Beispielhafte Vorgehensweise von der Kursplanung bis zum Kursbeginn
Damit die Vorgehensweise der Verwaltung eines Integrationskurs mit Qualli.life deutlich wird, wird im Folgenden ein beispielhafter Ablauf dargestellt. In diesem Beispiel wird ein Integrationskurs mit der Kursart "Allgemeiner Integrationskurs" und dem Kursbeginnabschnitt "Basiskurs - Abschnitt 2" geplant. Kursträger, Kursort, Lehrkräfte und Beispielteilnehmer stammen aus vom BAMF
Bundesamt für Migration und Flüchtlinge zur Verfügung gestellten Testdaten und sind ausschließlich fiktiv. Sie müssen alle Angaben eigenen Testdaten, die Sie jederzeit vom BAMF anfordern können, entnehmen, wenn Sie dieses Beispiel ausprobieren möchten.
Beachten Sie, dass es immer mehrere Wege gibt, die zum Ziel führen. Ob die hier dargestellte Vorgehensweise die optimale für Ihre Situation ist, hängt von den Voraussetzungen ab. Konsultieren Sie ggfs. den Support, um den Prozessablauf auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen.
Schaffen der Grundlagen
Um grundsätzlich mit der Schnittstelle zum BAMF arbeiten zu können sind einige wenige Schritte Voraussetzung:
- Registrierung beim BAMF für die Nutzung dieser Webservice-Schnittstelle
- Anlage mindestens eines Benutzers in der Delegierten Benutzerverwaltung des BAMF und Eingabe der Zugangsdaten in der Benutzerverwaltung von Qualli.life
- Hinterlegen der Trägerkennung des Integrationskursträgers beim korrespondierenden Qualli.life - Mandanten
Die Vorgehensweise hierfür ist unter "Einstellungen für die Testumgebung prüfen" detailliert beschrieben.
Anlage des Integrationskurses
Jeder Integrationskurs muss in Qualli.life als Auftrag angelegt werden. Öffnen Sie hierfür den Programmbereich
und starten Sie hier die
Es startet sich der Assistent zum Anlegen eines Auftrags.
Wählen Sie hier den Pfad "Auftrag manuell anlegen".
Auf der Seite "Auftrags-/Maßnahmeart wählen" klicken Sie auf die Schaltfläche "Integrationskurs des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge".
Geben Sie hier zuerst den Kurszeitraum ein. Danach wählen Sie die Kursart und erst dann den Beginn-Kursabschnitt.
Die Auswahl an Kursarten und Beginn-Kursabschnitten ist abhängig vom Beginndatum des Kurses. Weiterhin ist die Auswahl der Kursabschnitte abhängig von der gewählten Kursart.
Das Kontrollkästchen "Fahrtkosten" bestimmt, ob der Träger bei diesem Kurs am Kooperationsmodell Fahrtkosten teilnimmt. Beachten Sie, dass dies nur noch bis zum 31.12.2017 zulässig ist.
Treffen Sie eine Auswahl an Zusatzangaben, sofern entsprechende Genehmigungen vorliegen.
Geben Sie die Referenznummern "BAMF-Ort-Nr." (Kursortkennung eines zugelassenen Kursorts) und ggfs. die "BAMF-Nr." des Trägers (Trägerkennung) ein.
Die Felder "Kurs-Nr." und "Kursplan-Nr." bleiben i.d.R. leer. Diese werden im Rahmen der Kursplanung und Kursbeginnmeldung automatisch eingetragen.
Wenn bei einem Integrationskurs bereits ein Kursplan erfasst wurde, z.B. mit einer anderen Softwarelösung, geben Sie die Kursplanungskennung bzw. die Kursnummer in diese Felder ein.
Klicken Sie anschließend auf "Weiter":
Auf dieser Seite können weitere Auftragsstammdaten erfasst werden.
Augenmerk sollte hier auf dem Feld "Anzeigename" liegen. Ändern Sie diese Bezeichnung so ab, dass Sie den Kurs identifizieren können. Wenn mehrere Kurse durchgeführt werden, sollten nicht alle bspw. "Allgemeiner Integrationskurs" heißen:
Klicken Sie anschließend auf "Weiter":
Zum Abschluss werden die "Stufen" konfiguriert. Hierbei handelt es sich im Rahmen von Integrationskursen um die geplanten Module.
Qualli.life trägt automatisch Module ein, es kann jedoch nicht alle Vorschriften und Situationen berücksichtigen. Daher müssen Sie im ersten Schritt alle geplanten, aufeinander folgenden Module einstellen.
Um ein Modul zu löschen, bewegen Sie die Maus über den entsprechenden Eintrag und klicken Sie auf die erscheinende MÜLLTONNE-Schaltfläche:
In diesem Beispiel muss der O-Kurs 45 gelöscht werden, da dieser hier nicht zulässig ist.
Bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit "Ja".
Wenn Sie einen Abschnitt hinzufügen möchten, bewegen Sie die Maus über einen Eintrag und betätigen Sie dann die grüne PLUS-Schaltfläche. Es wird unten eine neue Zeile angefügt. Wählen Sie den Kursabschnitt aus der Auswahlliste aus.
Wenn Sie die Module in der korrekten Reihenfolge eingegeben haben, geben Sie zu jedem Abschnitt den geplanten Durchführungszeitraum zusätzlich ein:
Wenn die Testumgebung aktiviert ist, finden Sie unten einen Link "Zeiträume vorschlagen". Ein Klick hierauf sorgt dafür, dass die Datumsfelder mit zulässigen Angaben automatisch gefüllt werden.
Die Modulplanung kann auch im Nachhinein in den Auftragsstammdaten geändert werden.
Klicken Sie nun auf "Weiter" und danach auf "Fertigstellen", um den Kurs anzulegen und den Assistenten abzuschließen. Anschließend öffnet sich automatisch der Programmbereich "Auftragsstammdaten":
Sie können jederzeit in diese Ansicht wechseln, indem Sie folgendermaßen navigieren :
oder, wenn der Kurs bereits als aktiver Auftrag ausgewählt ist zu:
Weiter unten in den Auftragsstammdaten finden Sie die Felder mit Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme.-Zahlen und Kursunterbrechungen:
Geben Sie hier die maximale Tn-Zahl für diesen Kurs ein.
Sollten bei diesem Kurs Unterbrechungen, wie z.B. Urlaub/Ferien, nicht gesetzliche Feiertage oder Brückentage, Erkrankung des Kursleiters oder andere Unterbrechungen geplant sein, erfassen Sie die Zeiträume über den Link "Neue Unterbrechung hinzufügen":
Geben Sie den Zeitraum ein. Bei einer Unterbrechung von einem Tag muss in beide Felder das gleiche Datum eingetragen werden.
Geben Sie dann den Grund für die Unterbrechung ein.
Seitens des BAMF sind folgende Gründe möglich: Ferien, nicht gesetzliche Feiertage / Brückentage, Erkrankung des Kursleiters und "Sonstige". Sie können in das Feld "Grund" jeden beliebigen Text eingeben. Qualli.life ordnet dem Inhalt automatisch einen der BAMF-Gründe zu. Wenn in Ihrem Text die Zeichenfolgen "ferien" oder "urlaub" vorkommen, wird der Grund "Ferien" zugeordnet. Bei "feiertag", "brückentag" wird automatisch "nicht gesetzliche Feiertage / Brückentage" angenommen. Wenn etwas mit "krank" in dem Text vorkommt, wird der Grund "Erkrankung Kursleiter" verwendet. Wenn alles nicht zutrifft oder der Grund leer ist, wird automatisch "Sonstige" an das BAMF übertragen.
Die gesetzlichen Feiertage müssen nicht als Unterbrechung eingetragen werden.
Wenn der Kurs in den gesetzlichen Schulferien unterbrochen wird, müssen Sie diese Zeiträume auch nicht eintragen, sondern nur das Kontrollkästchen "Weiter Unterbrechungen während der Schulferien" aktivieren.
Im nächsten Schritt der Kurskonfiguration müssen weitere Integrationskursdaten erfasst werden. Öffnen Sie dazu den Programmbereich:
Achten Sie darauf, dass der korrekte Kurs aktiv ist. Sie finden die Kursbezeichnung links neben dem Aktionsmenü.
Die "Angaben zum Kurs" sind bereits durch den Assistenten erfasst worden. Sie können hier diese Angaben bei Bedarf ändern, sollte dies erforderlich sein.
Bei nachträglicher Änderung der Kursart und/oder dem Beginn-Kursabschnitt, müssen auch die Kursmodule in den Auftragsstammdaten angepasst werden.
Geben Sie hier nun die Unterrichtszeiten ein. Wenn an einem Tag Unterricht stattfindet, sind Unterricht Beginn, Ende und Unterrichtsstunden Pflichtfelder. Wenn eine Pause stattfindet sind Beginn und Ende Pflichtfelder.
Sie können auch die eingesetzten Lehrmittel eintragen, sofern diese bereits feststehen. Sie finden alle zugelassenen Lehrmittel in den aufklappbaren Bereichen unterhalb der Unterrichte:
Aktivieren Sie einfach die entsprechenden Kontrollkästchen.
Einzeleinbuchung von Teilnehmern
Es gibt verschiedene Vorgehensweisen, um Tn in einen Kurs einzubuchen. Exemplarisch wird hier nur eine bestimmte Funktion verwendet.
Einbuchen eines Tn mit bestehender Zulassung
Um einen Tn einzubuchen, der vom BAMF gefördert wird, benötigen Sie dessen Aktenzeichen und Geburtsdatum. Wenn diese vorliegen, ist es optimal die Funktion "Teilnehmerauskunft" zu verwenden (siehe auch "Teilnehmerauskunft" auf Seite 1).
Öffnen Sie die Teilnehmerübersicht des betroffenen Kurses:
Aktivieren Sie über das Menü "Verfügbare Aktionen" die Funktion "Neue(n) Tn holen":
Es erscheint der Aus der Teilnehmerauskunft bekannte Assistent:
Geben Sie Aktenzeichen und Geburtsdatum ein und klicken Sie auf "Weiter".
Sie erhalten nun eine Übersicht über die Daten zum Tn. Prüfen Sie hier insbesondere die Zulassung unter "Teilnahmeberechtigung(en)" und "Teilnahme - Kontingentinfo". Möchten Sie diesen Tn nun einbuchen, klicken Sie auf "Weiter":
Wählen Sie dann den Schritt "Einen neuen Teilnehmer anlegen" aus. Anschließend klicken Sie auf "Fertigstellen". Nach einer kurzen Bearbeitungszeit öffnet sich der Maßnahmeassistent. Diese unterstützt Sie beim Einbuchen des neuen Tn in diesen Kurs:
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilnehmer in eine neue Maßnahme einbuchen":
Der Kurs wurde direkt als "Maßnahme" ausgewählt. Geben Sie zusätzlich an, mit welchem Kursabschnitt der Tn beginnt, den Förderzeitraum und den Teilnahmezeitraum. Diese Zeiträume entsprechen i.d.R. dem Durchführungszeitraum des Kurses.
Besonders wichtig ist die Auswahl des "Kostenträgers". Hier muss das BAMF hinterlegt sein, ansonsten wird der Tn nicht mit der Planung bzw. der Kursbeginnmeldung gemeldet, weil er dann als Selbstzahler gilt.
Wenn alle Daten ausgefüllt sind, klicken Sie auf "Tn direkt aktivieren" oder "Tn auf Warteliste setzen", je nachdem welchen Teilnahmestatus ("aktiv" oder "wartet") Sie wünschen. Geben Sie danach etwaige Zusatzdaten, wie z.B. den Tag es Einstiegs an und beenden Sie den Assistenten.
Einbuchen eines Tn ohne Teilnehmerauskunft
Wenn es sich bei dem Tn um einen Selbstzahler handelt oder Aktenzeichen/Geburtsdatum nicht vorliegen, muss dieser manuell angelegt werden. In der Teilnehmerübersicht starten Sie hierfür die Aktion "Neuer Teilnehmer":
Es startet der bekannte Dialog für die Neuanlage eines Tn. Beschrieben ist die Vorgehensweise unter "Teilnehmer manuell anlegen".
Nach Abschluss dieses Assistenten öffnet sich der zuvor beschriebene Maßnahmeassistent. Achten Sie hier auf das Feld "Kostenträger". Dieses sollte leer bleiben, es sei denn, das BAMF übernimmt die Kosten. Dann müssen Sie jedoch im späteren Verlauf unbedingt Geburtsdatum und ein gültiges Aktenzeichen des BAMF nachtragen.
Masseneinbuchung von Teilnehmern
Es kann u.U. vorkommen, dass Sie gleich mehrere Tn in einen Kurs einbuchen möchten. Diese Funktion ist insbesondere im Rahmen der Zertifizierungstests des BAMF sinnvoll, kann aber auch in der Produktivumgebung durchaus Einsatz finden.
Wenn die einzubuchenden Tn bereits in Qualli.life gespeichert sind, starten Sie in der Teilnehmerübersicht des Kurses die Aktion "Weitere Teilnehmer einbuchen":
Stellen Sie zuvor den Personenfilter so ein, dass in der Liste die einzubuchenden Tn vorhanden sind.
Wählen Sie in der sich öffnenden Teilnehmerliste alle einzubuchenden Tn aus (siehe auch "Tabellen verwenden und anpassen"). Bestätigen Sie anschließend den Dialog.
Es öffnet sich der Maßnahmeassistent. Alle Daten, die Sie hier nun eingeben werden auf alle Tn angewendet.
Sollten Sich die Tn in einzelnen Feldern wie z.B. dem Beginndatum unterscheiden, buchen Sie diese entweder einzeln ein oder korrigieren Sie nach Abschluss des Vorgangs die Maßnahmedaten der betroffenen Tn.
Führen Sie den Assistenten bis zum Ende aus. Danach sind alle gewählten Tn in die Maßnahme eingebucht.
Wenn die Teilnehmer noch nicht in Ihrem Datenbestand enthalten sind, können Sie die Daten über die Teilnehmerauskunft einholen. Sie gehen dabei wie gewohnt vor:
- in der Teilnehmerübersicht: Aktion "Neue(n) Tn holen"
- Aktenzeichen und Geburtsdatum des 1. Tn eingeben
- Weiter. Auskunft abwarten. Weiter.
- "Neuen Teilnehmer anlegen"
Nach dem letzten Schritt klicken Sie auf "Weitere Auskunft einholen". Der Assistent startet von neuem. So können Sie die Auskunft für den nächsten Tn einholen. Diesen Vorgang wiederholen Sie solange, bis Sie die Auskunft aller Tn eingeholt haben. Dann Klicken Sie nach dem Schritt 4 auf "Fertigstellen". Im folgenden startet wieder der Maßnahmeassistent, der alle geholten Tn in die Maßnahme einbucht.
Wenn Sie bereits Tn mit Hilfe der Schaltfläche "Neuen Teilnehmer anlegen" erstellt haben und den Assistenten abbrechen, werden die neu angelegten Tn nicht gelöscht. Sie bleiben dann als Tn Ihrem Datenbestand erhalten, werden aber nicht in den Kurs eingebucht. Ggfs. müssen Sie eine Löschung manuell vornehmen.
Durchführung der Kursplanung
Nachdem Sie den Kurs selbst angelegt und die bis jetzt hierfür angemeldeten Tn eingebucht haben, kann die Kursplanung an das BAMF übermittelt werden.
Die Kursplanung kann inkl. der gemeldeten Teilnehmer jederzeit geändert werden. Dies geht, sooft dies notwendig ist, bis eine Kursbeginnmeldung gesendet oder die Kursplanung storniert wurde.
Um die Kursplanung zu übermitteln, öffnen Sie den Programmbereich
Sie finden hier eine Übersicht über die derzeit eingebuchten Kursteilnehmer.
Beachten Sie in der Teilnehmerliste die Spalte "A" ("Anmelden"). Dieses Kontrollkästchen ist aktiv, wenn der Tn vom BAMF gefördert wird, d.h. es ist das BAMF als Kostenträger in den Maßnahmedaten hinterlegt. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiv (☑) ist, wird der Teilnehmer an das BAMF gemeldet. Anderenfalls wird er nur für die Berechnung der Gesamt-Tn-Zahl herangezogen.
Die Kursplanung kann auch ohne eingebuchte Tn begonnen werden. In diesem Fall ist die Liste einfach leer.
Zum Übermitteln der Kursplanung starten Sie die
Ob Qualli.life hier einen Kursplan anmeldet oder aktualisiert erkennt es daran, das (k)eine Kursplanungskennung in den Auftragsstammdaten hinterlegt ist. Findet es hier keine Kennung wird der Kursplan angemeldet, ist eine Kennung vorhanden, wird eine Aktualisierung durchgeführt.
Nach dem Start dieser Aktion und einer kurzen Wartezeit erhalten Sie im Erfolgsfall eine entsprechende Meldung:
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Die neue Kursplankennung wurde in den Auftragsstammdaten hinterlegt.
Sollte die Kursplanung fehlschlagen erhalten Sie entsprechende Hinweise. Es ist zwischen zwei Arten von Hinweisdialogen zu unterscheiden: Hinweise von Qualli.life selbst (z.B. bekannte Fehleingaben) und Hinweise vom BAMF selbst (z.B. Tn ohne Zulassung). Letztere erkennen Sie am BAMF-Logo oben links im Dialogfenster:
Bei solchen Meldungen wird der original vom BAMF erhaltene Fehlertext dargestellt. Qualli.life kann hierauf nicht reagieren. Sollten Sie die Lösung des Problems nicht allein auf der Grundlage des Textes erkennen, wenden Sie sich in die zuständige Regionalstelle des BAMF.
Meldungen, die die bekannten Qualli.life-Symbole, wie z.B. ein oranges Warndreieck haben, werden i.d.R. vor dem Senden der Meldung an das BAMF generiert. Wenn Sie in einem solchen Fall Hilfe benötigen, wenden Sie sich an den Qualli.life-Support und nicht an das BAMF. In solchen Fällen kann das BAMF i.d.R. nicht helfen.
Wenn sich nach einer erfolgreichen Kursplanmeldung Daten zu diesem Kurs ändern, wie z.B. Kursart, Kursabschnitte/-module, Teilnehmer, Tn-Zahl, Durchführungszeiträume, Unterrichtszeiten etc., ändern Sie die Daten in den entsprechenden Programmbereichen ab. Danach wiederholen Sie den Schritt "Kursplanung anmelden/aktualisieren" und Qualli.life übermittelt die Daten erneut an das BAMF.
Führen Sie vor dem Aktualisieren der Kursplanung alle Änderungen durch. Senden Sie nicht den Kursplan nach jedem einzelnen Änderungsschritt, sondern nur gesamt. Es wird empfohlen, sich auf maximal eine Änderungsmeldung pro Tag zu beschränken.
Sollten Sie einmal keine Kursplanung gesendet haben, bevor der Kurs begonnen hat (Durchführungszeitraum-Beginn des Kurses ist das Tagesdatum oder liegt in der Vergangenheit), erscheint beim Sendevorgang ein zusätzlicher Dialog:
Hier müssen Sie den Grund für die verspätete Meldung des Kursplans angeben. Die zur Verfügung stehenden Gründe sind vom BAMF vorgegeben und können nicht geändert werden. Wählen Sie den zutreffenden Grund und bestätigen Sie den Dialog, um den Sendevorgang zu starten.
Melden des Kursbeginns
Wenn der Kurs begonnen hat, frühestens am Tag des Kursbeginns, ist die Kursbeginnmeldung zu senden.
Ab Kursbeginn 01.02.2018 kann der Kursbeginn nur gemeldet werden, wenn zuvor ein Kursplan gemeldet wurde. Ggfs. muss auch nachträglich der Kursplan übermittelt werden.
Die Kursbeginnmeldung benötigt im Vergleich zur Kursplanung noch zusätzliche Angaben:
- Lehrkräfte (mit Zulassung)
- Lehrmittel (nur für die Kursart und zum Kurszeitpunkt zugelassene)
Diese müssen vor dem Senden der Kursbeginnmeldung erfasst werden.
Liegen alle Angaben vor, erfolgt die Kursbeginnmeldung wiederum im Programmbereich
über die
Warten Sie wiederum eine kurze Zeit. Im Erfolgsfall erhalten Sie eine entsprechende Meldung:
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Nach dem Übermitteln der Kursbeginnmeldung kann die Kursplanung nicht mehr aktualisiert oder storniert werden.
Damit ist der Prozessablauf von der Kursplanung bis zur Kursbeginnmeldung abgeschlossen.