Wie eine Beurteilung erstellt wird, ist im Abschnitt "Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen erstellen" detailliert erläutert.
Der Nachrichtentyp "Beurteilung" übermittelt eine LuV
Leistungs- und Verhaltensbeurteilung in Form eines PDF Portable Document Format
Ein plattformunabhängiges Dateiformat, das von Adobe Systems entwickelt wurde. Zum Lesen dieser Dokumente ist ein PDF-Reader (z.B. Adobe Reader) erforderlich.-Dokumentes an die BA Bundesagentur für Arbeit. Um die Unversehrtheit des Dokumentes zu bestätigen, muss es digital signiert werden. Weitere Informationen zur digitalen Signatur finden Sie im Abschnitt "Digitale Signatur".
Um eine erstellte Beurteilung an die BA zu übermitteln, öffnen Sie den o.g. Programmbereich, markieren Sie die zu sendende Beurteilung und starten Sie die Aktion "Gewählten Bericht senden".
Es startet der EMAW Elektronische Maßnahmeabwicklung
(Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt)
Aussprache: emaw-Assistent mit den vorbelegten Feldern:
Kontrollieren Sie nochmal den Anlass, Zeitraum und Entscheidungsvorschlag. Der Anlass ist in den meisten Maßnahmetypen entweder Start, Verlaufs- oder Abschluss-LuV.
Im Bereich "Anmerkungen und Hinweise" können Sie bei Bedarf noch Zusatzinformationen erfassen. Ihr Name wird automatisch mit übermittelt.
Aktivieren Sie abschließend das Kontrollkästchen "Ich habe die Daten überprüft und möchte die Nachricht so versenden." und klicken Sie anschließend auf "Weiter" und zum Schluss auf "Fertigstellen".
Beurteilungen signieren
Die nun ablaufenden Vorgänge hängen davon ab, inwieweit ein Zertifikat zur digitalen Signatur zu Ihrem Benutzer hinterlegt wurde (siehe auch "Digitale Signatur") und/oder inwieweit die automatische Signatur aktiviert ist (siehe auch "Berichtssignatur").
Wenn die automatische Signatur nicht aktiviert wurde, erscheint folgender Dialog:
Sie haben durch Klick auf "Ja" die Möglichkeit, das Dokument zu signieren oder mit "Nein", die Signatur auf später zu verschieben.
Beachten Sie bitte, dass unsignierte Beurteilungen nicht an die BA übermittelt werden, bis diese signiert sind. Sie haben im Postausgang die Möglichkeit, mehrere Beurteilungen in einem Stapellauf zu signieren (siehe auch "Kommunikation (EMAW)").
Sollten Sie den Dialog mit "Ja" bestätigt haben, werden Sie nun aufgefordert, die Zertifikatsdatei auf Ihrem Computer auszuwählen:
(Hinweis: Das Aussehen des Datei-Öffnen-Dialogs "Wählen Sie ein Zertifikat" hängt vom verwendeten Betriebssystem ab. In diesem Beispiel wurde Microsoft Windows 7 verwendet.)
Navigieren Sie zum Speicherort Ihres Zertifikates, wählen Sie die Datei an und klicken Sie dann auf "Öffnen".
Sie werden nun aufgefordert, die dazugehörige PIN Persönliche Identifikationsnummer oder Geheimzahl einzugeben:
Geben Sie die PIN ein und klicken Sie auf Ok. Wenn die PIN nicht korrekt war, erscheint folgende Meldung:
Klicken Sie auf "Wiederholen", um den Vorgang erneut zu starten oder auf "Abbrechen", um das Dokument nicht zu signieren.
Weiterhin gibt es die Möglichkeit, dass das verwendete Zertifikat nicht mehr gültig ist, weil es abgelaufen ist. In diesem Fall erscheint folgende Meldung:
Ein Klick auf Ok, fährt mit dem Signaturvorgang fort. Es wird jedoch empfohlen, das Zertifikat nicht zu verwenden.
Ein ungültiges Zertifikat kann technisch gesehen für die Signierung verwendet werden. Es ist jedoch nicht klar, inwieweit die BA diese Dokumente akzeptiert oder ablehnt. Qualli.life bietet Ihnen die Möglichkeit auch ungültige Zertifikate zu verwenden und warnt Sie entsprechend. Es wird jedoch empfohlen, abgelaufene Zertifikate nicht zu verwenden.
Wenn die PIN korrekt war, erscheint dieser Dialog:
Die hier angezeigten Angaben stammen aus der Zertifikatsdatei und können nicht geändert werden.
Wenn Sie das angezeigte Zertifikat verwenden möchten, bestätigen Sie diesen Dialog mit "Ja". Andernfalls kann der Vorgang durch Klicken auf "Nein" neu gestartet werden.
Sollte kein Fehler vorliegen, ist der Signaturvorgang damit abgeschlossen. Die Beurteilung, die im Postausgang abgelegt wurde, ist jetzt digital signiert. Sollten Sie das PDF-Dokument über die Nachrichtenanzeige öffnen, erkennen Sie die Signatur auch in Ihrem PDF-Reader:
Sie erhalten evtl. eine Warnung, die besagt, dass die Gültigkeit der Signatur nicht geprüft werden konnte. Dies ist so, weil Ihr PDF-Reader i.d.R. nicht auf den Zertifizierungsserver der BA zugreifen kann, um die Signatur zu prüfen. Sie können sich weitere Details zur Unterschrift anzeigen lassen. Wie dies funktioniert hängt von der verwendeten PDF-Software ab:
Sie haben die Möglichkeit, Ihr Zertifikat als vertrauenswürdig zu deklarieren, um Warnungen zu unterdrücken. Darauf soll hier jedoch nicht näher eingegangen werden. Konsultieren Sie ggfs. Ihren Administrator.
Sollte bei Ihnen die automatische Signatur aktiviert sein, führt Qualli.life alle Schritte zur Signatur automatisch im Hintergrund durch.
Aus Sicht der Benutzerfreundlichkeit ist die automatische Signatur zu empfehlen. Konsultieren Sie ggfs. Ihren Administrator.
Wenn eine Beurteilung an die BA übermittelt wurde, stimmt die BFK Ihrem Entscheidungsvorschlag zu oder lehnt diesen ab. Sie erhalten dann die Nachrichten "Zustimmung" oder "Ablehnung".