Fortschreibende Anwesenheitsliste
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Ab Qualli.life Version 16 existieren sog. fortschreibende Anwesenheitslisten. Dies ist ein offizielles Formular einer Behörde (z.B. BAMF Bundesamt für Migration und Flüchtlinge), in der sämtliche Anwesenheiten der Tn
Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme. in einem Dokument eingetragen werden müssen und fortwährend aktualisiert werden muss, d.h. demselben Dokument werden die Anwesenheiten aus Qualli.life regelmäßig (i.d.R. monatlich) eingetragen und die aktuelle Version der Behörde zugesandt.
Die fortschreibende Anwesenheitsliste gehört zu den vorkonfigurierten Formularen und muss durch eine Formularanfrage beim Support angefordert werden (siehe auch "Vorkonfigurierte Formulare" und "Formularanfrage").
Wie Sie eine solche fortschreibende Anwesenheitsliste erstellen, fortführen und versenden wird Ihnen nachfolgend erläutert.
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Das Erstellen einer fortschreibenden Anwesenheitsliste wird anhand des Formulars "Anwesenheitsliste - Berufssprachkurse" erläutert. Sobald Sie diese fortschreibende Anwesenheitsliste vom Support erhalten haben, kann sie verwendet werden. Sie ist auftragsabhängig und muss dem Programmbereich
heraus erstellt werden.
Es ist empfehlenswert die Ansicht so einzustellen, dass alle Tage und er 1. Kursmonat sichtbar sind. Starten Sie die
Wählen Sie das Formular "Anwesenheitsliste - Berufssprachkurse" und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Je nachdem unter welchem Ordner Ihr Administrator das Formular eingeordnet hat, kann die oben gezeigte Darstellung abweichen.
Es erscheint ein weiteres Dialogfenster "Tabellenblatt auswählen", in dem Sie aufgefordert werden den auszufüllenden Kursmonat auszuwählen. Da die Anwesenheitsliste zum ersten mal befüllt werden muss, wählen Sie "1. Kursmonat" und bestätigen die Auswahl.
Nach Auswahl des auszufüllenden Kursmonats, erhalten Sie einen Bestätigungsdialog. Die Anwesenheitsliste ist ab sofort im Programmbereich
verfügbar.
Von hier aus wird die Anwesenheitsliste auch fortgeführt. Sobald das Formular also erstmalig erstellt wurde, muss Sie von hier fortan aktualisiert werden.
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Die Fortführung der Anwesenheitsliste kann nur erfolgen, wenn Sie diese erstmalig erstellt wurde (siehe auch "Fortschreibende Anwesenheitsliste erstellen").
Das Fortführen der Anwesenheitsliste erfolgt i.d.R. nachdem die Anwesenheitsliste des Auftrags vollständig und korrekt ausgefüllt wurde.
Um die Anwesenheitsliste fortzuführen, doppelklicken Sie auf das gewünschte Formular.
Dies öffnet die Anwesenheitsliste im Arbeitsfenster; i.d.R. wird das zuletzt befüllte Tabellenblatt angezeigt.
Um den nächsten Kursmonat mit Anwesenheitsdaten zu füllen, wählen Sie das zu füllende Tabellenblatt aus (hier "2. Kursmonat") und klicken Sie im Menüband auf "Daten aktualisieren".
Daraufhin erscheint ein Dialogfenster, in der Sie gefragt werden, ob das derzeit geöffnete Tabellenblatt auch die korrekte ist. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Ja" oder brechen Sie ab mit "Nein".
Wenn Sie die Frage mit "Ja" bestätigt haben, erscheint ein weiteres Dialogfenster, worin Sie den Stichtag des zuvor ausgewählten Kursmonats angeben müssen.
I.d.R. ist der Stichtag der erste Tag des Kursmonats. Die Angabe des Stichtags ist wichtig, um die aktuellen Daten für den angegebenen Kursmonat einfügen zu können. Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.
Wenn Sie diese Auswahl schließlich bestätigen, werden die Daten nach einer kurzen Bearbeitungszeit in den ausgewählten Kursmonat eingetragen.
Beachten Sie beim Aktualisieren der Anwesenheitsliste auch die Ausfüllhinweise. Demnach müssen Nachzügler mit "(N)" und Abbrecher mit "(A)" im Namen gekennzeichnet werden.
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Das Senden personenbezogener Daten in einer Excel-Datei z.B. als E-Mail-Anhang ist datenschutzrechtlich umstritten. Prüfen Sie, ob andere Übertragungswege möglich sind und ob die Übermittlung auf diesem Wege genutzt werden darf.
Öffnen Sie mit einem Doppelklick das zu versendende Formular.
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Wenn Sie die Anwesenheitsliste ausdrucken möchten, klicken Sie im Menüband auf "An Excel übergeben".
Diese wird daraufhin in Excel geöffnet, wo Sie die Druckfunktion nutzen können.
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Die hier erläuterte Methode kann als Anhang per E-Mail erfolgen. Damit sie jedoch ist, wird die Anwesenheitsliste mit einem obligatorischen Kennwortschutz belegt. Das Kennwort können Sie selbst bestimmen.
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche "Extern ablegen...".
Daraufhin erscheint ein Dialogfenster zum Vergeben eines Kennworts. Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.
- Verschlüsselungskennwort: Geben Sie hier das Kennwort ein.
Teilen Sie unbedingt dem Empfänger das Kennwort mit, damit dieser das Dokument öffnen kann. Dies sollte auf einem anderen Übertragungsweg übermittelt werden.
-
Verschlüsselungstyp: Der Verschlüsselungstyp ist abhängig von der Excel-Version, die der Empfänger verwendet. Excel 2007 verwendet die AES
Advanced Encryption Standard: erweiterte Standard-Verschlüsselung. Unter Verschlüsselung (Encryption) versteht man das Chiffrieren von klartextlichen Daten, sodass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Verwendet wird dafür üblicherweise ein geheimer Schlüssel. Hiermit werden festgelegte komplexe Berechnungen auf dem Datenbestand durchgeführt. Daher sind möglichst komplexe Schlüssel für eine sichere Verschlüsselung notwendig. Die Zahlen neben der Abkürzung AES stellt die Zeichenlänge dar (z.B. AES-128); je höher die Zeichenlänge, desto komplexer die Verschlüsselung. und SHA
Secure Hash Algorithm: sicherer Hash-Algorithmus (hash= "verstreuen", "zerhacken"). Eine Verschlüsselungsmethode mittels sog. Hash-Algorithmen zum Speichern von Passwörtern oder digitalen Signaturen. Derzeit existieren zwei Arten dieser Verschlüsselungsmethode: SHA-1 und SHA-2.-1, ab Version 2010 wird die komplexere AES-128-Verschlüsselung (=strenge Verschlüsselungsmethode) verwendet.
Stellen Sie vorher sicher, welche Excel-Version (2007 oder 2010) der Empfänger verwendet.
Wenn Sie die Kennworteingabe bestätigt haben, werden Sie aufgefordert einen Speicherort auszuwählen sowie einen Dateinamen einzugeben.
Merken Sie sich den Speicherort und Dateinamen.
Die Datei wird umgehend in den ausgewählten Speicherort abgelegt. Von hier aus können Sie die Datei als E-Mail-Anhang zum Empfänger versenden. Rechtsklicken Sie hierfür auf die zu versendende Datei, wählen Sie "Senden an" aus und klicken Sie auf die Auswahl "E-Mail-Empfänger".
Daraufhin wird ihr Standard-E-Mail-Programm geöffnet mit der zuvor ausgewählten Datei im Anhang.
Erwähnen Sie auf keinen Fall das zuvor erstellte Kennwort in dieser E-Mail. Verwenden Sie dafür einen anderen Übertragungsweg.