Teilnahmeverlauf
Die Seite "Teilnahmeverlauf" enthält Angaben zum zeitlichen Verlauf der Teilnahmen an Maßnahmen, Kursen oder anderen Auftragsarten, die Zuständigkeiten, Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche des Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme..
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Die erste Seite "Teilnahmeverlauf" bietet eine Übersicht über alle Aufträge und die einzelnen Abschnitte, in denen der Tn eingebucht ist.
Ein Tn kann in mehreren Aufträgen eingebucht sein. Diese Teilnahmen können gleichzeitig (z.B. BerEb Berufseinstiegsbegleitung
nach § 421s SGB III
(Verfahrenszweig 03)-Bk und BvB
Berufsvorbereitende Bildungsmaßnahme
(Verfahrenszweig 00) in den Ausprägungen BvB [BvB 1], BvB-Reha (Vergabe) [BvB 2] und BvB-Reha (preisverhandelt) [BvB 3]) oder nacheinander (z.B. BvB mit anschließender abH
ausbildungsbegleitende Hilfen (Verfahrenszweig 01). Nicht zu verwechseln mit "ABH"="Ausländerbehörde") ablaufen.
Die Dokumentationseinträge werden teilnahmebezogen gespeichert. Jede Teilnahme enthält also eine getrennte Dokumentation, es sei denn, die Teilnahme wurde als Folgeauftrag deklariert. Welche Teilnahme gerade dokumentiert/bearbeitet wird, kann im Personeninfobereich (siehe auch "Teilnahmedaten (Auftragsabhängig)") eingestellt werden.
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Die aktuelle Teilnahme des Tn wird im Menüband in den Kategorien "TEILNEHMER" bzw. "QUALIFIZIERUNG" eingestellt (siehe auch "Teilnahmedaten (Auftragsabhängig)").
Im Bereich "Grunddaten zum Auftrag" sehen Sie, welche Teilnahme aktuell ausgewählt ist, ob der Tn über die Schnittstelle zur elektronischen Maßnahmeabwicklung der BA Bundesagentur für Arbeit angemeldet wurde und den Teilnahmestatus. Diese Angaben können nicht manuell geändert werden, erkennbar an der Schraffur.
Der Teilnahmestatus kann ausschließlich über den Teilnahmeassistenten gesteuert werden (siehe auch "Teilnahmeverlauf").
Weiterhin können Bemerkungen und der Förderzeitraum (Förderung durch den Kostenträger) erfasst werden. Die Angabe des Förderzeitraums wirkst sich grafisch auf die Anwesenheitsliste aus, indem der Zeitraum außerhalb des Förderzeitraums mit einer Schraffur markiert wird. Dies gilt auch für den Teilnahmezeitraum; allerdings werden, im Gegensatz zum Förderzeitraum, Zeiträume außerhalb des Teilnahmezeitraums mit einem Schreibschutz belegt.
Im Bereich "Abschnitte" werden die einzelnen Teilabschnitte des Auftrags dargestellt. Einige Einträge werden automatisch durch den Assistenten für Maßnahmeänderungen erfasst, andere müssen manuell eingegeben werden, wie z.B. bei Stufenwechseln in Maßnahmen, bei den zwingend Qualifizierungsstufen vorgeschrieben sind (z.B. BvB).
Wie genau sich die Maßnahmeabschnitte in Verbindung mit dem Assistenten für Maßnahmeänderungen verhalten und wie ein Stufenwechsel durchgeführt wird, ist unter "Teilnahmeverlauf" und "Teilnahmeverlauf" näher erläutert.
Unter den Abschnitten befinden sich auftragstyp-spezifische Daten. In der Regel werden diese Angaben bei der Verwendung der elektronischen Maßnahmeabwicklung benötigt und von der BA übermittelt.
Die nachfolgenden Zusatzangaben werden für den jeweiligen Auftragstyp automatisch angezeigt. Diese können bei Bedarf auch bei anderen Auftragstypen angezeigt und können unter AUFTRAG→Auftragsstammdaten→Konfiguration→EMAW Elektronische Maßnahmeabwicklung
(Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt)
Aussprache: emaw-Einstellungen→Anzeigen eingeblendet werden.
Zusätzlich Angaben für AGH
Diese Angaben werden von der BA im Rahmen der Maßnahmeanmeldung (nur EMAW) übermittelt. Sie werden beim Anlegen einer Arbeitsgelegenheit (siehe auch "Praktische Tätigkeiten") als Standardwerte verwendet und bei der AGH Arbeitsgelegenheiten
(Verfahrenszweig 06)-Monatsabrechnung berücksichtigt (siehe auch "Manuelle AGH-Abrechnung erstellen").
Zusätzliche Angaben für abH
Diese Angaben werden von der BA im Rahmen der Maßnahmeanmeldung (nur EMAW) übermittelt. Sie haben rein informativen Charakter.
Die Soll-Stunden werden in der Verlaufsbeobachtung (Spalte Soll) verwendet, sofern diese geführt werden muss.
Zusätzliche Angaben für BaE und AuW
Hier können Sie erfassen, ob der Tn vor dieser Maßnahme eine BvB-Maßnahme besucht hat und wie lange diese dauerte. Diese Angaben haben rein informativen Charakter.
Zusätzliche Angaben für Sprachtest-DTZ
Diese Angaben werden im Rahmen eines Deutschtest für Zuwanderer verwendet, um dem BAMF Bundesamt für Migration und Flüchtlinge den Sprachtest zu melden.
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Dieser Assistent stellt das zentrale Mittel zum ein-, aus- und umbuchen von Tn in die einzelnen Aufträge dar. Er wird grundsätzlich bei jedem Anlass verwendet, der in Verbindung mit einem Einstieg, Ausstieg, Einbuchen in weitere/neue Aufträge, einer Unterbrechung oder Abschnittswechsel zu tun hat.
Der Assistent passt sich automatisch der aktuellen Situation des Tn an und sieht dementsprechend immer anders aus bzw. stellt andere Funktionalitäten zur Verfügung, insbesondere bei der Verwendung von Schnittstellen (EMAW, InGe-Online Integrationsgeschäftsdatei-Online
(ein Verfahren zum Datenaustausch zwischen dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge und Trägern von Integrationskursen) etc.). Jede Funktion enthält Feldhinweise (
), die die einzelnen Funktionalitäten erläutern.
Die hier vorgestellten Situationen sind sehr allgemein gehalten. Der Assistent wird gestartet durch einen Klick auf das STERN-Symbol im Personeninfobereich.
Situation: Tn in keinem Auftrag eingebucht
Wenn ein Tn aktuell in keinem Auftrag eingebucht ist, stellt sich der Assistent folgendermaßen dar:
Sie haben in dieser Situation ausschließlich die Möglichkeit, den Tn in eine Maßnahme einzubuchen.
Bevor ein Tn in eine Maßnahme eingebucht werden kann, muss diese im Programmbereich "ORGANISATION→Aufträge" angelegt worden sein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilnehmer in eine neue Maßnahme einbuchen". Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.
Wählen Sie den Auftrag aus, in der der Tn eingebucht werden soll, indem Sie auf die LUPE-Schaltfläche im Feld "Auftrag" klicken. Sollte dieser Auftrag Qualifizierungsstufen verwenden, wählen Sie den gewünschten Beginn-Abschnitt im gleichnamigen Feld aus. Dieses Feld ist deaktiviert, wenn die Maßnahme keine Stufen unterstützt.
Falls der Beginn-Abschnitt noch in der Zukunft liegt, können Sie unter "Abschnittsname" diesen benennen; ansonsten wird standardmäßig "Teilnahme" eingetragen.
Bei Maßnahmen, die an mehreren Standorten durchgeführt werden, kann es sinnvoll sein, den Standort, an dem sich der Tn befindet, anzugeben. Auswählbar sind in diesem Feld alle angelegten Standorte des Mandanten.
Besonders wichtig für die Funktionalitäten von Qualli.life, auch in Verbindung mit Anwesenheiten und Auswertungen, sind die Datumsangaben Förderzeitraum und Geplanter Tn-Zeitraum. Insbesondere hat der geplante/tatsächliche Tn-Zeitraum Auswirkungen auf den Schreibschutz der Anwesenheitsliste.
Der Förderzeitraum gibt den Zeitraum an, in dem der Tn durch den Kostenträger gefördert wird. Bei Maßnahmen der BA, die die EMAW unterstützen, wird dieser Zeitraum normalerweise mit der Maßnahmeanmeldung übermittelt.
Der geplante Tn-Zeitraum, der oftmals dem Förderzeitraum entspricht, wird durch den eingegebenen Förderzeitraum übernommen. Falls die beiden Zeiträume unterschiedlich sein sollten, geben Sie hier einen anderen Zeitraum an.
Falls ein Kostenträger existiert, können Sie diesen hier angeben; ansonsten wird standardmäßig "Selbstzahler" eingetragen. Wenn Sie einen Kostenträger angeben, können Sie zusätzlich einen im Kostenträger hinterlegten Ansprechpartner angeben.
Wenn Die Maßnahmebetreuung von einer anderen Einrichtung erfolgt, können Sie diese hier aus dem Adressbuch auswählen. Auch hier können Sie bei Bedarf einen hinterlegten Ansprechpartner auswählen.
Als primärer Betreuer wird automatisch der angemeldete Benutzer eingetragen. Diesen können ändern, wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen haben. Dieses Feld darf nicht leer sein.
Wenn Sie in Qualli.life Merkmale für weitere Daten verwenden, werden diese ebenfalls in diesem Teil des Assistenten angezeigt.
Zuletzt müssen Sie noch entscheiden, ob der Tn aktiviert oder auf die Warteliste gesetzt werden soll. Aktiviert wird ein Tn, wenn er tatsächlich in die Maßnahme eingestiegen ist. In Fällen, in denen der Tn vorab in die Maßnahme eingebucht wurde, sollte er auf die Warteliste gesetzt werden.
Tn, die nicht den Status "Aktiv" haben, können in Qualli.life nur begrenzt dokumentiert werden.
Im nachfolgenden Fenster können Sie den Eintritt in die Maßnahme angeben. Dieser kann ein aktueller, zukünftiger oder auch vergangener (im Falle rückwirkender Einbuchung) Zeitpunkt sein. Auf der letzten Assistentenseite klicken Sie einfach auf "Fertigstellen", um den Tn in die Maßnahme einzubuchen. Es erscheint eine Erfolgsmeldung:
Diese Meldung weist darauf hin, dass die Maßnahme, in die der Tn eingebucht wurde, auch gleich aktiviert wird. D.h. die neue Maßnahme ist zum Tn geladen. Alle Einträge, die jetzt durchgeführt werden, werden zu dieser Maßnahme gespeichert. Beachten Sie dies insbesondere in den Fällen, in denen ein Tn in mehr als einer Maßnahme eingebucht wurde.
Die Abschnitt im Bereich TEILNEHMER→Teilnahme→ Teilnahme (Untermenü) können folgendermaßen aussehen:
Der Abschnitt mit grünem KREIS-Symbol zeigt die geplante Teilnahme an. Wenn Sie den Tn vorher auf die Warteliste gesetzt haben, wird zusätzlich ein Abschnitt "Warteliste" dokumentiert ab dem Zeitpunkt, den Sie im Assistenten angegeben haben. Der Abschnitt mit dem Status "Aktiv" ist der geplante Zeitraum. Wenn Sie den Tn in die Teilnahme schließlich eintreten lassen, wird dies mit einem Abschnitt repräsentiert, der den tatsächlichen Zeitraum dokumentiert.
Situation: Tn ist in der aktuellen Teilnahme "Wartet"
Starten Sie den Assistenten (siehe Personeninfo):
Folgende Möglichkeiten stellt der Assistent zur Verfügung:
- Tn tritt ein: Wählen Sie diese Option aus, wenn der Tn tatsächlich die Teilnahme antritt; i.d.R. am heutigen Tag. Wenn Sie den Assistenten fortsetzen, können Sie die Zeiträume bei Bedarf nochmal anpassen.
Bei Tn, die über die EMAW abgewickelt werden, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit eine Eintrittsmeldung zu versenden. Wenn Sie den Assistenten Fertigstellen, wird der Abschnitt mit der tatsächlichen Teilnahme dem Verlauf hinzugefügt.
- Tn beendet die aktuelle Teilnahme oder setzt diese aus: Wenn sie diese Option auswählen, erhalten Sie weitere Auswahlmöglichkeiten. Diese unterscheiden sich hinsichtlich des Status:
- Nimmt nicht an der Maßnahme teil: Setzt den Tn-Status auf "Abgebrochen".
- Aussetzen der Teilnahme: Setzt den Tn-Status auf "Inaktiv".
- Teilnahme aus dem Auftrag entfernen: Tn wird aus dem Auftrag entfernt. Dabei werden auch die Dokumentationsdaten dieser Teilnahme gelöscht.
- Tn in einen neuen Auftrag einbuchen: Diese Option führt zur gleichen Situation wie in "Tn in keinem Auftrag eingebucht". Der Status der aktuellen Teilnahme bleibt jedoch unberührt.
- Aktuelle Teilnahme korrigieren: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie versehentlich den Tn in die falsche Teilnahme eingebucht haben. Auf der nächsten Seite können Sie die Teilnahme auswählen. Eventuelle Dokumentationsdaten der falschen Teilnahme werden einfach in die korrekte Teilnahme übertragen.
Der manuelle Eingriff in die Teilnahmedaten kann unabsehbare Folgen haben und sollte deshalb nur durch versiertes Personal oder mithilfe des Supports erfolgen.
Situation: Tn ist in der aktuellen Teilnahme "Aktiv"
Starten Sie den Assistenten (siehe Personeninfo):
Folgende Möglichkeiten stellt der Assistent zur Verfügung:
- Abschnittswechseln durchführen: Diese Option ist nur verfügbar, wenn dem Auftrag Abschnitte konfiguriert wurden. Damit haben Sie die Möglichkeit den Tn in einen anderen Abschnitt wechseln zu lassen. Im nächsten Fenster können Sie die Daten des nächsten Abschnitts eintragen.
- Teilnehmer beendet die aktuelle Teilnahme oder setzt diese aus: Verwenden Sie diese Option, wenn der Tn dauerhaft oder temporär die Maßnahme verlässt. Dabei stehen Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, die den Status des Tn ändern (siehe auch Personeninfo):
- Beendigung der Teilnahme: Setzt den Status auf "Beendet" und kennzeichnet eine reguläre Beendigung der Teilnahme.
- Abbruch der Teilnahme: Setzt den Status auf "Abgebrochen" und kennzeichnet eine nicht reguläre Beendigung der Teilnahme (z.B. vorzeitig beendet).
- Aussetzen der Teilnahme: Setzt den Status auf "Inaktiv" und kennzeichnet eine Unterbrechung der Teilnahme. Im Teilnahmeverlauf wird ein zusätzlicher Unterbrechungsabschnitt dokumentiert. Nach Ablauf der Unterbrechung kann der Tn wieder "reaktiviert" werden. Sie können beim Fortsetzen des Assistenten ebenfalls entscheiden, ob Sie die Unterbrechung dokumentieren möchten oder nicht.
EMAW: Bei den o.g. Optionen sind die Ergebnisse zu dokumentieren bzw. ist die Unterbrechung zu begründen. Diese sind feste Auswahlen.
- Teilnahme aus dem Auftrag entfernen: Tn wird aus dem Auftrag entfernt. Dabei werden auch die Dokumentationsdaten dieser Teilnahme gelöscht.
- Teilnehmer in einen neuen Auftrag einbuchen: Diese Option führt zur gleichen Situation wie in "Tn in keinem Auftrag eingebucht". Der Status der aktuellen Teilnahme bleibt jedoch unberührt.
- Teilnehmer in eine anderen Auftrag umbuchen: Diese Option führt zur ähnlichen Situation wie in "Tn in keinem Auftrag eingebucht". Dieser Punkt ist zu verwenden, wenn der Tn in die neue Maßnahme umgebucht, die Dokumentation aber weiter beibehalten werden soll. Die neue Maßnahme wird als "Folgemaßnahme" bzw. die aktuelle Maßnahme als "Vorgängermaßnahme" deklariert (siehe auch "Teilnahmedaten (Auftragsabhängig)"). Beim Umbuchen haben Sie jedoch zwei wesentliche Unterschiede:
- Teilnehmer jetzt umbuchen (Standard): Erfasst das Maßnahmeergebnis der Vorgängermaßnahme und bucht den Tn danach um. Dies ist insbesondere erforderlich, wenn im Rahmen der EMAW der BA eine Austrittsmeldung versandt werden muss.
- Teilnehmer schnell umbuchen: Bucht den Tn um, ohne die Erfassung des Maßnahmeergebnisses. Das Maßnahmeergebnis kann jedoch jederzeit im Programmbereich QUALIFIZIERUNG→Ergebnisse nachträglich erfasst werden (siehe auch "Ergebnisse").
- Aktuelle Maßnahme korrigieren: Dieser Punkt dient der Fehlerkorrektur. Wenn beispielsweise ein Tn in den falschen Auftrag eingebucht wurde, kann er hier korrigiert werden.
Der manuelle Eingriff in die Teilnahmedaten kann unabsehbare Folgen haben und sollte deshalb nur durch versiertes Personal oder mithilfe des Supports erfolgen.
- Eintritt korrigieren: Dieser Punkt dient ebenfalls der Fehlerkorrektur. Wenn beispielsweise das tatsächliche Eintrittsdatum des Tn in die Maßnahme falsch eingegeben wurde, kann es hierdurch korrigiert werden.
Situation: Tn ist im Status "Inaktiv"
Starten Sie den Assistenten (siehe Personeninfo):
- Teilnehmer setzt die aktuelle Maßnahme fort: Dieser Punkt wird am Ende der Unterbrechung verwendet, um den Tn wieder in den Status "Aktiv" zu versetzen. Wenn Sie das erste Inaktivsetzen nicht dokumentiert haben, können Sie dies zum jetzigen Zeitpunkt nachholen:
- Teilnehmer verlässt die aktuelle Maßnahme oder setzt diese aus: Wie oben beschrieben - der Status des Tn kann in "Beendet" oder "Abgebrochen" geändert werden.
- Teilnehmer in einen neuen Auftrag einbuchen: Diese Option führt zur gleichen Situation wie in "Tn in keinem Auftrag eingebucht". Der Status der aktuellen Teilnahme bleibt jedoch unberührt.
- Aktuelle Teilnahme korrigieren/Eintritt korrigieren: Auch hier haben Sie bei Bedarf die Möglichkeiten der Korrektur.
Das gleiche Prinzip funktioniert auch, wenn der vorher Tn den Status "Abgebrochen" oder "Beendet" hatte. Der Assistent schlägt jedoch hierbei automatisch vor, einen Unterbrechungsabschnitt mit dem Grund hinzuzufügen.
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Bei Maßnahmen, die in Qualifizierungsstufen- bzw. Fördersequenzen unterteilt sind, müssen zeitweise Wechsel der Qualifizierungsstufen durchgeführt werden. BvB-Maßnahmen beispielsweise sind gegliedert in Eignungsanalyse, Grundstufe, Förderstufe, Übergangsqualifizierung und ggfs. Stabilisierungsstufe.
Die Qualifizierungsstufe, mit der der Tn die Maßnahme beginnt, stellen Sie im Assistenten für Maßnahmeänderungen direkt beim Einbuchen des Tn in die Maßnahme ein. Bei BvB ist das i.d.R. die Eignungsanalyse.
Die Stufe wird hier mit ihrem Kürzel angezeigt. "Teilnahmezeitraum EA" - EA steht hier für "Eignungsanalyse". Um einen Stufenwechsel, beispielsweise in die Grundstufe, durchzuführen, bewegen Sie die Maus über den Abschnitt, klicken Sie auf die Schaltfläche "Verfügbare Aktionen" und wählen Sie "Abschnittswechsel durchführen..." aus:
Dies öffnet den Teilnahme-Assistenten für Abschnittswechsel:
Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.
- Neuer Abschnitt: Wählen Sie hier den Abschnitt aus, zu dem der Tn wechselt.
- Standort: Bei Bedarf können Sie einen anderen Standort auswählen. Ansonsten wird der hinterlegte DFS des Auftrags herangezogen.
- Ende des bisherigen Abschnitts: Geben Sie hier bei Bedarf das Ende des bisherigen Abschnitts an. I.d.R. wird das gestrige Datum automatisch eingetragen, wenn Sie den Abschnittswechsel am heutigen Tag durchführen.
- Beginn des neuen Abschnitts: Geben Sie hier bei Bedarf den Beginn des neuen Abschnitts an. I.d.R. wird das heutige Datum automatisch eingetragen, wenn Sie den Abschnittswechsel am heutigen Tag durchführen.
- Planmäßiges Ende des neuen Abschnitts: Sie können hier bei Bedarf das planmäßige Ende des neuen Abschnitts eintragen, ansonsten können Sie dieses Datumsfeld frei lassen.
Klicken Sie auf "Weiter" und bestätigen Sie anschließend den Wechsel mit "Fertigstellen".
Der vorherige Abschnitt wird mit dem angegebenen Ausstiegsdatum belegt und der neue Abschnitt wird zum aktuellen.
Das Eintragen aller geplanten Stufen im Vorwege durch dieses Verfahren wird nicht empfohlen. Qualli.life ist darauf ausgelegt, dass Stufenwechsel nur durchgeführt werden, wenn es tatsächlich so weit ist. Alternativ können die geplanten Stufen in Form einer Notiz in das Datenfeld "Bemerkungen" der aktuellen Maßnahme eintragen werden.
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Das manuelle Bearbeiten der durch den Assistenten für Maßnahmeänderungen angelegten Abschnitt des Auftrags wird nicht empfohlen. Dies sollte ausschließlich von versierten Benutzern und ausschließlich zur Korrektur von fehlerhaften Datumsangaben durchgeführt werden.
Um einen Abschnitt manuell zu bearbeiten, bewegen Sie die Maus über den zu bearbeitenden Abschnitt, klicken Sie auf das MENÜ-Symbol und wählen "Abschnitt korrigieren" aus:
Dies öffnet ein Dialogfenster zum Bearbeiten des Abschnitts.
- Abschnitt: Wählen Sie hier bei Bedarf den korrekten Abschnitt aus.
- Standort: Der Standort wird i.d.R. vom hinterlegten DFS des Auftrags entnommen. Sie können jedoch bei Bedarf einen (externen) Standort auswählen.
- Geplanter/Tatsächlicher Zeitraum: Wählen Sie hier den geplanten/tatsächlichen Zeitraum aus. Diese wirken sich nämlich grafisch auf die Anwesenheitsliste aus.
- Interne Notizen: Relevante Notizen, z.B. für andere Benutzer, bezüglich des Abschnitts können in diesem Textfeld eingetragen werden.
Eine Bearbeitung des Status ist nicht möglich. Wenn ein Abschnitt mit dem falschen Status angelegt wurde, muss dieser gelöscht und durch den Assistenten geändert werden (z.B. (Wieder-)Eintritt, Beendigung, Abbruch, Unterbrechung).
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Wenn Sie Teilnahme-Merkmale angelegt haben, werden sie in diesem Untermenü aufgelistet
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Die Zuständigkeiten sind ein Mittel zur Organisation der Tn und semi-automatischen Vergabe von Berechtigungen aufgrund einer Zuständigkeit. Eine Zuständigkeit beschreibt i.d.R. die Aufgabe eines Mitarbeiters in Bezug auf diesen Tn.
Die Zuständigkeitsarten sind fest definiert. Folgende Zuständigkeiten werden unterstützt:
- Primärer Betreuer: Der Mitarbeiter, der den Tn direkt betreut und i.d.R. auch dokumentiert. Normalerweise hat diese Person Zugriff auf alle Daten des Tn. Bei bestimmten Maßnahmen kann der Betreuer eine auch eine andere Bezeichnung haben wie z.B. "Bildungsbegleiter" (BvB) oder "Berufseinstiegsbegleiter" (BerEb).
Je Tn kann es nur einen primären Betreuer geben. Diese Person wird z.B. in Ausdrucken als Betreuer oder Ansprechpartner etc. geführt.Für jeden Tn muss zwingend mindestens ein "Primärer Betreuer" als Zuständigkeit vorhanden sein.
- Betreuer: Hat die gleiche Funktion wie der primäre Betreuer, jedoch kann es mehrere geben. Dies können z.B. Stellvertreter oder andere Beteiligte sein.
- Sozialpädagoge: Je nach Maßnahmetyp hat dieser Zugriff auf alle Daten (z.B.: bei BaE
Berufsausbildung in außerbetrieblichen Einrichtungen (Verfahrenszweig 01) in den Ausprägungen BaE integrativ [BaE 1], Bae kooperativ [BaE 2] und BaE kombiniert [BaE 3]) oder eingeschränkten Zugriff, um ausschließlich die sozialpädagogische Betreuung zu dokumentieren (z.B. bei BvB).
- Lehrkraft: Lehrkräfte haben i.d.R. eingeschränkten Zugriff, um die Teilnahme an Unterrichten zu dokumentieren bzw. Klassenbücher zu führen oder Unterrichte zu planen.
- Ausbilder: Auch hier ist der Zugriff normalerweise beschränkt auf die Dokumentation der Ausbildung und Erfassung von Anwesenheiten.
- Psychologe, Therapeut: Je nach Maßnahmetyp dokumentieren diese Zuständigkeiten die psychologische bzw. therapeutische Betreuung und haben evtl. beschränkten Zugriff auf medizinische Daten.
- Sonstiger Benutzer: Diese Zuständigkeit gibt Ihnen die Möglichkeit, weitere Benutzer, die nicht in die o.a. Kategorien passen oder spezielle Berechtigungen benötigen, zu erfassen und dem Tn zuzuordnen.
Beachten Sie, dass die genannten Zugriffsbeschränkungen nicht standardmäßig konfiguriert sind. Für jede Zuständigkeitsart sollten die Beschränkungen festgelegt und vom Administrator konfiguriert werden. Ohne diesen Vorgang haben alle Zuständigkeiten Zugriff auf alle Programmbereiche (siehe auch "Berechtigungen").
Es können in Qualli.life beliebig viele Zuständigkeiten einem Tn hinzugefügt werden. Sinnvoll ist es jedoch normalerweise nur bei Zuständigkeiten, die auch mit Qualli.life arbeiten. Die Zuständigkeit Primärer Betreuer ist bereits vorhanden, weil dies ein Pflichteingabe während des Einbuchvorgangs ist. I.d.R. wurde auch der Kosten-/Bedarfsträger dabei hinzugefügt, der der Debitor des Auftrags ist. Sollte dem Tn kein Kosten-/Bedarfsträger hinterlegt worden sein, gilt der Tn als Selbstzahler. Wenn für den Tn eine Maßnahmebetreuung vorgesehen ist, kann dieser über den vorhandenen Kostenträger mit dem orangenen PLUS-Symbol hinzugefügt werden.
Dies öffnet ein Dialogfenster zum Hinzufügen einer Maßnahmebetreuung.
Mit dem LUPE-Symbol können Sie einen Kontakt aus dem Adressbuch auswählen. Wurde diesem Kontakt zusätzlich ein Ansprechpartner hinterlegt, können Sie diesen im gleichnamigen Datenfeld durch das LUPE-Symbol auswählen. Speichern Sie das Hinzufügen der Maßnahmebetreuung mit der BESTÄTIGEN-Schaltfläche.
Wurde ein Kosten-/Bedarfsträger und eine Maßnahmebetreuung angegeben, können keine weiteren hinzugefügt werden. Diese Zuständigkeiten können nur noch bearbeitet oder gelöscht werden.
Wenn Sie eine Zuständigkeit eines Benutzers hinzufügen möchten, klicken Sie auf das grüne PLUS-Symbol im primären Betreuer (oder einer anderen Zuständigkeit).
Dies öffnet ein Dialogfenster zum Hinzufügen einer neuen Zuständigkeit.
Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.
- Art der Zuständigkeit: Wählen Sie hier die Art der Zuständigkeit aus. Diese ist eine feste Auswahl aufgrund des Berechtigungskonzepts in Qualli.life.
- Bezeichnung: Der zuvor ausgewählten Zuständigkeitsart können Sie bei Bedarf eine eigene Bezeichnung geben.
- Verknüpfter Mitarbeiter: Wählen Sie hier den Benutzer aus, der die ausgewählte Zuständigkeitart inne hat.
- Zeitraum: Bei Bedarf können Sie die Zuständigkeit des Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum begrenzen. Das "Von"-Datum wird automatisch mit dem heutigen Datum befüllt; wird ein "Bis"-Datum angegeben erlischt die Zuständigkeitsart des Mitarbeiters für diesen Tn nach diesem Datum.
Der Haken im Kontrollkästchen "Diese Zuständigkeit aktiviert" zeigt an, dass der Mitarbeiter die Zuständigkeitsart inne hat. Wenn Sie einen begrenzten Zeitraum für die Zuständigkeit angegeben haben, ändert sich diese Angabe automatisch zu "Diese Zuständigkeit deaktiviert". Dies können Sie bei Bedarf auch manuell deaktivieren/aktivieren.
Speichern Sie die Zuständigkeit mit der BESTÄTIGEN-Schaltfläche. Verfahren Sie so auch mit weiteren Mitarbeiter-Zuständigkeiten. Jede Zuständigkeit kann bei Bedarf bearbeitet, auf andere Tn kopiert oder gelöscht (Ausnahme: Primärer Betreuer) werden.
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Die Arbeitszeit wird i.d.R. in Zusammenhang mit AGH-Maßnahmen oder der Zeiterfassung (z.B. bei Mitarbeitern) verwendet.
Arbeitszeitregelungen können auf drei Ebenen erfasst werden:
- auf Mandantenebene
Die hier erfassten Arbeitszeiten gelten für alle Maßnahmen und die darin eingebuchten Tn, für die keine andere Regelung gilt.
ORGANISATION→Stammdaten→Arbeitszeiten - auf Auftrags- bzw. Maßnahmeebene
Diese Arbeitszeiten gelten nur für die Tn, die in diesem Auftrag bzw. dieser Maßnahme eingebucht sind, für die keine andere Regelung gilt. Diese Konfiguration steht für Mitarbeiter nicht zur Verfügung.
ORGANISATION→Auftrag bearbeiten→Arbeitszeiten - auf Tn- bzw. Mitarbeiterebene
Diese Arbeitszeiten gelten nur für den betroffenen Tn oder Mitarbeiter.
TEILNEHMER→Teilnahmeverlauf→Arbeitszeiten
ODER
MITARBEITER→Arbeitsverhältnis→Arbeitszeiten
In den Ebenen zwei und drei ist standardmäßig die übergeordnete Arbeitszeitregelung eingestellt, zu erkennen am durchgestrichenen UHR-Symbol und an der Erläuterung. Wenn Sie eine individuelle Arbeitszeit einstellen möchten, klicken Sie auf das durchgestrichene UHR-Symbol:
Mit dem STIFT-Symbol können Sie die Arbeitszeit schließlich konfigurieren. Es erscheint folgendes Dialogfenster:
- Gültigkeit: Geben Sie für diese Arbeitszeitregelung bei Bedarf einen Gültigkeitszeitraum ein. Dies ist jedoch nur notwendig, wenn Sie planen mehrere Arbeitszeitregelungen hinzuzufügen.
- Arbeitszeitform: Geben Sie hier die möglichen Arbeitszeitformen ein.
- Stunden pro Woche: Geben Sie hier die Arbeitsstunden pro Woche ein.
- Bemerkungen: Hier können Sie weitere Informationen zur Arbeitszeitregelung eingeben.
- Arbeitszeiten: In diesem Bereich können Sie die Arbeitszeiten pro Wochentag konfigurieren. Wenn Sie regelmäßige Arbeitszeiten verwenden, können Sie pro Wochentag nur eine Start- und Endzeit eingeben.
Wenn Sie unregelmäßige Arbeitszeiten verwenden, können Sie pro Wochentag mehrere Start- und Endzeiten eingeben.
Hier können Sie den Wochentag auswählen und die Uhrzeiten eintragen. Weitere Wochentage fügen Sie hinzu, indem Sie die Maus über einen vorhandenen Wochentag bewegen und auf die PLUS-Schaltfläche klicken:
Alle Wochentage haben die gleichen Uhrzeiten. Wenn die Arbeitszeit nicht regelmäßig ist, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Regelmäßige Arbeitszeiten". Sie können nun bei jedem Wochentag andere Zeiten hinterlegen.
Wenn es bestimmte Ausnahmen von den Regelarbeitstagen gibt, können Sie auch diese hinzufügen. Betätigen Sie den Link "Ausnahme hinzufügen":
Es erscheint auch hier eine neue Zeile:
Geben Sie an, an welchem Tag die Arbeitszeit wie abweicht.
Die Arbeitszeitregelungen werden bei AGH-Maßnahmen verwendet, um die Wochenstunden zu ermitteln. Eine genaue Erfassung der Uhrzeiten ist hierfür nicht erforderlich. Sollten Sie die Zeiterfassung verwenden wollen, ist es sinnvoll, jedoch nicht zwingend erforderlich, die Arbeitszeitregelungen so genau wie möglich einzugeben.
Sollten sich die Arbeitszeiten ändern, wie z.B. bei einem Wechsel von Vollzeit in den Schichtbetrieb, muss eine neue Arbeitszeitregelung hinzugefügt werden.
Löschen oder Überschreiben Sie nicht einfach Arbeitszeitregelungen, die schon einmal Gültigkeit hatten, sondern legen Sie neue Arbeitszeitregelungen an.
Um eine neue Arbeitszeitregelung hinzuzufügen, klicken Sie auf die PLUS-Schaltfläche:
Es erscheint dasselbe Dialogfenster zum Bearbeiten der Arbeitszeit:
Nachdem Sie die neu hinzugefügten Arbeitszeiten konfiguriert haben, erscheint die zusätzliche Arbeitszeitregelung darunter.
Sofern mehr als eine Arbeitszeitregelung vorhanden ist, ist der Gültigkeitszeitraum von essentieller Bedeutung. Dieser muss so eingegeben werden, dass eindeutig ist, in welchem Zeitraum welche Regelung greift.
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Auf dieser Seite werden erworbene Urlaubsansprüche und in Anspruch genommener Urlaub erfasst.
Wenn ein Tn Urlaubsanspruch erworben oder Urlaub genommen hat, kann dies in diesem Programmbereich hinterlegt werden.
Hier dokumentierte Urlaube werden in die Anwesenheitsliste übernommen (z.B. genehmigte Urlaubstage von Mitarbeitern). Umgekehrt gilt dies auch: wenn Sie Urlaube in der Anwesenheitsliste dokumentieren, werden die entsprechenden Einträge hier dokumentiert.
Urlaubsanspruch
Der Urlaubsanspruch ist ein Kontingent, vom diesem die dokumentierten Urlaubstage subtrahiert werden. Um einen Urlaubsanspruch hinzuzufügen, starten Sie die
Dies öffnet ein Dialogfenster zum Eingeben der Urlaubsdaten
Rot markierte Datenfelder mit Ausrufezeichen () sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein bzw. keinen Strich beinhalten (
). Klicken Sie auf einen Feldhinweis (
), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.
- Zeitraum: Geben Sie den Zeitraum des Urlaubsanspruchs an. Mit Klick auf das KALENDER-Symbol, können Sie feste Zeiträume auswählen, z.B. ganze Jahre.
- Tage: Geben Sie den Urlaubsanspruch in Tagen an, die für den Zeitraum gilt.
- Grund: Geben Sie den Grund für den Urlaubsanspruch an. Sie können aus der Auswahlliste einen Grund auswählen oder einen eigenen Grund eingeben.
Speichern Sie den Urlaubsanspruch mit der BESTÄTIGEN-Schaltfläche. Der Urlaubsanspruch wird dann in die Tabelle aufgenommen und nach Jahr gruppiert.
Nachdem der Urlaubsanspruch erfasst wurde, können die Urlaubstage dokumentiert werden. Sie können entweder die Urlaubstage hier dokumentieren oder diese werden mit der Anwesenheitsliste synchronisiert.
Damit die Synchronisation zwischen Anwesenheiten und Urlaub funktioniert, muss ein Anwesenheitsschlüssel für "Urlaub" verwendet werden, der die Einstellung "Verwendung als Ausprägung bei der Synchronisation mit dem Urlaub" aktiviert hat, bei Verwendung der EMAW-Schnittstellelle ist das EMAW-Äquivalent "Ferien" auszuwählen. Weitere Infos zu den Anwesenheitsschlüssel für Tn finden Sie unter "Anwesenheitsschlüssel" (Seite 1). Das Prinzip ist dasselbe, wenn Sie die Anwesenheitsschlüssel für Mitarbeiter in den Mandantenstammdaten konfigurieren.
Urlaub
Dokumentierte Urlaubstage werden stets vom hinzugefügten Kontingent subtrahiert. Um einen Urlaub zu dokumentieren, rechtsklicken Sie auf eine Zeile in der Tabelle und wählen Sie "Urlaub hinzufügen" aus.
Dies öffnet das Dialogfenster zum Hinzufügen eines Urlaubs.
Rot markierte Datenfelder mit Ausrufezeichen () sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein bzw. keinen Strich beinhalten (
). Geben Sie zuerst den Grund und danach ein Datum an, wenn es sich nur um einen Urlaubstag handelt, oder den Zeitraum, den der Urlaub umfasst. Die Tage werden automatisch anhand der Angaben unter "Zeitraum" berechnet.
Bei Angabe eines Zeitraums werden Wochenenden berücksichtigt und gelten standardmäßig nicht als Urlaubstag.
Speichern Sie den Urlaub mit der BESTÄTIGEN-Schalftläche. Der dokumentierte Urlaub wird als Zeile in das Tabellenlayout hinzugefügt und die Tage unter der Spalte "Abzug" eingeordnet.
Standardmäßig wird nach der Spalte "Beginn" absteigend sortiert, sodass aktuelle Einträge untereinander hinzugefügt werden. Diese können Sie zu "aufsteigend" umkehren, wenn Sie auf die Spalte "Beginn" klicken; dadurch erscheinen Aufträge am Anfang der Tabelle. Speichern Sie ggfs. die Tabelleneinstellung. Dank des Tabellenlayouts sind auch alle Tabellenfunktionen nutzbar.
Saldo: Anzeigen der Resturlaubstage
Die Spalte "Saldo" erlaubt es Ihnen sich die restlichen Urlaubstage anzeigen zu lassen.
- Saldo-Summe in Tabellenfußzeile: Eine Möglichkeit dafür bietet die Summenzeile am Fuß der Tabelle (siehe auch Aggregatsfunktion). Rechtsklicken Sie hierfür auf die Tabellenfußzeile unter "Saldo" und wählen Sie "Summe" aus.
Daraufhin wird die Summe aus "Anspruch" und allen Abzügen angezeigt. Die Summe wird über alle Jahre berechnet und zeigt stets den aktuellen Saldo an.
Anspruch und Abzug aller vergangenen (und zukünftigen Jahre) sollten in diesem Fall immer eine Nullsumme bilden, damit unter "Saldo" der Wert des aktuellen Jahres angezeigt wird.
Speichern Sie diese Tabelleneinstellung in den Tabellenaktionen.
- Saldo-Summe in Gruppe-Fußzeile: Jede Jahresgruppierung besitzt eine eigene Fußzeile, in der die Summen der Spalten "Anspruch" und "Abzug" angezeigt werden und farblich hervorgehoben sind. Dies ist dieselbe Aggregatsfunktion wie in der Fußzeile der Tabelle. Die Saldo-Summe kann zusätzlich in einer der beiden Summen angezeigt werden. Rechtsklicken Sie hierzu auf eine der beiden Summen, z.B. "Anspruch" und wählen Sie "Anpassen..." aus.
Es öffnet sich ein Dialogfenster zum Bearbeiten der Aggregatsfunktion. In dieser Konfiguration ist die Spalte "Anspruch" fett hervorgehoben und die Aggregatsfunktion "Summe" angehakt.
Um zusätzlich die Saldo-Summe anzuzeigen, wählen Sie den Eintrag "Saldo" aus und aktivieren Sie dessen "Summe".
Wenn Sie auf "OK" klicken, wird die Summe von Saldo der Summe von Anspruch hinzugefügt.
Ggfs. müssen Sie die Spaltenbreite anpassen, damit der gesamte Text sichtbar wird.
Bei Bedarf können Sie den Präfix "Summe von Saldo ist" ändern. Rechtsklicken Sie hierzu auf "Summe von Saldo ist" und wählen Sie wieder "Anpassen..." aus. Klicken Sie in diesem Fall auf den Reiter "Reihenfolge" und wählen Sie "Saldo - Summe" aus.
Geben Sie unter "Präfix" den gewünschten Text ein, z.B. "Resturlaub˽". Im Beispiel sehen Sie die Vorschau des Ergebnisses, ggfs. können Sie noch ein "Suffix" anfügen, z.B "˽Tage".
Präfixe und Suffixe werden nicht durch Leerzeichen (˽) vom Wert getrennt und müssen manuell eingegeben werden.
Wenn Sie schließlich auf "OK" klicken werden die Änderungen angezeigt.
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Video: AVGS und Bildungsgutscheine
Dieses Untermenü wurde mit der Qualli.life-Version 17.2 implementiert. Damit können Bildungsgutscheine sowie Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine hinterlegt und dokumentiert werden. Pro Teilnahme kann nur ein Gutschein hinterlegt werden. Wenn Sie Tn mehrere Gutscheine hinterlegen wollen, so müssten Sie Tn in die entsprechenden Aufträge/Maßnahmen einbuchen.
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Rot markierte Datenfelder mit Ausrufezeichen () sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein bzw. keinen Strich beinhalten (
).Klicken Sie auf einen Feldhinweis (
), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.
Wenn Sie zum ersten Mal in dieses Untermenü navigieren, stehen Ihnen folgende Datenfelder zur Verfügung:
- Kostenträger und Ansprechpartner: Dieses Datenfeld wird aus den Auftragsstammdaten bezogen. Es können alle hinterlegten Debitoren des Auftrags ausgewählt werden. Wenn diesen Kontakten Ap
Ansprechpartner hinzugefügt wurden, können sie im gleichnamigen Datenfeld ausgewählt werden.
- Abrechnungsart: Wenn Sie eine Abrechnungsart auswählen, erscheint unter dieser Auswahl ein Link, wo Sie die Daten des Gutscheins eingeben können. Pro Teilnahme kann nur eine Abrechnungsart ausgewählt werden, jedoch können mehrere Gutscheine derselben Abrechnungsart hinzugefügt werden.
Nachdem ein Gutschein erfasst wurde, ist die Abrechnungsart schreibgeschützt und kann nicht mehr geändert werden. Alle erfassten Gutscheine müssen gelöscht werden, um die Abrechnungsart ändern zu können.
Je nach Gutscheinart, können folgende Daten eingegeben werden:
- Status: Wenn Sie zum ersten Mal einen Gutschein hinterlegen, wird der Status automatisch auf "Erfasst am DD.MM.YYYY von XX Initialer Status" gesetzt. Im Verlauf der Teilnahme, insbesondere nach der Genehmigung, muss der Status des Gutscheins geändert werden.
- Ziel der Maßnahme (nur AV-Gutschein): Dieses Datenfeld ist nur verfügbar bei der Abrechnungsart "Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein". Wählen Sie hier das Ziel aus, das aus dem AV-Gutschein hervorgeht. Es auch möglich ein Ziel einzugeben.
- Bezeichnung: Je nach Auswahl der Abrechnungsart, wird hier die Bezeichnung automatisch eingetragen. Geben Sie jedoch eine eigene Bezeichnung ein, besonders wenn Sie mehrere Gutscheine derselben Abrechnungsart erfassen möchten/müssen.
- Ausstellendes Institut: Mit dem LUPE-Symbol öffnet sich das Adressbuch "Kostenträger/Bedarfsträger", aus dem Sie das Institut auswählen können. Auch Kontakte aus anderen Adressbüchern können ausgewählt werden. Wurde dem ausgewählten Kontakt ein Ap hinterlegt, können Sie diesen im gleichnamigen Datenfeld auswählen.
- Ausstellungsdatum: Das Ausstellungsdatum wird mit dem heutigen Datum belegt. Sie können bei Bedarf ein anderes Datum auswählen.
- Seriennummer: Geben Sie hier die Seriennummer des Dokuments an, die den das Dokument eindeutig identifiziert (i.d.R. Seriennummer, Identifikationsnummer oder andere Referenznummer).
- Gesetzliche Grundlage: Wählen Sie hier die gesetzliche Grundlage aus, auf der der Gutschein basiert. Falls die gesetzl. Grundlage des Gutscheins sich nicht in der Auswahl befindet, können Sie sie auch eingeben.
- Gültigkeitszeitraum: Wenn der Gutschein über einen bestimmten Zeitraum gültig ist, können diesen hier angeben.
- Gültigkeitsdauer: Wenn der Gutschein eine Gültigkeitsdauer beinhaltet, können Sie diese hier mit der Einheit eingeben.
- Durchführungszeitraum: Wenn im Gutschein ein festgelegter Durchführungszeitraum angegeben ist, geben Sie diesen hier an. Ansonsten können den zukünftigen oder vergangenen Durchführungszeitraum angeben.
- Durchführungsdauer: Wenn im Gutschein eine festgelegte Durchführungsdauer angegeben ist, geben Sie diese hier an. Ansonsten können Sie dieses Datenfeld frei lassen
- Weitere Merkmale:
- Genehmigungspflichtig: Setzen Sie hier einen Haken, wenn der Gutschein genehmigungspflichtig ist. Nach Bewilligung des Gutscheins, muss der Status entsprechend geändert werden.
- Leistungen: Geben Sie hier die Form der Leistung an, die im Gutschein erwähnt ist. Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die auch kombiniert werden können:
- Text: Mit Text können Sie die Bezeichnung und den ausführlichen Text eingeben. Verwenden Sie diese Form bei Bedarf als Alternative zu den anderen Möglichkeiten, falls sie nicht zutreffen.
- Geldbetrag: Wenn als Leistung in Form eines Geldbetrag vereinbart wurde, können Sie eine Bezeichnung und den Geldbetrag in € angeben.
- Zeitraum: Hiermit können Sie einen Zeitraum oder die Dauer der Leistung angeben.
- Unterricht: Wenn die Leistung in Form eines Unterrichts angegeben ist, können Sie dieses verwenden.
- Bedingungen: Wenn die Leistungserbringung an Bedingungen geknüpft ist, können Sie sie hier angeben. Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die auch kombiniert werden können:
- Text: Mit Text können Sie die Bezeichnung und einen ausführlichen Text eingeben. Verwenden Sie diese Form bei Bedarf als Alternative zu den anderen Möglichkeiten, falls sie nicht zutreffen.
- Auswahlelement: Mit dem Auswahlelement können als Bedingung unterschiedliche Daten ausgewählt werden, z.B. Arbeitsform, Kursform (InGe
Integrationsgeschäftsdatei-Online (ein Verfahren zum Datenaustausch zwischen dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge und Trägern von Integrationskursen)), Pflegegrad etc. Die Auswahllisten sind stets fest, womit keine eigenen Einträge möglich sind; nutzen Sie dafür Textbedingungen.
- Geld: Wenn die Bedingung einen Geldbetrag enthält, können Sie eine Bezeichnung und den Geldbetrag eingeben. Genauere Angaben zur Zahlart können Sie im Auswahlelement "Zahlart" angeben.
- Dokumente: Das Gutschein-Dokument oder etwaige andere Dokumente, die den Gutschein betreffen (z.B. Bewilligung der BA), können Sie hiermit hinzufügen. Die Dokumente können aus der Qualli.life-Bibliothek oder einem Verzeichnis auf Ihrem Computer stammen. Als Bezeichnung können Sie eines der vorgeschlagenen Bezeichnungen auswählen oder eine eigene eingeben. Beim Hinzufügen eines Dokuments können Sie bei Bedarf auch Bemerkungen hinzufügen.
Erfassen Sie schließlich den Gutscheins mithilfe der BESTÄTIGEN-Schaltfläche und der Gutschein erscheint im Untermenü. Um einen weiteren Gutschein hinzuzufügen, rechtsklicken Sie auf einen erfassten Gutschein und wählen Sie "Gutschein hinzufügen".
Nach dem Erfassen können die Daten geändert werden, indem Sie auf den zu ändernden Gutschein rechtsklicken und "Diesen Gutschein bearbeiten" klicken. Wenn Sie einen erfassten Gutschein löschen möchten, rechtsklicken Sie auf den zu löschenden Gutschein und klicken Sie auf "Diesen Gutschein löschen".
Sobald ein Gutscheine in diesem Programmbereich erfasst wurden, werden Sie im Programmbereich DATEN & LISTEN→Leistungen▼→AV-Gutscheine/Bildungsgutscheine aufgenommen
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Sobald Sie einen Gutschein erfasst haben, hat dieser den Status "Erfasst". Insgesamt gibt es 5 Status, die den Bearbeitungsstand des Gutscheins repräsentieren:
- Erfasst
- Beantragt
- Bewilligt
- Abgelehnt
- Abgerechnet
- Storniert
Jede Statusänderung wird dokumentiert, sodass eine Historie entsteht, um den Verlauf nachvollziehen zu können. Um den Status zu ändern, rechtsklicken Sie auf den zu ändernden Gutschein und klicken Sie auf "Diesen Gutschein bearbeiten". Es öffnet sich ein Dialogfenster zum Bearbeiten des Gutscheins.
Im Datenfeld "Status" befindet sich ein STIFT-Symbol, das ein weiteres Dialogfenster "Statusänderung" öffnet:
- Status: Geben Sie hier den neuen Status an. Sie dürfen nur eines der festgelegten Status auswählen.
- Datum: Das Datum wird mit dem heutigen befüllt, kann jedoch bei Bedarf mit Klick auf das KALENDER-Symbol geändert werden.
- Begründung: Geben Sie hier den Grund der Statusänderung an, z.B. "durch BA bewilligt am DD.MM.YYYY".
Speichern Sie die Statusänderung mit der BESTÄTIGEN-Schaltfläche und der neue Status wird im Gutschein angezeigt.
Jede Statusänderung wird nach dem Bestätigen sofort gespeichert und kann nur mit einem Supportauftrag gelöscht werden.
Nach der ersten Statusänderung erscheint neben dem STIFT-Symbol zusätzlich ein DROPDOWN-Symbol. Mit Klick darauf öffnet sich die Änderungshistorie. Die vergangenen Status in der Historie werden untereinander aufgelistet; der aktuelle Status wird stets im Datenfeld angezeigt.