). Die Zertifikate sind nach Erstellung ein Jahr lang gültig und eine Beantragung für eine Verlängerung beim UHD wird nach Ablauf notwendig.
Legen Sie das Zertifikat und die PIN gut ab, da keines von beiden ersetzt werden kann. Im Falle eines Verlustes muss ein neues Zertifikat ausgestellt werden. Die Zertifikatsdatei muss auf dem PC gespeichert sein, von dem aus Sie mithilfe von Qualli.life Dokumente signieren möchten. Ersatzweise kann das Zertifikat auch im Qualli.life-Datenbestand hinterlegt werden, wie im folgenden beschrieben.
Allgemeine Informationen zu digitalen Signaturen finden Sie unter "Digitale Signatur"
Melden Sie sich in Qualli.life mit dem Benutzernamen an, zu dem Sie ein Zertifikat speichern möchten und öffnen Sie den o.g. Programmbereich, um ein Zertifikat zu hinterlegen:
Wenn noch kein Zertifikat gespeichert wurde, ist auf dieser Seite nur das Feld "Inhaber der Signatur" gefüllt. Hier erscheint automatisch der in der Benutzerverwaltung hinterlegte Name des angemeldeten Benutzers. Der Name des Benutzers in Qualli.life kann sich vom verwendeten Namen in der Signatur unterscheiden, da in der Signatur der Name erscheint, auf den das Zertifikat durch die BA ausgestellt wurde. Qualli.life prüft nicht, ob diese Namen übereinstimmen.
Um ein neues Zertifikat zu hinterlegen bzw. ein vorhandenes Zertifikat zu überschreiben, starten Sie die
Wenn Sie ein Zertifikat wechseln müssen, weil das alte abläuft, wechseln Sie es an dem Tag, an dem das neue Zertifikat gilt. Wenn Sie den Wechsel vorher durchführen, gilt das neue Zertifikat als ungültig und es kommt zu einer Fehlermeldung.
Es öffnet sich im Folgenden ein Datei-Öffnen-Dialog. Wählen Sie hier das Zertifikat aus, also die P12-Datei, die Sie als Anlage zur E-Mail vom IT-Systemhaus der BA erhalten haben. Klicken Sie anschließend auf "Öffnen".
Nun erscheint der PIN-Eingabe-Dialog:
Geben Sie hier die von der BA im PIN-Brief erhaltene PIN ein. Beachten Sie dabei unbedingt die Genauigkeit bei der Eingabe. Achten Sie auf Groß-und Kleinschreibung und geben Sie alle Zeichen, auch die Sonderzeichen, ein. Evtl. benötigen Sie mehrere Versuche, da der Ausdruck der BA nicht immer eindeutig erkennbar ist. Häufige Probleme sind die Verwechslung der Zeichen I und l (großes i und kleines L), die 1 und I oder l, 0 (Null) und O usw.
Die PIN erscheint in diesem Dialog im Klartext, d.h. sie kann durch einen Blick auf Ihren Monitor eingesehen werden. Dies erleichtert die korrekte Eingabe. Sorgen Sie dafür, dass während der PIN-Eingabe keine unbefugte Person Ihren Monitor einsehen kann.
Wenn die PIN nicht akzeptiert wird, erscheint folgende Meldung:
Klicken Sie hier auf "Wiederholen", um den Vorgang erneut zu starten. Sie müssen dann wieder die Zertifikatsdatei auswählen und die PIN eingeben. Dieser Vorgang kann beliebig oft durchgeführt werden.
Wenn die Kombination aus Zertifikatsdatei und PIN korrekt war, das Zertifikat jedoch nicht mehr gültig ist, wird folgender Dialog angezeigt:
Durch einen Klick auf die "Wiederholen"-Schaltfläche wird der Vorgang erneut gestartet.
Wenn die Kombination aus Zertifikatsdatei und PIN korrekt war und das Zertifikat gültig ist, wird folgender Dialog angezeigt:
Die Angaben in diesem Fenster werden aus der Zertifikatsdatei ausgelesen und wurden durch den Aussteller des Zertifikats, also i.d.R. die BA, festgelegt. Es ist keine Änderung möglich.
Bestätigen Sie mit JA, wenn dieses Zertifikat gespeichert werden soll.
Wenn Sie NEIN anklicken, startet der Vorgang erneut.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit den Vorgang des Speicherns Ihres Zertifikates abzubrechen, indem Sie eine der "Abbrechen"-Schaltfläche benutzen.
Der Speichern-Vorgang wird bestätigt:
Das Feld "Status" zeigt Ihnen den Zustand des Zertifikats an. Wenn das Zertifikat abgelaufen ist, ändern sich entsprechend der Text und die Farbe.
Erweiterte Einstellungen
Um zu verhindern, dass ein anderer Benutzer Ihr Zertifikat benutzt, kann dieses mit einem Passwort (Freigabekennwort) versehen werden. Dieses Kennwort kann sich von der PIN des Zertifikates unterscheiden. Wenn das Kontrollkästchen "Signaturverwendung kontrollieren" aktiviert ist und ein Freigabekennwort vergeben wurde, kann dieses Zertifikat nur nach korrekter Eingabe des Kennwortes verwendet werden. Dies bezieht sich auf die automatische und manuelle Signatur (siehe auch "Berichtssignatur").
Sinnvoll kann ein Freigabekennwort sein, wenn Sie einerseits die automatische Signatur für alle Benutzer aktivieren wollen, Sie aber andererseits verhindern möchten, dass weitere Benutzer, außer denen von Ihnen autorisierten, Dokumente signieren. Die Benutzer, die autorisiert sind, müssen das Freigabekennwort erhalten.
Das Kontrollkästchen "Meine Dokumente automatisch signieren" aktiviert die automatische Signatur nur für den unter "Inhaber der Signatur" eingetragenen Benutzer. Qualli.life signiert dann alle Dokumente automatisch, die Sie mit Qualli.life unter diesem Benutzernamen an die BA versenden. Dieser Umstand verhindert, dass in Qualli.life angemeldete Administratoren keine Dokumente signieren dürfen. Die Schaltfläche "Dokument signieren" im EMAW-Postfach ist bei angemeldeten Qualli.life-Administratoren ausgegraut Ein Begriff aus der Gestaltung grafischer Benutzeroberflächen. In der Softwareentwicklung ist das Ausgrauen eine weit verbreitete Technik, um Steuerelemente wie beispielsweise Schaltflächen oder Menüeinträge zu kennzeichnen, die im jeweiligen Zusammenhang ungültig und daher abgeschaltet (oder deaktiviert) sind, also nicht ausgewählt (beispielsweise angeklickt) werden können..
Administratoren müssen in Qualli.life als Benutzer angemeldet und hier als Inhaber der Signatur eingetragen sein, um Dokumente signieren zu können.
Dieses Kontrollkästchen überschreibt für diesen Benutzer die evtl. aktivierte datenbankweite, automatische Signatur. D.h. wenn durch den Administrator die automatische Signatur für alle Benutzer aktiviert und ein Zertifikat hierfür angegeben wurde, wird für diesen Benutzer nicht die datenbankweite Signatur verwendet, sondern die Signatur des Benutzers. Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, wird die datenbankweite Signatur verwendet.
Die angezeigte "Gültigkeit der Signatur" kann nicht geändert werden. Diese Angaben werden aus dem Zertifikat ermittelt. Wenn ein Zertifikat abgelaufen ist, kann es nicht mehr verwendet werden. Es ist in diesem Fall ein neues Zertifikat zu beantragen.
Qualli.life weist Sie 3 Monate vor Ablauf eines Zertifikates darauf hin. Normalerweise erhält jeder Besitzer eines Zertifikates automatisch kurz vor Ablauf ein neues von der BA. Die PIN bleibt dieselbe. Sollten Sie einmal kein neues Zertifikat erhalten haben, muss es beim UHD der BA neu angefordert werden.