Rechnungsschreibung / Fakturierung
Qualli.life bietet Ihnen eine Programmfunktion zum Schreiben diverser Rechnungen mit dazugehörigem Erstellen von
- Angeboten
- Gutschriften
- Auftragsbestätigungen
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen
- Storno-Rechnungen
- Rechnungsvorlagen (nur Ausgangsrechnungen)
Beachten Sie dabei folgende Grundsätze:
- Beim Hinzufügen eines der o.g. Vorgänge erhalten diese automatisch eine eindeutige lfd. Vorgangsnummer (nicht zu verwechseln mit der obligatorischen Rechnungsnummer) zur chronologischen Dokumentation und zum Nachverfolgen.
- Eine Rechnungsnummer wird erst dann vergeben, wenn eine Rechnung festgeschrieben bzw. verarbeitet wurde.
- Verarbeitete/Festgeschriebene Rechnungen können nicht mehr geändert und nur durch eine Storno-Rechnung korrigiert werden, ggfs. muss eine Stornobuchung erfolgen.
- Ab Qualli.life Version 16 haben Sie die Möglichkeit Rechnungen in zwei elektronischen Standards zu generieren: ZUGFeRD Akronym für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland": ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) ab ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt.
Die Einsatzgebiete dieses hybriden Rechnungsformats sind vielfältig. Sowohl im B2B-, im B2G- und im B2C-Geschäftsverkehr kann ZUGFeRD eingesetzt werden.
Quelle: Wikipedia, FeRD oder XRechnung Der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Gemäß des Beschlusses des IT-Planungsrats vom 22.06.2017 ist XRechnung maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland. Damit bildet XRechnung eine verlässliche Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen von und mit deutschen Verwaltungen.
Der Standard XRechnung wird von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben und besteht aus verschiedenen Komponenten, die die technische Umsetzung unterstützen. Der Standard wurde im Rahmen des Steuerungsprojekts eRechnung von Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern und Kommunen entwickelt.
Quelle: KoSIT. Rechnungen werden als PDF Portable Document Format
Ein plattformunabhängiges Dateiformat, das von Adobe Systems entwickelt wurde. Zum Lesen dieser Dokumente ist ein PDF-Reader (z.B. Adobe Reader) erforderlich.-Datei generiert und das dazugehörige Rechnungsformat als XML Steht für "eXtensible Markup Language" und ist ein software- und hardwareunabhängiges Tool zum Speichern und Transportieren von Daten.
Viele Computersysteme enthalten Daten in inkompatiblen Formaten. Der Datenaustausch zwischen inkompatiblen Systemen (oder aktualisierten Systemen) ist für Web- und Softwareentwickler eine zeitaufwändige Aufgabe. Große Datenmengen müssen konvertiert werden, und inkompatible Daten gehen häufig verloren.
XML speichert Daten im Nur-Text-Format. Dies bietet eine software- und hardwareunabhängige Möglichkeit zum Speichern, Transportieren und Freigeben von Daten.
XML erleichtert auch das Erweitern oder Aktualisieren auf neue Betriebssysteme, neue Anwendungen oder neue Browser, ohne dass Daten verloren gehen.
Mit XML können Daten für alle Arten von "Lesegeräten" wie Personen, Computern, Sprachgeräten, Newsfeeds usw. verfügbar sein.-Datei angehängt. Bei Bedarf können ggfs. müssen Sie sogar Rechnungen in beiden Formaten generieren.
Ab dem 27.11.2020 akzeptieren deutsche Behörden wie die BA Bundesagentur für Arbeit nur noch Rechnungen im elektronischen Format. Diese muss via OZG-RE Onlinezugangsgesetz Rechnungseingangsplattform. Die Plattform, um Rechnungen an die BA zu übermitteln. Voraussetzung ist eine Registrierung (https://xrechnung-bdr.de). Quelle: Arbeitsagentur hochgeladen werden, kann aber auch per E-Mail gesendet werden. Informationen zum Hochladen und E-Mail-Versand finden Sie unter Rechnungsstellung über die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform
Wenn Sie die DATEV DATEV eG ("DATEnVerarbeitung"): ein Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten. Der vollständige Name im Handelsregister lautet "Datenverarbeitungsorganisation der Steuerbevollmächtigten für die Angehörigen des steuerberatenden Berufes in der Bundesrepublik Deutschland, eingetragene Genossenschaft mit beschränkter Haftpflicht".-Schnittstelle verwenden, müssen Rechnungen im ZUGFeRD-Format generiert werden, weil DATEV ausschließlich dieses Format akzeptiert.
Im Rahmen der Einführung von E-Rechnungen, können Sie ab der Qualli.life-Version 17.3 Eingangsrechnungen in die Unterseite "Eingangsrechnung" importieren. Hierzu dient der Assistent "Belegimport".
Wenn Sie den Assistenten öffnen, haben Sie drei Möglichkeiten Rechnungen zu importieren.
Die hinzugefügten E-Rechnungen werden zunächst validiert, ob sie die Standards einer E-Rechnung Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden, sind elektronische Rechnungen. Sie müssen der Norm EN 16931 entsprechen (https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/was-ist-eine-e-rechnung/). erfüllen. Sie werden durch entsprechende Warnhinweise darauf aufmerksam gemacht.
Wenn Sie Rechnungen in beiden Formaten generieren müssen, arbeiten Sie am Besten mit zwei Tabs, um nicht ständig in die mandantenweiten Einstellungen navigieren zu müssen (siehe auch "Arbeiten mit mehreren Reitern (Tabs)").
- Navigieren Sie zu den mandantenweiten Einstellungen:
- Klicken Sie auf den aufklappbaren Bereich "Finanzen und DATEV-Schnittstelle".
- Unter "Merkmale" finden Sie die Auswahl "Beim Verarbeiten von Rechnungen PDF-Dokumente generieren":
- Wählen Sie entweder ZUGFeRD oder XRechnung aus.
- Navigieren Sie zur Registerkarte FINANZEN.
- Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf "Rechnungsschreibung".
Dadurch, dass Sie den Programmbereich "Rechnungsschreibung" mit gedrückter Strg-Taste geöffnet haben, wurde dieser in einem neuen Tab Auch "Reiter". Element eines Internet-Browsers. Tabs sind mittlerweile in jedem Browser. Ein Tab ist nichts anderes als ein Reiter, in dem etwas angezeigt wird, z.B. eine Webseite oder ein Programmbereich. Man kann mehrere Webseiten gleichzeitig geöffnet haben und muss nur zwischen den Tabs/Reitern wechseln, um die entsprechende Seite einzusehen. Das Prinzip ist in Qualli.life dasselbe: Man kann mehrere Programmbereiche gleichzeitig geöffnet haben und muss nur zwischen den Tabs/Reitern wechseln, um den ensprechenden Programmbereich einzusehen. geöffnet. Damit ist es Ihnen möglich zwischen mandantenweiten Einstellungen und Rechnungsschreibung zu wechseln.
- Vorgangsart: Wählen Sie hier die Vorgangsart aus.
- Zeitraumfilter: Hier können aus verschiedenen Zeiträumen wählen, um Vorgänge zu filtern.
- Kürzel und Titel der Vorgangsart: Hier wird zusätzlich das Kürzel der Vorgangsart angezeigt und ist rein informativ.
- Suchzeile: Hier können Sie nach bestimmten Nummern oder Begriffen suchen, dabei werden alle Vorgangsarten durchsucht.
- Vorgänge: Hier werden alle hinzugefügten oder gefilterten Vorgänge angezeigt.
Das Hinzufügen eines neuen Vorgangs ist für alle Vorgänge gleich.
- Wählen Sie eine Vorgangsart aus.
- Starten Sie die
- Wählen Sie einen Debitor (Kreditor bei Eingangsrechnungen) aus.
Im Dialogfenster werden Sie aufgefordert einen Debitor für den Vorgang auszuwählen; bei Eingangsrechnungen einen Kreditor. Dieser kann aus dem Adressbuch oder Personenfilter bezogen werden. Sie können den Debitor/Kreditor auch nachträglich eingeben, wenn Sie den Vorgang bearbeiten.
Wenn Sie den Debitor/Kreditor aus dem Personenfilter beziehen, stellen Sie diesen auf die richtige Personenart ein.
Haben Sie einen Debitor/Kreditor angegeben, wird der Vorgang angelegt und kann bearbeitet werden.
Wenn Sie einen Vorgang hinzugefügt haben, öffnet sich als erstes der Menüpunkt "Übersicht". Dort wird Ihnen eine Vorschau der Rechnung angezeigt.
- Kopfzeile: Am Kopf der Rechnung stehen Informationen zum Debitor, Kreditor und Vorgang.
- Betreffzeile: Wenn Sie einen Standard-Text für einen Vorgangstyp hinterlegt haben, wird dieser automatisch hier eingefügt. Ansonsten ist diese Zeile leer und kann eingetippt werden, wenn Sie den Vorgang bearbeiten.
- Einleitender Text: Wenn Sie einen Standard-Text für einen Vorgangstyp hinterlegt haben, wird dieser automatisch hier eingefügt. Ansonsten ist diese Zeile leer und kann eingetippt werden, wenn Sie den Vorgang bearbeiten.
- Positionen: Hier werden die einzelnen Rechnungspositionen angezeigt, die Sie unter dem Menüpunkt "Positionen" eintragen können. Darin haben Sie die Möglichkeit verschiedene Positionstypen einzufügen.
- Summen: Hier wird die Nettosumme der einzelnen Positionen gebildet und mit der Mehrwertsteuer verrechnet, um die Bruttosumme anzuzeigen.
- Abschließender Text: Wenn Sie einen Standard-Text für einen Vorgangstyp hinterlegt haben, wird dieser automatisch hier eingefügt. Ansonsten ist diese Zeile leer und kann eingetippt werden, wenn Sie den Vorgang bearbeiten.
Bei allen Elementen der Rechnung erhalten Sie zusätzliche Informationen als Tooltipp Auch Tooltip; zeigt für kurze Zeit eine Beschreibung des Elements einer grafischen Benutzeroberfläche an, indem der Mauszeiger über dem Element verweilt. Sozusagen ein "Mausschwebetext". Synonyme: Schnellinfo, Quickinfo, Mouse-Over, wenn Sie mit der Maus über das Element fahren, z.B. bei der Belegnummer:
In diesem Menüpunkt können Sie unter den aufklappbaren Bereichen unterschiedliche Daten eingeben. Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.
Vorgangsdaten
- Datum: Das Datum des Vorgangs; i.d.R. das heutige Datum.
- Leistungszeitraum: Der Zeitraum, an dem die Leistung erbracht wurde.
- Kalkulationsmodus: Hier können Sie angeben, ob die Beträge in der Rechnung Netto- oder Bruttobeträge sind.
- Versandart: Geben Sie hier die Versandart des Vorgangs an.
- Absender: Dieser wird von den hinterlegten Standorten bezogen.
- Kunde/Lieferant: Wenn Sie beim Hinzufügen eines Vorgangs bereits einen Debitor/Kreditor ausgewählt haben, wird dieser hier angezeigt. Ansonsten können Sie mit dem Link "Kein Debitor/Kunde ausgewählt" einen auswählen.
- USt-IdNr.: Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer können Sie manuell eingeben oder diese wurde in Ihren Mandantenstammdaten hinterlegt und wird automatisch eingefügt.
- Steuer-Nr.: Ihre Steuernummer können Sie manuell eingeben oder diese wurde in Ihren Mandantenstammdaten hinterlegt und wird automatisch eingefügt.
Bezug und Einstellungen
- Bezug: Geben Sie hier an, auf wen oder was sich die Rechnung bezieht. Dies Angabe ist wichtig, wenn Sie Platzhalter in der Rechnung verwenden (siehe auch "Platzhalter").
- Die blaue Farbe zeigt an, dass die Art deaktiviert ist.
- Die orangene Farbe zeigt an, dass Sie aktiviert ist.
Art Beschreibung Wenn Sie diese Bezugsart auswählen, können Sie in Textfeldern alle #Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme.-Platzhalter verwenden. Wenn Sie diese Bezugsart auswählen, können Sie in Textfeldern alle #Tn-, #Ma- oder #Sd-Platzhalter verwenden. Stellen Sie den Personenfilter vorher auf die gewünschte Personenart ein. Wenn Sie diese Bezugsart auswählen, können Sie in Textfeldern alle #Auftrag-Platzhalter verwenden. Haben Sie einen Bezug ausgewählt, erscheint ein Datenfeld, in der Sie einen bestimmten Bezug auswählen können.
Nutzen Sie diesen Bezug, wenn sich die gesamte Rechnung auf einen Teilnehmer, Auftrag oder eine Person bezieht. Bezüge zu einzelnen Positionen, können Sie unter "Positionen" eingeben.
- Endverarbeitung: Hier können Sie entscheiden, was geschehen soll, wenn die Rechnung verarbeitet bzw. festgeschrieben wird. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn die Rechnung zusätzlich im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format zur maschinellen Verarbeitung verfügbar sein soll.
Sie können nur ein elektronisches Rechnungsformat auf einmal generieren. Es ist empfehlenswert immer die Endverarbeitung "PDF-Dokument" auszuwählen, damit die Rechnung auch für Personen lesbar ist.
Vorgangstexte
- Betreff: Geben Sie hier den Betreff ein, wenn dieses Feld leer ist.
- Einleitender Text: Geben Sie hier einen beliebigen Text ein, der z.B. Informationen zu den nachfolgenden Positionen einleitet. Nach diesem Absatz folgt die Auflistung der Positionen.
- Abschließender Text: Geben Sie hier einen beliebigen Text ein; i.d.R. die abschließende Grußformel o.ä. Abschlusstexte.
- Textaktionen: Wenn Sie Standard-Vorgangsdaten hinterlegt haben, können Sie diese einspielen (siehe auch "Standard-Vorgangsdaten bearbeiten").
Rechnungsanschrift
Die Rechnungsanschrift wird automatisch durch die Auswahl des Debitors eingetragen. Alternativ kann hier auch eine Rechnungsanschrift manuell eingegeben werden. Wenn Sie beim Hinzufügen eines Vorgangs einen Debitor aus dem Adressbuch ausgewählt haben, werden hier vorgenommene Änderungen nicht übernommen.
Zahlungsbedingungen
- Zahlungsbedingung: Die hier auswählbaren Zahlungsbedingungen wurden vom Administrator konfiguriert und können in den Einstellungen konfiguriert werden (siehe auch "Voreinstellungen für Auswahllisten")
- Fälligkeit: Je nach ausgewählter Zahlungsbedingung wird die Fälligkeit automatisch berechnet oder muss manuell ausgewählt werden
Bankverbindung
Der aufklappbare Bereich "Bankverbindung" erscheint erst, wenn Sie unter Zahlungsbedingungen "Lastschrift" ausgewählt haben. Stellen Sie sicher, dass auch das Lastschriftmandat hinterlegt wurde.
Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.
Wenn Sie beim Debitor eine Bankverbindung in dessen Adressdaten hinterlegt haben, können Sie mit dem Link "Konto ändern" die hinterlegte Bankverbindung auswählen (siehe auch "Bankverbindungen"). Die Datenfelder werden daraufhin automatisch befüllt. Bei Bedarf können Sie die Datenfelder auch manuell eingeben bzw. ändern.
Belegbegleitende Dokumente (Anlagen)
In diesem Bereich können Sie der Rechnung bei Bedarf Anlagen hinzufügen, die die Leistung belegen. Wenn Sie auf den Link "Datei hinzufügen klicken", können Sie als Quelle die Qualli.life-Bibliothek oder Ihren Computer auswählen.
In diesem Bereich können Sie die einzelnen Rechnungspositionen hinzufügen bearbeiten. Im Bereich "Belegpositionen" werden alle hinzugefügten Positionen angezeigt, während im Bereich "Neue Position" Positionen hinzugefügt oder bearbeitet werden können.
Neue Position hinzufügen
- Bezug: Auch hier können Sie einen Bezug zu einem Teilnehmer, Auftrag oder einer Person angeben, um Platzhalter zu nutzen.
Mit diesen Schaltflächen können Sie einen Bezug auswählen. Daraufhin erscheint wieder ein Datenfeld, in der Sie die Person oder den Auftrag auswählen können.
Nutzen Sie diesen Bezug, wenn sich einzelne Positionen auf einen Teilnehmer, Auftrag oder eine Personen bziehen. Bezüge zur gesamten Rechnung, können Sie unter "Vorgang bearbeiten" eingeben.
- Positionsarten: Hier können Sie die erbrachten Leistungen mit Preisen auflisten. Dabei haben Sie verschiedene Positionsarten, die in nachfolgender Tabelle erläutert werden. Jede Positionsart hat auch eine eigene Eingabemaske.
Die orangene Färbung, zeigt die ausgewählte Positionsart an.
Art | Beschreibung |
---|---|
Produkt: Die Position ist einem bestimmten Produkt zugeordnet. Produkte können in Qualli.life unter "Produkte und Produktgruppen" hinterlegt werden. Abhängig davon welche Daten im Produkt eingetragen wurden, werden die Datenfelder
automatisch ausgefüllt, können jedoch bei Bedarf jederzeit geändert werden, sofern die Rechnung noch nicht festgeschrieben wurde. Sie müssen lediglich das Feld "Anzahl" ausfüllen und können ggfs. einen Rabatt einräumen. Die gesenkte MwSt. wurde bereits implementiert. |
|
Manuell: Mit dieser Position können Sie alle Werte manuell eintragen. Ein Produkt ist hier nicht auswählbar. In der Beschreibung können Sie Platzhalter verwenden, wenn Sie einen Bezug ausgewählt haben. | |
Text: Mit dieser Position können Sie Texte mit Überschrift verfassen, z.B. für besondere Hinweise zur Rechnung. Hier können Sie selbstverständlich auch Platzhalter verwenden. | |
Kommentar: Wenn Sie Positionen zusätzliche Informationen hinzufügen möchten, die nicht zur Beschreibung gehören, können Sie diese Positionsart verwenden. Das Verwenden der Platzhalter ist auch hier möglich. | |
Seitenumbruch: Bei Rechnungen mit vielen Positionen, können Sie hiermit einen Seitenumbruch erzwingen. Dies bewirkt, dass auf der ersten Seite eine Zwischensumme gebildet wird. Mit der Auswahl "Zwischensumme übertragen" können Sie entscheiden, ob die Zwischensumme auf die zweite Seite übertragen werden soll. |
- Übernehmen: Mit dieser Schaltfläche wird die Position in den Bereich "Belegposition" hinzugefügt.
- Zeile leeren: Mit dieser Schaltfläche entfernen Sie alle Inhalte der Datenfelder und dient zwei Zwecken:
- Korrektur der gesamten Eingabe: Wenn Sie viele Fehleingaben durchgeführt haben, können Sie damit eine Neueingabe starten.
- Hinzufügen von weiteren Positionen: Wenn eine Position bereits im Bereich "Belegpositionen" übernommen wurde, können Sie hiermit die Inhalte entfernen, um eine weitere Position hinzuzufügen.
Alternativ können Sie auch im Bereich "Belegpositionen" auf eine Position rechtsklicken und "Neue Position" auswählen; klicken Sie auf den nach rechts zeigenden Pfeil, können Sie auch gleich die Positionsart auswählen:
Position bearbeiten/löschen
Um eine Position zu bearbeiten haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Doppelklick auf die zu bearbeitende Position: Dabei erscheinen im unteren Bereich die eingegebenen Daten der Position und können bearbeitet werden.
- Rechtsklick auf die zu bearbeitende Position: Dabei erscheint ein Kontextmenü mit der Auswahlmöglichkeit "Position bearbeiten".
Ein Klick darauf befüllt den unteren Bereich mit den eingegebenen Daten der Position, die geändert werden können.
Sie müssen auf die Schaltfläche "Übernehmen" klicken, damit die Änderungen gespeichert werden.
Um eine Position zu löschen, rechtsklicken Sie auf die zu löschende Position und wählen Sie "Position löschen".
In diesem Menüpunkt können Sie eingegangene Zahlungen zur Rechnung dokumentieren und ist in die Bereiche "Zahlungen" und "Neue Zahlungen" unterteilt.
Neue Zahlung hinzufügen
Das Prinzip ist dasselbe wie unter "Positionen". Wenn dieser Bereich noch keine Zahlungen enthält, können Sie im unteren Bereich eine neue Zahlung einfügen:
- Datum: Geben Sie hier das Datum des Zahlungseingangs ein.
- Zahlungsweise: Wählen Sie hier aus, wie der Betrag gezahlt wurde. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:
- Betrag: Geben Sie hier den gezahlten Betrag ein.
- Bemerkungen: Falls sich eine Zahlung aus mehreren Teilzahlungen zusammensetzt, können Sie hier angeben um welche Teilzahlung es sich handelt. Sie können auch einen eigenen Begriff manuell eingeben.
- Übernehmen: Wenn Sie alle Datenfelder ausgefüllt haben, klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Zahlung im oberen Bereich aufzunehmen.
- Zeile leeren: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle Eingaben in den Datenfeldern zu entfernen. Wenn Sie eine Zahlung zuvor dokumentiert haben, können Sie hiermit die ihre Eingaben entfernen und so eine weitere Zahlung hinzufügen.
Alternativ können Sie auch auf eine bereits dokumentierte Zahlung rechtsklicken und "Neue Zahlung" auswählen.
- Kalkulation: Dieser Bereich hat rein informativen Charakter. Hier werden die einzelnen Zahlungseingänge unter "davon bereits gezahlt" addiert und vom Rechnungsbetrag subtrahiert
Zahlung bearbeiten/löschen/stornieren
Auch hier ist das Prinzip dasselbe wie unter "Positionen". Zusätzlich können Sie auch eine Stornierung der Rechnung dokumentieren:
Um eine Zahlung zu bearbeiten haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Doppelklick auf die zu bearbeitende Zahlung: Dabei erscheinen im unteren Bereich die eingegebenen Daten der Zahlung und können bearbeitet werden.
- Rechtsklick auf die zu bearbeitende Zahlung: Dabei erscheint ein Kontextmenü mit der Auswahlmöglichkeit "Zahlung bearbeiten".
Ein Klick darauf befüllt den unteren Bereich mit den eingegebenen Daten der Position, die geändert werden können.
Um eine Zahlung zu stornieren, rechtsklicken Sie auf die zu stornierende Zahlung und wählen Sie "Zahlung stornieren". Der zuvor positive Betrag der Zahlung wird negativ und es wird die Bemerkung "Storno: ... vom ..." hinzugefügt.
Sie müssen auf die Schaltfläche "Übernehmen" klicken, damit die Änderungen/Stornierungen gespeichert werden.
Um eine Zahlung zu löschen, rechtsklicken Sie auf die zu löschende Position und wählen Sie "Zahlung löschen". Bestätigen Sie den Löschvorgang mit "Ja" oder brechen Sie den Vorgang ab mit "Nein".
Status
Rechts neben dem Titel "Zahlungen" befindet sich der Status, der teilweise automatisch gesetzt wird, z.B. wenn die Zahlung teilweise oder komplett bezahlt wurde. Den Zahlungsstatus können Sie bei Bedarf jedoch ändern, indem Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil klicken und einen Status auswählen.
Wenn Sie die Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format generieren wollen, werden die Rechnungen hier validiert und besteht aus zwei Bereichen "Rechnungsansicht" und "Prüfbericht".
Rechnungsansicht
Die Rechnungsansicht gibt nochmal eine Übersicht der Daten wider. Die hier dargestellten Datenfelder sind abhängig vom angegebenen Rechnungsformat unter "Vorgang bearbeiten".
Qualli.life hat keinen Einfluss auf die Darstellung und Bezeichnung der Datenfelder. Sie sind durch das jeweilige Rechnungsformat vorgegeben. Es werden auch nicht alle Datenfelder befüllt, müssen sie auch nicht. Qualli.life befüllt nur die Datenfelder, die auch im Programm selbst eingegeben werden können.
In der schwarzen Leiste sind die Datenfelder nochmals in Gruppen unterteilt:
- Übersicht: Hier werden Informationen zu Käufer, Verkäufer, Zahlungsart sowie zur Kalkulation angezeigt.
- Details: Darin werden die Informationen zu den einzelnen Positionen angezeigt.
Hier werden nur die Positionsarten "Produkt" und "Manuell" aufgenommen. (siehe auch "Positionen")
- Zusätze: Hier werden ebenfalls Informationen zum Käufer und Verkäufer angezeigt; zusätzlich Meta-Daten bezüglich einer Maßnahmeanmeldung über EMAW Elektronische Maßnahmeabwicklung (Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt) Aussprache: emaw, wenn Sie in Ihrer Einrichtung einen Maßnahme darüber abwickeln.
- Anlagen: Hier werden die Unterlagen aufgeführt, die Sie der Rechnung beigefügt haben. (siehe auch "Vorgang bearbeiten")
- Laufzettel: Hier wird die Bearbeitungshistorie dokumentiert. Der Begriff "Laufzettel" rührt daher, dass Mitarbeiter der BA zusätzliche Daten bei der Weiterverarbeitung hinzufügen können.
Wenn Sie mit der Maus über ein Datenfeld fahren, wird ein Tooltipp angezeigt. Darin befindet sich die interne Bezeichnung des Datenfelds. Diese ist eine wichtige Information bei Fehlermeldungen zur Rechnung im Bereich "Prüfbericht", z.B. steht "BT-44" für den Namen des Debitors.
Prüfbericht
Der Prüfbericht wird von einem externen Server validiert, je nach ausgewähltem Rechnungsformat.
In diesem Bereich findet die tatsächliche Validierung statt. Abhängig vom Rechnungsformat, stehen hier andere Informationen. Um welches Rechnungsformat es sich handelt, können Sie im Punkt "Erkannter Dokumenttyp" erkennen.
Unter "Konformitätsprüfung" werden die Validierungsergebnisse als Übersicht und im Detail angezeigt. Insbesondere die Ergebnisse im Detail zeigen fehlende Daten auf, die z.B. eine Zurückweisung des Dokuments empfehlen:
Unter "Validierungsergebnisse im Detail" wird angezeigt welches Datenfeld fehlt oder fehlerhaft ist. Im Fehlertext wird die betroffene interne Bezeichnung erwähnt. In diesem Beispiel heißt es: "Das Element 'Buyer reference' (BT-10) muss übermittelt werden.". Mit "Buyer reference" ist die sog. "Leitweg-ID Damit eine XRechnung korrekt vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger zugestellt werden kann, muss der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert werden. Die Leitweg-ID dient zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers. Durch die eindeutige Adressierung mittels Leitweg-ID ist nicht nur die Identifikation des Rechnungsempfängers möglich, sondern auch die Weiterleitung der eingegangenen Rechnungen über den zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) hin zu den angeschlossenen Verwaltungseinheiten und den darin aufgebauten Rechnungsfreigabesystemen. Ähnlich erfolgt auch die Zustellung auf Länderebene bzw. im kommunalen Bereich." gemeint. Dies können Sie auch in der "Rechnungsansicht" prüfen, wenn Sie mit der Maus über das Datenfeld "Leitweg-ID" fahren. Der Tooltipp zeigt die interne Bezeichnung an.
Unter "Inhalt des Rechnungsdokuments" wird die gesamte Struktur der XML-Datei angezeigt. Die fett hervorgehobenen Daten sind die unter "Vorgang bearbeiten" und "Positionen" eingegebenen Daten. Hier können Sie auch überprüfen, ob die in Textfeldern eingegebenen Platzhalter korrekt umgewandelt wurden:
Am Ende des Prüfberichts steht, womit die Rechnung validiert wurde. In diesem Beispiel der KoSIT Koordinierungsstelle für IT-Standards (Bremen) Validator:
Wurde eine Rechnung als konform validiert, wird das auch im Prüfbericht positiv angezeigt:
Des Weiteren können Sie im Aktionsmenü einige Vorgänge aus anderen Vorgängen generieren:
- Rechnung aus Angebot generieren
- Rechnung aus Auftragsbestätigung generieren
- Gutschrift aus Angebot generieren
- Auftragsbestätigung aus Angebot generieren
In diesem Programmbereich können Sie für jeden Vorgangstyp Standard-Texte hinterlegen. Obiges Beispiel zeigt Standard-Text, die in Ausgangsrechnungen verwendet werden.
Für jede Vorgangsart können Sie nur eine Standardtext-Art konfigurieren. Haben Sie eine Standardtext-Art für eine Vorgangsart bereits konfiguriert, können Sie diese beim Hinzufügen einer neuen Standardtextes nicht mehr auswählen.
- Starten Sie die
Dies öffnet ein Bearbeitungsfenster:
- Konfigurieren Sie den Standardtext
- Vorgangsart: Wählen Sie hier die Vorgangsart aus, für die Sie den Standardtext konfigurieren möchten.
- Art: Hier können Sie die Standardtext-Art auswählen, dem Sie einen Inhalt hinzufügen möchten.
Standard-Betreff, -Text und -Fußtext werden in den Vorgangstexten verwendet.
Standard-Mail-Betreff sowie -Text werden für E-Mails verwendet. Im Programmbereich "Rechnungsschreibung" können Sie mit der
können Sie verarbeitete Vorgänge mit Ihrem Standard-E-Mail-Programm versenden.
Nummernkreis können Sie verwenden, wenn Sie die Nummerierung der Rechnungen selbst festlegen möchten.
Die Verwendung eines eigenen Nummernkreises müssen Sie jedoch vor der ersten Rechnungsverarbeitung entscheiden.
- Wert: Hier können Sie den Inhalt der Standardtexte eingeben. Auch "Platzhalter" können Sie hier verwenden.
- Speichern Sie die Standardtext-Konfiguration mit der Bestätigen-Schaltfläche.
- Der Standardtext wird dann in die Standard-Vorgangsdaten aufgenommen.
Um einen Standardtext zu bearbeiten, markieren Sie den zu bearbeitenden Standardtext und starten Sie die
Dies öffnet das Bearbeitungsfenster wie unter "Standardtext hinzufügen":
Um einen Standardtext zu löschen, markieren Sie den zu löschenden Standardtext und starten Sie die
Bestätigen Sie den Löschvorgang mit "Ja" oder brechen Sie Ihn ab mit "Nein".
- Auswahl Vorlagengruppen: Dieses Dropdown beinhaltet alle hinzugefügten Vorlagengruppen. Von hier aus können Sie auch eine "Vorlagengruppe erstellen".
- Inhalte der ausgewählten Vorlagengruppe: Wenn Sie eine Vorlagengruppe ausgewählt haben, werden hier die Vorlagen angezeigt.
- Aus Vorlage erzeugte Belege:
Rechnungsvorlagen dienen dazu bestimmten Vorgangsarten eine Standard-Struktur festzulegen. Auch die Verwendung der Platzhalter ist hier möglich bzw. sie müssen sogar verwendet werden, damit insbesondere bei Sammelrechnungen der richtige Kontext eingefügt wird.
Rechnungsvorlagen sind zum Generieren von AGH-Rechnungen unverzichtbar, weshalb die nachfolgende Anleitung an den Prozess zur Erstellung von AGH Arbeitsgelegenheiten (Verfahrenszweig 06)-Rechnungen/Gutschriften angelehnt ist. Das hier erläuterte Prinzip kann jedoch auch auf alle Rechnungen angewandt werden
Um eine Vorlagengruppe hinzuzufügen, klicken Sie die Auswahl Vorlagengruppen auf das grüne PLUS-Symbol.
Daraufhin erscheint das Dialogfeld "Gruppe hinzufügen".
- Bezeichnung: Geben Sie hier die Bezeichnung der Vorlagengruppe ein.Rot markierte Datenfelder mit Ausrufezeichen () sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein bzw. keinen Strich beinhalten ().
- Vorgangsart: Geben Sie hier an, welche Vorgangsart die Vorlagen haben.
Achten Sie auf die korrekte Vorgangsart, besonders wenn Sie Rechnungen exportieren möchten.
- Letzte Ausführung: Geben Sie hier das Datum der letzten Ausführung ein. Machen Sie diese Angabe nur bei Rechnungen, die regelmäßig zu einem bestimmten Datum automatisch verarbeitet werden sollen.
Verarbeitete Rechnungen können nicht mehr geändert und müssen mit einer Stornorechnung ggfs. -buchung korrigiert werden.
- Bemerkungen: Geben Sie hier zusätzliche Informationen für Benutzer an.
Klicken Sie auf die Bestätigen-Schaltfläche, um die Vorlagengruppe hinzuzufügen.
Für AGH-Rechnungen müssen Sie je eine Vorlagengruppe für die Vorgangsarten "Ausgangsrechnung" und "Gutschrift" anlegen.
Um eine Vorlage hinzuzufügen, wählen Sie zuerst die gewünschte Vorlagengruppe aus und starten danach die
Wie beim Schreiben einer Einzelrechnung auch, werden Sie aufgefordert einen Debitor/Kreditor auszuwählen. Wählen Sie nur einen aus, wenn Sie regelmäßig Rechnungen an einen ständigen Debitor/Kreditor schreiben.
Im Fall der AGH-Rechnungen müssen Sie "keine Vorauswahl" klicken. Der Debitor wird vom Auftrag bezogen, dem ein Debitorenkonto als Referenznummer hinterlegt werden muss. Kreditoren können Kontonummern enthalten; haben sie dies nicht, wird das Sammelkonto für Kreditoren genommen.
Die angezeigte dargestellte Ansicht ist dieselbe wie unter "Übersicht".
Vorgang bearbeiten
Alle Datenfelder sind unter dem Menüpunkt "Vorgang bearbeiten" erläutert. Wenn Sie die Vorlage für AGH-Abrechnungen verwenden, beachten Sie nachfolgend die gesonderten Einstellungen:
Bei einer (Sammel-)Rechnung
- Bezugsart: Wählen Sie hier die Bezugsart "A" aus.
- Betreff: Geben Sie hier den Platzhalter #Auftrag.Anzeigename ein. Wenn Sie diese Vorlage im Auftrag angeben, wird der Anzeigename des Auftrags verwendet.
Bei einer (Einzel-)Gutschrift
- Bezugsart: Wählen Sie hier die Bezugsart "Tn" aus.
- Betreff: Geben Sie hier "Auszahlung #Tn.Auftrag.Anzeigename #Tn.Nr(BA-Nr.)" ein.
- Einleitender Text: Sie können folgende Platzhalter für den einleitenden Text verwenden #Tn.Geschlecht("Sehr geehrter", "Sehr geehrte") #Tn.Name.Anrede #Tn.Name.Nachname,
Positionen
Wie Sie Positionen einfügen, wird unter "Positionen" erläutert.
Wenn Sie die Vorlage für AGH-Abrechnungen verwenden, beachten Sie nachfolgende Besonderheiten:
Bei einer (Sammel-)Rechnung
- Alle teilnahmeabhängigen Beträge werden von der AGH-Monatsabrechnung automatisch beim Generieren der Rechnung bezogen. Eine Ausnahme bildet hier die Mkp Maßnahmekostenpauschale.
- Verwenden Sie für alle Positionen die Art "Produkt" und wählen Sie das Produkt aus.
- Bei allen Positionen, die sich auf Tn beziehen (Mae Mehraufwandsentschädigung, Fk Fahrkosten, Vorleistungen), müssen Sie den Bezug "Tn" auswählen.
- Bei allen Positionen, die sich nicht auf Tn beziehen (Mkp u.Ä.), müssen Sie keinen weiteren Bezug auswählen.
Es ist jedoch empfehlenswert solch eine Position am Anfang oder am Ende der Rechnung zu platzieren, damit die Auflistung der Tn-Positionen nicht unterbrochen wird.
- Für AGH-Abrechnungen<Qualli.life-Version 16.3.1: Geben Sie bei jeder Position die richtige Kontonummer an. Diese müssen in den Auftragsstammdaten hinterlegt sein (siehe auch "AGH-Abrechnungsdaten"), ggfs. müssen Sie eine Kostenstelle angeben.
Mit der Qualli.life-Version 16.3.1 ist diese Angabe obsolet, da das Konto oder die Kostenstelle aus dem ausgewählten Produkt bezogen wird (siehe auch "AGH: Rechnungsschreibung").
So könnten die Belegpositionen für Sammelrechnungen aussehen:
Beim Generieren dieser (Sammel-)Rechnung, werden alle Tn-Positionen durch die Daten der eingebuchten Tn ersetzt und untereinander aufgelistet, vorausgesetzt deren Abrechnung wurde von der BA akzeptiert. Am Ende steht dann die Maßnahmepauschale; die einzige Tn-unaghängige Position.
Bei einer (Einzel-)Gutschrift
- Hier werden nur teilnahmeabhängige Positionen eingefügt; i.d.R. Mae und Fk.
- Alle teilnahmeabhängigen Beträge werden von der AGH-Monatsabrechnung automatisch beim Generieren der Rechnung bezogen. Eine Ausnahme bildet hier die Mkp.
- Verwenden Sie für alle Positionen die Art "Produkt" und wählen Sie das AGH-Produkt im gleichnamigen Datenfeld aus.
- Da als übergeordneter Bezug unter "Vorgang bearbeiten" bereits "Tn" ausgewählt wurde, übernimmt Qualli.life dies auch für alle hier hinzugefügten Positionen.
- Für AGH-Abrechnungen <Qualli.life-Version 16.3.1: Geben Sie bei jeder Position die richtige Kontonummer an. Diese müssen in den Auftragsstammdaten hinterlegt sein (siehe auch "AGH-Abrechnungsdaten"), ggfs. müssen Sie eine Kostenstelle angeben.
Mit der Qualli.life-Version 16.3.1 ist diese Angabe obsolet, da das Konto oder die Kostenstelle aus dem ausgewählten Produkt bezogen wird (siehe auch "AGH: Rechnungsschreibung").
So könnten die Belegpositionen für Einzelgutschriften aussehen:
Beim Generieren der (Einzel-)Gutschriften werden alle Daten durch die eingebuchten Tn ersetzt und für jeden Tn eine Gutschrift erstellt; vorausgesetzt die Auszahlung wurde von der BA akzeptiert.