Reisekosten einer Person abrechnen

Wenn Sie eine Person in der Kostenliste ausgewählt und dessen Abrechnung geöffnet haben, wird die Ihnen die Übersicht angezeigt (siehe auch "Teilnehmer zur Abrechnung hinzufügen").

  • Abrechnungszeitraum: Legen Sie hier den individuellen Reisezeitraum der Abrechnung fest.
  • Anzahl der Arbeitstage: Wird automatisch aus dem Abrechnungszeitraum berechnet, wenn Sie das grüne Aktualisierungssymbol klicken.

    Wenn Sie den Abrechnungszeitraum angeben, werden im Feld "Anzahl der Arbeitstage" auch Wochenenden mitgezählt.

Auf den Unterseiten (blaue Kacheln) erfassen Sie

In diesem Untermenü können Sie sämtliche Fahrtkosten für jedes Beförderungsmittel anlegen und bearbeiten.

Neue Fahrtkosten hinzufügen
  1. Nutzen Sie das Aktionsmenü oder rechtsklicken Sie auf einen Eintrag und wählen Sie "Fahrtkosten hinzufügen" bzw. "Neue Fahrtkosten hinzufügen".

    Es öffnet sich das Fenster "Neue Kosten"

  2. Füllen Sie die Datenfelder aus. Nachfolgend sind die einzelnen Datenfelder erläutert.
    • Bezeichnung: Wählen Sie hier aus einer Liste von Bezeichnungen die richtige aus. Die rote Umrandung zeigt an, dass dieses Feld nicht leer sein darf.

    • Beförderungsmittel: Wählen Sie das dazugehörige Beförderungsmittel für die jeweiligen Fahrtkosten.

    • Zeitraum: Geben Sie hier den Zeitraum an, an dem das Beförderungsmittel genutzt wurde.
    • Anzahl: Wird automatisch aus dem angegebenen Zeitraum errechnet und kann nicht manuell geändert werden.
    • Strecke: Geben Sie hier die dokumentierte Strecke an.
    • Einzelpreis: Dieses Feld wird aus den Angaben der Reisekostenliste entnommen und kann auch dort geändert werden (siehe auch "Kostenliste erstellen" und "Kostenliste bearbeiten").
    • Bemerkungen: Hier können Sie Bemerkungen oder sonstige Informationen eingeben.
  3. Speichern Sie Ihre Eingaben mit der Bestätigen-Schaltfläche.
Fahrtkosten bearbeiten
  1. Doppelklicken Sie auf den zu bearbeitenden Eintrag. Alternativ können Sie auch das Aktionsmenü nutzen oder rechtsklicken Sie auf den zu bearbeitenden Eintrag und wählen Sie "Fahrtkosten bearbeiten".

    Es öffnet sich das Fenster "Kosten bearbeiten".

  2. Führen Sie Änderungen an den gewünschten Datenfeldern durch und klicken Sie ggfs. auf die Taschenrechner-Schaltfläche, um die Werte neu zu berechnen.
  3. Speichern Sie Ihre Änderungen mit der Bestätigen-Schaltfläche.
Fahrtkosten löschen
  1. Nutzen Sie das Aktionsmenü oder rechtsklicken Sie auf den zu löschenden Eintrag und wählen Sie "Fahrtkosten löschen".

    Sie erhalten einen Warnhinweis zum Löschvorgang.

  2. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit "Ja" oder brechen Sie ihn ab mit "Nein".

In diesem Untermenü können Sie die Verpflegungskosten anlegen und bearbeiten.

Neue Verpflegungskosten hinzufügen
  1. Nutzen Sie das Aktionsmenü oder rechtsklicken Sie auf einen Eintrag und wählen Sie "Fahrtkosten hinzufügen" bzw. "Neue Fahrtkosten hinzufügen".

    Es öffnet sich das Fenster "Neue Kosten".

  2. Füllen Sie die Datenfelder aus. Nachfolgend sind die einzelnen Datenfelder erläutert.
    • Bezeichnung: Wählen Sie hier aus einer Liste von Bezeichnungen die richtige aus. Die rote Umrandung zeigt an, dass dieses Feld nicht leer sein darf.

    • Zeitraum: Geben Sie hier den Zeitraum der Verpflegung an, ggfs. mit genauer Uhrzeit. Diese Datenfelder können Sie auch mit der ENTFERNEN-Schaltfläche leeren.

    • Ganztägig: Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn Sie einen genauen Zeitraum angeben. Sie können die Tage auch manuell eingeben, wenn Sie die Zeiträume entfernt haben.
    • An-/Abreise: Geben Sie hier die gesamten Tage für An- und/oder Abreise ein.
    • o. Übernachtung: Geben Sie hier die Tage ohne Übernachtung an.
    • Preis: Der Preis wird automatisch aus Ihren Eingaben und der eingestellten Verpflegungsart berechnet (siehe auch "Kostenliste erstellen").
    • Bemerkungen: Hier können Sie Bemerkungen oder sonstige Informationen eingeben.
  3. Speichern Sie Ihre Eingaben mit der Bestätigen-Schaltfläche.
Verpflegungskosten bearbeiten
  1. Doppelklicken Sie auf den zu bearbeitenden Eintrag. Alternativ können Sie auch das Aktionsmenü nutzen oder rechtsklicken Sie auf den zu bearbeitenden Eintrag und wählen Sie "Verpflegungskosten bearbeiten".

    Es öffnet sich das Fenster "Kosten bearbeiten".

  2. Führen Sie Änderungen an den gewünschten Datenfeldern durch und klicken Sie ggfs. auf die Taschenrechner-Schaltfläche, um die Werte neu zu berechnen.
  3. Speichern Sie Ihre Änderungen mit der Bestätigen-Schaltfläche.
Verpflegungskosten löschen
  1. Nutzen Sie das Aktionsmenü oder rechtsklicken Sie auf einen Eintrag und wählen Sie "Verpflegungskosten löschen".

    Sie erhalten einen Warnhinweis zum Löschvorgang.

  2. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit "Ja" oder brechen Sie ihn ab mit "Nein".