Die Liste arbeitet in zwei Formen: Anwesenheiten für Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme.-Gruppen:

DATEN UND LISTEN→Anwesenheit→Anwesenheitsliste

und Anwesenheiten für einzelnen Tn:

DATEN UND LISTEN→Anwesenheit→Anwesenheiten

Bei der Liste für Personengruppen richtet sich die Anwesenheitsliste nach den Einstellungen des Personenfilters, bei der für einzelne Personen werden die Anwesenheiten für die aktuell gewählten Person angezeigt. Die Bedienung ist bei beiden Listen gleich.

Im oberen Bereich der Liste finden Sie auf der linken Seite einen Zeitraumfilter. Hier können Sie Einstellen, von welchem Monat (bzw. Monaten bei einzelnen Tn) Sie die Anwesenheiten angezeigt bekommen möchten.

Von links nach rechts finden Sie folgende Elemente:

• Schaltfläche Zeitraummodus
  Standardmäßig werden nur Personen angezeigt, die nach dem Teilnahmezeitraum anwesend sein müssten. Sie können diese Einschränkung umgehen, in dem Sie diese Schaltfläche anklicken. Dann richtet sich die Liste ausschließlich nach den Einstellungen im Personenfilter. Wenn Sie die Schaltfläche nochmals anklicken, wird die Einstellung wieder zurückgesetzt.
• Monats- bzw. Zeitraumauswahl
  In diesem Feld wählen Sie den anzuzeigenden Zeitraum aus.
• Planungsmodus
  Versetzt die Liste in den Planungsmodus, d.h. Sie können die Anwesenheitsplanung durchführen.
• Planung einblenden
  Hinterlegt die Anwesenheiten mit der vorangegangen Planung.
• im Planungsmodus: Anwesenheitsmodus
  Versetzt die Liste zurück in den Anwesenheitsmodus, d.h. Sie können die tatsächlichen Anwesenheiten bearbeiten.

Die Anwesenheitsplanung muss gerade bei Maßnahmen, bei denen der Auftraggeber die BA Bundesagentur für Arbeit ist, oftmals zu Beginn der Maßnahme durchgeführt werden. Diese kann im Mitarbeitermodus aber auch z.B. zur Urlaubsplanung verwendet werden.

Um die Planung zu beginnen, öffnen Sie die Anwesenheitsliste und schalten Sie in den Planungsmodus:

Wählen Sie den korrekten Monat aus. Um einen Planungsschlüssel zu setzen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Tag mit der linken Maustaste:

Es erscheint ein Menü mit den vorhandenen Planungsschlüsseln. Der Umfang dieses Menüs ist abhängig vom Auftrags-/Maßnahmetyp bzw. den im Auftrag bzw. in der Maßnahme konfigurierten Anwesenheitsschlüsseln. Weitere Angaben zur Konfiguration eines Auftrags finden Sie unter "Anwesenheitsschlüssel"Normalerweise sollten hier nur planbare Ausprägungen zur Verfügung gestellt werden.

Klicken Sie auf einen der Planungsschlüssel, um diesen zu setzen:

Wenn Sie gleich mehrere Tage mit ein und denselben Planungsschlüssel belegen möchten, markieren Sie die Tage mit der linken Maustaste:

und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Markierung:

Wählen Sie dann den entsprechenden Schlüssel:

Sie können das ganze auch über mehrere Zeilen machen. Beachten Sie aber, dass dann nur Planungsschlüssel zur Verfügung stehen, die alle Teilnehmer aufgrund Ihrer Maßnahmezugehörigkeit gleich haben:

Um einen vorhandenen Schlüssel zu entfernen, klicken Sie den entsprechenden Tag an (oder markieren Sie die Tage) und wählen Sie im Menü den Eintrag "Planungsschlüssel entfernen".

Die Anwesenheiten werden genauso erfasst wie die Anwesenheitsplanung. Es stehen hier allerdings i.d.R. andere Ausprägungen zur Verfügung. Auch diese richten sich nach dem Maßnahmetyp bzw. der Maßnahme und können im Programmbereich "Aufträge" konfiguriert werden.

Zusätzlich zur bisher gesetzten primären Ausprägung gibt es auch die Möglichkeit eine sekundäre Ausprägung oder einen sekundären Anwesenheitsschlüssel zu setzen. Dies ist auch in der Planung möglich, wird hier jedoch selten eingesetzt.

Sekundäre Schlüssel können nach Bedarf eingesetzt werden. Entweder zeigen Sie zusätzliche Informationen zum primären Schlüssel (z.B. "A"nwesend / "L"ehrgang) oder sie zeigen vormittags und nachmittags an. Sie können das einsetzen, wie es zur Auftragsausführung geeignet ist.

Bei der Übermittlung von Anwesenheiten im Rahmen der elektronischen Maßnahmeabwicklung an die BA oder die gE gemeinsame Einrichtung Nach § 6d SGB II wird mit „Jobcenter“ der zugelassene kommunale Träger (Optionskommune) oder die gemeinsame Einrichtung nach § 44b SGB II der Bundesagentur für Arbeit und kommunalem Träger bezeichnet. Die Anbindung von AGH-Maßnahmen an eM@w richtet sich ausschließlich an die gemeinsamen Einrichtungen. werden ausschließlich die primären Ausprägungen berücksichtigt.

Um einen sekundären Schlüssel zu erfassen, klicken Sie mit der mittleren Maustaste auf den entsprechenden Tag. Sollten Sie keine solche Taste haben oder diese nicht verwenden wollen, können Sie auch mit der linken oder rechten Maustaste klicken:

Das Menü hat am oberen Rand 3 Einstellungen:

• Primär
  Schaltet zum Setzen des primären Anwesenheitsschlüssel um (linke Maustaste oder Klick auf den Link "Primär")
• Sekundär
  Schaltet zum Setzen des sekundären Anwesenheitsschlüssel um (mittlere Maustaste oder Klick auf den Link "Sekundär")
• Zusatz
  Schaltet zum Setzen von Zusatzinformationen um (rechte Maustaste oder Klick auf den Link "Zusatz")

Klicken Sie nach dem Umschalten auf "Sekundär" auf die entsprechende Ausprägung:

Der Tag wird grafisch mit eine diagonalen Linie geteilt. Links oben wird die primäre Ausprägung angezeigt, rechts unten die sekundäre.

Wenn beide Schlüssel gesetzt sind, kann das z.B. so aussehen:

Neben den Anwesenheitsschlüsseln können auch Anwesenheits- und Fehlzeiten erfasst und weitere Bemerkungen hinterlegt werden (dies ist auch in der Planung möglich).

Klicken Sie hierzu auf einen Tag oder eine Markierung mit der rechten Maustaste:

Das Menü schaltet automatisch in den Bereich "Zusatz".

Im Zusatz-Bereich sind einige Felder nicht zu sehen, wenn der primäre Anwesenheitsschlüssel noch nicht festgelegt wurde.

Hier können Sie die Anwesenheitszeiten (grünes Zeiten-Feld) und die Fehlzeiten (rotes Zeiten-Feld) eingeben.

Die Eingabe erfolgt i.d.R. im Stunden:Minuten (HH:MM)-Format. Dies kann in den Einstellungen auch auf das Dezimalformat umgestellt werden (siehe auch "Lokale Einstellungen").

Weiterhin können Sie im Menü der rechten Maustaste Bemerkungen und - im Fall einer unerlaubten Abwesenheit - den Sachverhalt eingeben:

Wenn Sie Zeiten eingegeben haben, erscheinen diese auch im Tag:

Auch hier werden Fehlzeiten in Rot und Anwesenheiten in Grün dargestellt.

Wenn in einem Tag eine Bemerkung hinterlegt wurde, ist dies an einem schwarzen Dreieck erkennbar:

Welcher Text sich dahinter verbirgt, sehen Sie im Tool Auch Dienstprogramm oder Hilfsprogramm. Als Tools werden Computerprogramme bezeichnet, die Betriebssysteme oder Anwendungssoftware mit zusätzlichen Funktionen unterstützen. Als Bestandteil eines Betriebssystems zählt es zur Systemsoftware. Dienstprogramme sind eine Kategorie bei der Einteilung von Computerprogrammen (Software) nach Arten, lassen sich ihrerseits jedoch ebenfalls in Unterkategorien einteilen. Bei den meisten modernen Betriebssystemen finden sich vorinstallierte Dienstprogramme, die mehr oder weniger in das Betriebssystem integriert sind und oft auch nur auf einer bestimmten Version eines Betriebssystems lauffähig sind. (Quelle: Wikipedia) Tipp Text unter "Bemerkungen":

Das Feld "Sachverhaltsaufklärung" betrifft ausschließlich unentschuldigte Fehlzeiten. Hier ist eine Sachverhaltsaufklärung nach § 20 SGB X durchzuführen und das Ergebnis kann in diesem Feld erfasst werden. Beachten Sie dabei jedoch die Regeln des Datenschutzes, da auf die Anwesenheitsliste i.d.R. ein größerer Personenkreis zugreifen kann.

Die Eingabe mit Hilfe der Tastatur dient insbesondere der schnellen Erfassung von Arbeitszeiten (z.B. bei AGH Arbeitsgelegenheiten (Verfahrenszweig 06)-Maßnahmen). Um diesen Modus zu aktivieren, markieren Sie den Bereich, in dem Sie Werte eingeben möchten und betätigen Sie mit der Enter-Taste (↩):

In dem erscheinenden Feld geben Sie Anwesenheitsschlüssel und/oder Zeiten bzw. Zeiträume ein. Hierbei erfasst das Eingabefeld "intelligent" Ihre Absicht.

Wenn Sie einen Buchstaben eingeben, wird dieser als Anwesenheitsschlüssel interpretiert. Sie können Schlüssel mit bis zu zwei Zeichen eingeben.

Geben Sie eine Zahl ein, wird diese zuerst als Stundenzahl interpretiert. Sie können auch erst ein Zeichen und anschließend eine Zahl eingeben.

Geben Sie mehrere Zahlen ein, wird die erste als Zehner-Stunde interpretiert, sofern die Zahl zwischen 0 und 2 liegt (ansonsten als Einer-Stunde), die zweite Zahl als Einer-Stunde. Die dritte und vierte Zahl sind die Minuten. Sollten Sie dann noch mehr Zahlen eingeben, werden alle eingegebenen Werte als Uhrzeiten von-bis interpretiert.

Beispiele:

Sie möchten angeben, dass der Tn an diesem Tag 7 Stunden und 15 Minuten anwesend war.
Geben Sie ein: a715<Enter>

Auf Groß- und Kleinschreibung brauchen Sie beim Schlüssel nicht zu achten.

Sie möchten angeben, dass der Tn an diesem Tag von 7 Uhr bis 16:30 Uhr anwesend war.
Geben Sie ein: 7001630<Enter>

Der Zeitraum wird in Stunden und Minuten umgerechnet.

Der Schlüssel braucht nur eingegeben werden, wenn er sich ändert. Wenn Sie also mehrere Male A für Anwesend eingeben möchten, genügt die Eingabe einmal am Anfang.

Sie möchten angeben, dass der Tn an diesem Tag 15 Minuten zu spät war.
Geben Sie ein: 0015<Minus>

Die Eingabe erfolgt über den Ziffernblock Ihrer Tastatur. Mit der MINUS-Taste schalten Sie in den Fehlzeiten-Modus, mit der PLUS-Taste in den Anwesenheitszeiten-Modus. Wenn Sie nach einer Eingabe die Enter-Taste (↩) drücken, wird der zuletzt verwendete Modus genutzt. Der Modus kann auch umgeschaltet werden, in dem Sie mit der Maus auf die grüne Aw- oder rote Fz-Schaltfläche klicken.

Um ein Kästchen weiter zu springen betätigen Sie ohne Eingabe einfach die Enter-Taste (↩). Um zurück zu springen, betätigen Sie die <Minus>-Taste.

Wenn Sie den Eingabemodus beenden möchten, drücke Sie die <ESC>-Taste oder klicken Sie mit der Maus irgendwo anders hin.

Es gibt Fälle, insbesondere betrifft dies die Anwesenheitsplanung, in denen Sie Anwesenheiten über einen längeren Zeitraum und regelmäßig festlegen möchten. Beispielsweise könnte dies die Berufsschule, die im ersten Lehrjahr z.B. immer montags und mittwochs stattfindet, betreffen.

Für solche Situationen gibt es die Funktion "Anwesenheiten im Block" oder auch "Blockfunktion". Sie ermöglicht das Festlegen von Anwesenheiten und Fehlzeiten in einem bestimmten Zeitraum nach einem bestimmten Serienmuster und mit bestimmten Bedingungen.

Um diese Funktion zu nutzen, aktivieren Sie in der Anwesenheitsliste die

Aktion: Anwesenheiten im Block eintragen

Wenn diese Funktion noch nicht für die aktuelle Liste ausgeführt wurde, erscheint direkt die Funktion "Neuer Block", anderen Falls erscheint ein Dialog, der vorhandene Blöcke anzeigt. Dieser wird weiter unten beschrieben.

Der Dialog "Neuer Block" sieht folgendermaßen aus:

Der Dialog ist in 3 Bereiche aufgeteilt:

• Blockeinstellungen
  Hier wird festgelegt, ab wann die Tage berücksichtigt werden, welche Schlüssel unter welchen Bedingungen gesetzt und welche sonstigen Daten zum Tag gespeichert werden soll..
• Serienmuster
  Hier wird eingestellt, welche Tage im Zeitraum zu berücksichtigen sind.
• Seriendauer
  Hier kann das Ende des Zeitraums eingestellt werden. Damit wird die Dauer festgelegt.

Blockeinstellungen

Im Feld "Startdatum" wird der Tag eingetragen, der zuerst berücksichtigt werden soll.

Im Feld "Eintragsart" geben Sie an, ob Sie die Ausprägungen in die Anwesenheitsplanung oder in die Anwesenheitsliste eintragen möchten. Je nach Auswahl ändern sich auch die zur Verfügung stehenden Schlüssel im nächsten Feld.

Unter "Neuer Schlüssel" wird der Anwesenheitsschlüssel eingestellt, der gesetzt werden soll.

Beachten Sie, dass nur die Schlüssel zur Auswahl stehen, die in den Maßnahmen aller aufgelisteten Tn verfügbar sind.

Das Kontrollkästchen "Arbeitszeiten ignorieren" bestimmt, dass etwaig hinterlegte Arbeitszeiten nicht beachtet werden, wenn es aktiviert ist. Wenn Sie möchten, dass die Arbeitszeiten beachtet werden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.

Das Feld "Feiertage berücksichtigen" bestimmt, dass die Blockfunktion auf Feiertage achtet. D.h. an Feiertagen werden keine Schlüssel gesetzt. Beachten Sie, dass die Feiertage hierfür eingepflegt sein müssen ().

Serienmuster

Das hier eingestellte Muster gibt an, welche Tage die Blockfunktion berücksichtigen soll. Es gibt 4 Grundeinstellungen:

• Täglich
  Es werden alle Tage berücksichtigt. Zusätzlich können Sie hier einstellen, ob Sie jeden Tag, jeden zweiten, jeden dritten usw. in der Woche meinen. Die Einstellung "Jeder Arbeitstag" meint die Tage Montag bis Freitag.
• Wöchentlich
  Es werden alle Wochen berücksichtigt. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit einzustellen, ob Sie jede Woche, jede zweite usw. im Jahr meinen und welche Wochentage berücksichtigt werden sollen.
• Monatlich
  Es werden alle Monate berücksichtigt. Zusätzlich ist einstellbar, welchen Tag in welchem Monat im Jahr Sie meinen.
• Jährlich
  Es werden Jahre berücksichtigt. Zusätzlich können Sie angeben, welchen Tag und Monat Sie meinen oder welchen Wochentag.

Seriendauer

Hier können Sie die Dauer der Serie festlegen:

• Enddatum des Teilnahmezeitraums
  Standardmäßig ist diese Seriendauer eingestellt.
• Endet nach
  Diese Einstellung richtet sich nach dem eingestellten Serienmuster. Der Eintrag endet dann nach den hier eingetragenen Ereignissen (z.B. nach 10 Tagen, Wochen, Monaten, Jahren)
• Endet am
  Hier können Sie ein festgelegtes Datum für das Ende der Einträge angeben.

Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie die Ausführung der Blockfunktion mit der grünen OK-Schaltfläche des Dialogs bestätigen.

Es erscheint ein Dialog, in dem Sie eine Schätzung der einzutragenden Schlüssel erhalten. Je höher diese Zahl, desto länger dauert die Ausführung der Aktion.

Bestätigen Sie den Dialog mit Ja und warten Sie bis zur Abschlussbestätigung:

Dem Abschlussdialog können Sie auch entnehmen, wie viele Anwesenheiten nicht gesetzt werden konnten.

Anwesenheiten können durch die Blockfunktion nicht gesetzt werden, wenn diese aus den verschiedensten Gründen nicht beschreibbar sind.

Wenn in den aufgelisteten Tn mindestens ein Eintrag aus einer angewandten Blockfunktion vorhanden ist und Sie die Blockfunktion erneut aufrufen, erscheint der folgende Dialog:

In der Tabelle sehen Sie Einträge, die durch die Blockfunktion entstanden sind. Sie können erkennen, welcher Schlüssel in welchem Zeitraum bei wie vielen Tn gesetzt wurde.

Der Dialog gibt Ihnen die Möglichkeiten die Blockfunktionen rückgängig zu machen oder dieser Wiederherzustellen.

Um die Ausführung einer Blockfunktion rückgängig zu machen, wählen Sie den entsprechenden Eintrag in der Tabelle aus und betätigen Sie die Schaltfläche "Block zurücksetzen" oberhalb der Tabelle. Es werden damit die Schlüssel, die die Blockfunktion gesetzt hat, gelöscht und die Schlüssel, die zuvor aktiv waren, wieder gesetzt. Damit wird der Zustand, der vor der Anwendung der Blockfunktion existierte, wiederhergestellt.

Die Schaltfläche "Blockeinträge wiederherstellen" dient der Neuerstellung der Blockeinträge für den Fall, dass diese unerwünscht verändert wurden.

Die Funktionen "Zurücksetzen" und "Wiederherstellen" sollten nicht leichtfertig genutzt werden.

Die Anwesenheitsliste enthält zusätzlich statistische Angaben. Scrollen Sie die Liste nach rechts und beachten Sie die Spalten nach dem letzten Tag des Monats:

Die Statistiksummen können auftragsabhängig konfiguriert werden (siehe auch "Auftrag konfigurieren").

Die ersten Spalten (im Bild mit den Überschriften A, E, F, K, U, P und Rest) enthalten die Monatssummen. In der Spalte A steht also, wie viele Tage des Monats der Tn anwesend war. Zudem finden Sie hier auch die Summe der Anwesenheits- bzw. Fehlzeiten, sofern diese eingetragen wurden.

Danach erscheinen die gleichen Spalten noch einmal, diesmal aber mit Prozentangaben. Hierbei handelt es sich um kumulierte Angaben, die sich über alle Anwesenheiten bis zum aktuell angezeigten Monat erstrecken. Die Prozentangaben besagen, wie viel Prozent eine Ausprägung relativ zu allen beim Tn eingegebenen Ausprägungen erscheint.

Das Konfigurieren von Feiertagen gilt stets nur für einen Mandanten Ein System auf einem Server, die Benutzer bedienen können, ohne dass sie gegenseitigen Einblick in Daten, Benutzerverwaltung o.Ä. haben. Der Mandant (engl. "tenant") ist die oberste Ordnungsinstanz in dem IT-System und stellt eine datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheit im System dar. Der Mandant strukturiert somit die Nutzung des Systems.. Wenn Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, müssen für jeden Mandanten die Feiertage konfiguriert werden.

Wenn Sie möchten, dass Feiertage in den Anwesenheitslisten berücksichtigt werden, können Sie dies mit der

Aktion: Feiertage konfigurieren

durchführen.

Sie können die deutschen Feiertage automatisch berechnen lassen für die nächsten zwei Jahre mit der

Aktion: Deutsche Feiertage berechnen

Bei Bedarf stehen Ihnen auch noch die Feiertage von Österreich oder der Schweiz zur Verfügung. Daraufhin öffnet sich Hinweis.

Wenn Sie mit "Ja" bestätigen erhalten Sie folgende Bestätigung:

Daraufhin wird der Arbeitsbereich mit den gesetzlichen Feiertagen befüllt.

Die Feiertage werden daraufhin in die Anwesenheitsliste übernommen und in Bemerkungen angegeben, um welchen Feiertag es sich handelt.

Es werden standardmäßig nur die bundeseinheitlichen Feiertage in der Anwesenheitsliste als Feiertag angezeigt.

Wenn Sie einen bestimmten Feiertag bearbeiten möchten, z.B. weil dieser in Ihrem Bundesland gilt, doppelklicken Sie auf den zu bearbeitenden Feiertag.

Es öffnet sich ein Dialogfenster zum Bearbeiten eines Feiertags. Aktivieren Sie unter "Automatik" das Häkchen und speichern Sie die Änderung mit der BESTÄTIGEN-Schaltfläche.

Falls ein Feiertag fehlen sollte, können Sie mit der

Aktion: Feiertag hinzufügen

Feiertage manuell hinzufügen.

Rot markierte Datenfelder mit Ausrufezeichen () sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein bzw. keinen Strich beinhalten (). Geben Sie unter Tag das Datum ein und in Bezeichnung den Namen des Feiertags. Sie können einen Haken bei Automatik setzen, wenn es ein bundeseinheitlicher Feiertag ist, ansonsten wählen aus der Liste der Bundesländer in Gültigkeit aus, wo dieser Feiertag gilt.

Wenn Sie Vorgaben von Auftraggebern bezüglich Anwesenheitslisten haben, können Sie diese Anwesenheitslisten mit dem "Vorlagenmanager" definieren, um Daten aus der Anwesenheitsliste in die Excel-Datei des Auftraggebers einzufügen.

Bevor Sie die Anwesenheitsliste mit der Excel-Vorlage öffnen, stellen Sie den Personenfilter so ein, dass die gewünschten Tn eingetragen werden sollen.

Mit der

Aktion: Mit Excel-Vorlage öffnen...

öffnet sich das Fenster "Vorlage auswählen".

Wählen Sie eine Vorlage mit der richtigen Tabelle aus (i.d.R. ist es "Tabelle 1" in Excel). Alle notwendigen Daten werden daraufhin in die Vorlage eingetragen.

Die gleiche Vorgehensweise funktioniert auch bei auftragsabhängigen Anwesenheitslisten (AUFTRAG→Anwesenheitsliste)

Mit der Druckfunktion können Sie die Anwesenhheitsliste (DATEN & LISTEN→Anwesenheitsliste oder AUFTRAG→Anwesenheitsliste) in andere Formate exportieren. Dabei erscheint die Druckeinstellung (ab Qualli.life-Version 15.0.13 oder höher) für weitere Einstellungen, insbesondere zum Ausdruck der sekundären Anwesenheitsschlüssel: