Ab Qualli.life Version 16 existieren sog. fortschreibende Anwesenheitslisten. Dies ist ein offizielles Formular einer Behörde (z.B. BAMF Bundesamt für Migration und Flüchtlinge), in der sämtliche Anwesenheiten der Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme. in einem Dokument eingetragen werden müssen und fortwährend aktualisiert werden muss, d.h. demselben Dokument werden die Anwesenheiten aus Qualli.life regelmäßig (i.d.R. monatlich) eingetragen und die aktuelle Version der Behörde zugesandt.

Die fortschreibende Anwesenheitsliste gehört zu den vorkonfigurierten Formularen und muss durch eine Formularanfrage beim Support angefordert werden (siehe auch "Vorkonfigurierte Formulare" und "Formularanfrage").

Wie Sie eine solche fortschreibende Anwesenheitsliste erstellen, fortführen und versenden wird Ihnen nachfolgend erläutert.

Das Erstellen einer fortschreibenden Anwesenheitsliste wird anhand des Formulars "Anwesenheitsliste - Berufssprachkurse" erläutert. Sobald Sie diese fortschreibende Anwesenheitsliste vom Support erhalten haben, kann sie verwendet werden. Sie ist auftragsabhängig und muss dem Programmbereich

AUFTRAG→Anwesenheitsliste

heraus erstellt werden.

Es ist empfehlenswert die Ansicht so einzustellen, dass alle Tage und er 1. Kursmonat sichtbar sind. Starten Sie die

Aktion: Formular ausfüllen...

Wählen Sie das Formular "Anwesenheitsliste - Berufssprachkurse" und bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Je nachdem unter welchem Ordner Ihr Administrator das Formular eingeordnet hat, kann die oben gezeigte Darstellung abweichen.

Es erscheint ein weiteres Dialogfenster "Tabellenblatt auswählen", in dem Sie aufgefordert werden den auszufüllenden Kursmonat auszuwählen. Da die Anwesenheitsliste zum ersten mal befüllt werden muss, wählen Sie "1. Kursmonat" und bestätigen die Auswahl.

Nach Auswahl des auszufüllenden Kursmonats, erhalten Sie einen Bestätigungsdialog. Die Anwesenheitsliste ist ab sofort im Programmbereich

AUFTRAG→Formular

verfügbar.

Von hier aus wird die Anwesenheitsliste auch fortgeführt. Sobald das Formular also erstmalig erstellt wurde, muss Sie von hier fortan aktualisiert werden.

Die Fortführung der Anwesenheitsliste kann nur erfolgen, wenn Sie diese erstmalig erstellt wurde (siehe auch "Fortschreibende Anwesenheitsliste erstellen").

Das Fortführen der Anwesenheitsliste erfolgt i.d.R. nachdem die Anwesenheitsliste des Auftrags vollständig und korrekt ausgefüllt wurde.

AUFTRAG→Formular

Um die Anwesenheitsliste fortzuführen, doppelklicken Sie auf das gewünschte Formular.

Dies öffnet die Anwesenheitsliste im Arbeitsfenster; i.d.R. wird das zuletzt befüllte Tabellenblatt angezeigt.

Um den nächsten Kursmonat mit Anwesenheitsdaten zu füllen, wählen Sie das zu füllende Tabellenblatt aus (hier "2. Kursmonat") und klicken Sie im Menüband auf "Daten aktualisieren".

Daraufhin erscheint ein Dialogfenster, in der Sie gefragt werden, ob das derzeit geöffnete Tabellenblatt auch die korrekte ist. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Ja" oder brechen Sie ab mit "Nein".

Wenn Sie die Frage mit "Ja" bestätigt haben, erscheint ein weiteres Dialogfenster, worin Sie den Stichtag des zuvor ausgewählten Kursmonats angeben müssen.

I.d.R. ist der Stichtag der erste Tag des Kursmonats. Die Angabe des Stichtags ist wichtig, um die aktuellen Daten für den angegebenen Kursmonat einfügen zu können. Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.

Wenn Sie diese Auswahl schließlich bestätigen, werden die Daten nach einer kurzen Bearbeitungszeit in den ausgewählten Kursmonat eingetragen.

Beachten Sie beim Aktualisieren der Anwesenheitsliste auch die Ausfüllhinweise. Demnach müssen Nachzügler mit "(N)" und Abbrecher mit "(A)" im Namen gekennzeichnet werden.

Das Senden personenbezogener Daten in einer Excel-Datei z.B. als E-Mail-Anhang ist datenschutzrechtlich umstritten. Prüfen Sie, ob andere Übertragungswege möglich sind und ob die Übermittlung auf diesem Wege genutzt werden darf.

AUFTRAG→Formular

Öffnen Sie mit einem Doppelklick das zu versendende Formular.