In diesem Programmbereich können Sie Aufträge/Maßnahmen ändern und weitere Angaben hinzufügen.

• Produkt: Hier können Sie einem Auftrag ein Produkt zuweisen, das mehrere Zwecke erfüllen kann. Im Auftrag wird dies jedoch insbesondere für AsA flex verwendet.
• Auftragstyp: Hier steht der beim Anlegen ausgewählte Auftragstyp. Diese Angabe entscheidet insbesondere über die Form der LuV, sobald Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme. in diesen Auftrag eingebucht werden. Auch bestimmt der Auftragstyp, ob zur Maßnahme auftragsspezifische Daten erfasst werden müssen.
• Leistungstitel: Geben Sie hier die offizielle Bezeichnung der Maßnahme ein.
• Anzeigename: Geben Sie hier die für Ihre Einrichtung typische Bezeichnung ein.
• Gesetzl. Grundlage: Geben Sie hier die gesetzl. Grundlage ein, auf die der Auftrag basiert.
• Auftragsdatum: Das Datum, an dem dieser Auftrag angelegt wurde.
• Durchf.-Zeitraum: Falls nicht bereits im Auftragsassistent angegeben, können Sie hier den Durchführungszeitraum ändern.
• Durchf.-Standort: Falls nicht bereits im Auftragsassistent angegeben, können Sie hier den Durchführungsstandort ändern oder weitere angeben (i.d.R. für Standortwechsel bei Integrationskursen).
• Abschnittsverwendung: Falls nicht bereits im Auftragsassistent konfiguriert, können Sie hier die Verwendung von Abschnitten aktivieren/deaktivieren (siehe auch "Stufen und Abschnitte").

Referenznummern

Mit dem Link "Referenznummer hinzufügen", können Sie eine bestimmte Referenznummer eingeben:

• Aktenzeichen: Ein beliebiges Aktenzeichen; verwenden Sie diese Referenznummer auch für die MRF Maßnahme-Referenznummer, wenn Maßnahmen nicht über die EMAW Elektronische Maßnahmeabwicklung (Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt) Aussprache: emaw-Schnittstelle abgewickelt werden.
• Auftragsnummer: Eine beliebige Nummer, je nach Einsatz dieser Referenznummernart. Beachten Sie, dass im Fall des Auftragstyps "Deutschtest für Zuwanderer" diese Referenznummer die Auftragsnummer des BAMF Bundesamt für Migration und Flüchtlinge beinhalten muss.
• BAMF-Kurskennung: Die bei einem Integrationskurs vom BAMF vergebene Kurskennung.
• BAMF-Kursortkennung: Die bei einem Integrationskurs vom BAMF für den Kursort vergebene Kennung.
• Debitorennummer: Sofern der Kurs buchhalterisch als Debitor behandelt wird, muss hier die dazugehörige Kontonummer erfasst werden.
• Kreditorennummer: Sofern der Kurs buchhalterisch als Kreditor behandelt wird, muss hier die dazugehörige Kontonummer erfasst werden.
• Laufende Losnummer: Die laufende Nummer des Loses, sofern der Auftrag ausgeschrieben wurde. Im Gegensatz zur Losnummer ist die laufende Losnummer nicht immer bekannt und kann leer gelassen werden.
• Losnummer: Die Nummer des Loses, sofern der Auftrag ausgeschrieben wurde.
• Vergabenummer: Die Vergabenummer wird bei Aufträgen, die durch einen Bedarfsträger vergeben wurden, i.d.R. durch den Auftraggeber mitgeteilt.

Bis auf die BAMF-Kennungen bei Integrationskursen und die Auftragsnummer bei Sprachtests sind alle anderen Referenznummern technisch nicht relevant für Qualli.life. Sie können selbst entscheiden, welche der Referenznummern Sie belegen.

Stufen und Abschnitte

Wenn der Auftragstyp Stufen und Abschnitte verwendet, werden die konfigurierten Stufen und Abschnitte hier angezeigt und können bei Bedarf geändert oder gelöscht werden.

Teilnehmerzahlen

Hier können Sie die kleinste und größte Teilnehmerzahl eingeben. Diese Werte werden besonders für Integrationskurse des BAMF benötigt. Weiterhin sehen Sie hier, wie viele Tn tatsächlich aktuell in diesen Auftrag eingebucht sind.

Besondere Ereignisse

In diesem Bereich können Sie absehbaren Unterbrechungen bei der Auftragsdurchführung, wie z.B. Ferien, Feiertage etc. eingeben. Bei Integrationskursen des BAMF werden die Angaben im Rahmen der Kursbeginnmeldung übermittelt. Bei allen anderen Auftragstypen hat diese Information derzeit rein informativen Charakter. Eine Verwendung in späteren Modulen ist vorgesehen.

Wenn Unterbrechungen während der allgemeinen Schulferien stattfinden, genügt es, das entsprechende Kontrollkästchen zu aktivieren.

Um eine Unterbrechung hinzufügen, klicken Sie auf den Link "Ereignis hinzufügen":

• Ereignistyp: Wählen Sie zwischen den Ereignistypen Unterbrechung, Exkursion, Termin, Ereignis oder Meilenstein aus.
• Zeitraum/Datum: Je nach Ereignistyp, können Sie einen Zeitraum oder ein Datum auswählen. Selbstverständlich können Sie auch Ferien als Zeiträume eingeben.
• Zieladresse (Exkursion): Falls Sie das Ziel der Exkursion in einem Adressbuch hinterlegt haben (z.B. Kooperationsbetrieb), können Sie hier die Adresse auswählen.
• Ziel (Exkursion): Rot markierte Datenfelder mit Ausrufezeichen () sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein bzw. keinen Strich beinhalten (). Geben Sie hier das Ziel der Exkursion ein (Mind. 20 Zeichen, max. 50 Zeichen)
• Grund/Bezeichnung: Geben Sie hier den Grund oder die Bezeichnung des Ereignisses ein.
• Bemerkungen: Hier können Sie weitere Informationen zum Ereignis eingeben.

Sie können weitere Ereignisse erfassen, indem Sie einen Eintrag auswählen und auf das PLUS-Symbol klicken; Ereignisse mit dem STIFT-Symbol bearbeiten oder mit dem MÜLLTONNE-Symbol löschen.

Besondere Zusatzleistungen

Diese Angaben wurden aufgrund der Integrationskurse des BAMF hinzugefügt und werden bei der Kursmeldung versendet. Zusatzleistungen sind dem BAMF gegenüber anzugeben. Sie können selbstverständlich auch bei allen anderen Auftragstypen verwendet werden, haben jedoch rein informativen Charakter.

Leistungsbeschreibung

In diesem Datenfeld können Sie die offizielle Beschreibung der Maßnahme eingeben. Selbstverständlich sind auch sonstige Informationen bezüglich der Maßnahme möglich.

Merkmale für Aufträge können ab der Qualli.life-Version 16.6 in diesem gesonderten Untermenü hinzugefügt werden.

Mithilfe des Links "Merkmale Konfigurieren" gelangen Sie zum Konfigurationsbereich der Merkmale. Wählen Sie bei der Konfiguration eines Merkmals als Verwendungszweck "Aufträge".

LiD-Prüfungen

Diese Merkmale wurden bereits konfiguriert und sind nur im Auftragstyp "LiD Einbürgerungstest "Leben in Deutschland". https://www.lebenindeutschland.eu/-Test" verfügbar.

Wenn Sie den Einbürgerungstest "Leben in Deutschland" in Ihrer Einrichtung durchführen, müssen hier Rahmen der Erfassung und Anmeldung ggfs. zusätzliche Daten eingegeben werden. Schon beim Erfassen der LiD-Prüfung, werden Sie auf fehlende Daten hingewiesen. Durch Links werden Sie zu diesem Programmbereich geleitet.

• Raumnummer: Geben Sie hier die Raumnummer an, wo die LiD-Prüfung stattfinden wird. Dieses Datenfeld darf nicht leer sein.
• Lieferadresse: Geben Sie hier die Adresse an, wohin die Prüfungen gesendet werden sollen.

  Standardmäßig wird der Durchführungsstandort als Lieferadresse gemeldet, wenn dieses Datenfeld leer ist.

• Rechnungsadresse: I.d.R. sind Liefer- und Rechnungsadresse dieselben. Falls diese abweichen, geben Sie hier die Rechnungsadresse an.

  Standardmäßig wird der Durchführungsstandort als Rechnungsadresse gemeldet, wenn dieses Datenfeld leer ist.

• E-Mail-Adresse(n): Standardmäßig wird die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners aus der Zuständigkeit des Auftrags gemeldet (Koordinator), sofern dem Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde. Hier können Sie weitere E-Mail-Adressen eingeben.

  Die hier eingegebenen E-Mail-Adressen werden priorisiert, d.h. sobald Sie hier eine E-Mail-Adresse eingeben, wird E-Mail-Adresse des Koordinators überschrieben.

Zu jedem Auftrag können Ablaufpläne hinzugefügt werden. Dabei können Sie individuelle Ablaufpläne erstellen oder abgelegte Ablaufpläne zuordnen (siehe auch "Ablaufpläne"). Diese dienen vorrangig für Einträge im Kursbuch des Auftrags, wenn sich der Eintrag auf einen Abschnitt des Ablaufplans bezieht. Bei einem Eintrag im Kursbuch des Auftrags kann ein hinterlegter Abschnitt als Bezug ausgewählt werden. Thema/Inhalte des Abschnitts werden automatisch mit dem Inhalt des gleichnamigen Textfelds des Eintrags befüllt.

Um dem Auftrag einen Ablaufplan zuzuordnen, starten Sie die

Aktion: Lehr-/Ablaufplan zuordnen

Es öffnet sich eine Liste mit hinterlegten Ablaufplänen.

Wählen Sie den gewünschten Ablaufplan aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl. Der Inhalt des abgelegten Ablaufplans wird in diesen Programmbereich eingefügt.

Sie können diesem Ablaufplan weitere zuordnen und entscheiden, ob Sie die bereits zugeordneten Abschnitte beibehalten oder ersetzt werden sollen. So können Sie Abschnitte aus mehreren Lehr-/Ablaufplänen hinzufügen, ggfs. Abschnitte bearbeiten oder entfernen.

Mit einem Doppelklick, können Sie bereits hinzugefügte Abschnitte ändern

Mit einem Rechtsklicken, können Sie ausgewählte Abschnitte löschen oder weitere hinzufügen.

Wie bei Personen und Personengruppen können Sie auch bei Aufträgen Zuständigkeiten hinterlegen. Die Zuständigkeiten haben Einfluss auf den Personenzugriff. Beachten Sie dabei die Standardeinstellung in Qualli.life (QUALLI-Menü→Sicherheit→Rechte verwalten→Berechtigungsübersicht).

Bei Integrationskursen sind hier zwingend die am Kurs beteiligten, zugelassenen Lehrkräfte, bei Reha-Maßnahmen der DRV Deutsche Rentenversicherung ist der LBR Leistungsklassifikation für die berufliche Rehabilitation Dient der Abbildung von rehabilitandenbezogenen Leistungen im Rahmen der beruflichen Rehabilitation.-Administrator einzugeben.

Um eine Zuständigkeit hinzuzufügen, rechtsklicken Sie auf den Bereich und klicken Sie auf "Zuständigkeit hinzufügen". Wenn bereits Zuständigkeiten hinzugefügt wurden, können Sie auch das PLUS-Symbol bei einer ausgewählten Zuständigkeit klicken.

Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.

• Art der zuständigkeit: Wählen Sie zuerst die Art der Zuständigkeit aus. Folgende Zuständigkeitsarten stehen zur Verfügung:
  • Ansprechpartner (z.B. DRV): Eine Person, die als Ansprechpartner für andere Institutionen oder Personen gilt. Diese Zuständigkeitsart hat derzeit insbesondere Bedeutung für die LBR-Datenübermittlung im Rahmen von Reha-Maßnahmen. Der LBR-Administrator muss mit dieser Art angelegt werden. Es ist empfehlenswert zusätzlich die Bezeichnung "LBR-Administrator" zu vergeben.
  • Controller: Eine oder mehrere Personen, die mit dem Controlling bei dieser Auftragsdurchführung betraut sind.
  • Fachdozent: I.d.R. eine erfahrene und auf einen Fachbereich spezialisierte Lehrperson.
  • Koordinator (Maßnahmeleiter, Kursleiter etc.): I.d.R. eine Person, die als leitende Person bei der Auftragsdurchführung gilt.
  • Lehrkraft (Lehrer, Ausbilder, Dozent etc.): Eine oder mehrere Personen, die als Lehrkräfte im Zuge der Auftragsdurchführung agieren.
    Bei Lehrkräften für Integrationskurse muss in den Stammdaten der entsprechenden Lehrkraft zusätzlich die BAMF-Kennung hinterlegt werden.
  • Sonstige Fachkraft: Andere Personen, die nicht in die o.a. Zuständigkeitsarten passen. Im Feld Bezeichnung können Sie die Art spezifizieren.
  • Sozialpädagogische Begleitung: Diese Zuständigkeit wird i.d.R. auf einzelne Personen angewandt. Standardmäßig hat diese Zuständigkeit keinen Zugriff auf die im Auftrag eingebuchten Tn und kann in der Rechteverwaltung konfiguriert werden.
  • Verwaltungsfachkraft: Eine oder mehrere Personen, die mit der Verwaltung betraut sind.
• Bezeichnung: Wenn Sie intern bestimmte Bezeichnungen verwenden, können Sie diese hier angeben, die auch in der Zuständigkeitsliste angezeigt wird.
• Verknüpfter Benutzer: Wählen Sie hier den zuständigen Benutzer aus.
• Zeitraum: Geben Sie ggfs. einen Zeitraum an, innerhalb dessen die Zuständigkeit gilt; wurde der Zeitraum überschritten wird die Zuständigkeit deaktiviert. Diese Angabe hat Auswirkungen auf den Zugriff auf die im Auftrag eingebuchten Tn.
• Zuständigkeit aktiviert/deaktiviert: Gibt an, ob die Zuständigkeit derzeit aktiviert ist oder nicht. Wenn Sie einen Zeitraum angegeben haben, wird die Zuständigkeit nach Ablauf des Zeitraums deaktiviert.

Wenn mehr als zehn Zuständigkeiten in diesem Bereich hinzugefügt wurden, ändert sich die Ansicht zum Tabellen-Layout die Gestaltung eines Objekts; ursprünglich aus der Drucktechnik: Texte und Bilder wurden auf einer Seite so arrangiert, dass es ein stimmiges Gesamtbild entsteht. Im IT-Bereich wird meist die konsistente Visualisierung von Programmbereichen bezeichnet. Qualli.life nutzt z.B. zwei vorherrschende Layouts: Formular- und Tabellen-Layout. Damit erhalten Sie dann Zugang zu Sortierungs- und Filterfunktionen (siehe auch "Tabellen verwenden und anpassen")

Mehrere Zuständigkeiten auf mehrere Aufträge kopieren

Wenn Sie mehrere Zuständigkeiten auf mehrere Aufträge kopieren möchten, drücken Sie die Strg-Taste, halten diese gedrückt und wählen Sie die zu kopierenden Zuständigkeiten aus (Tabellen- oder Formular-Layout).

Rechtsklicken Sie auf einen beliebigen Eintrag und wählen Sie "Zuständigkeit(en) kopieren..."

Zusätzlich werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie dabei sind mehrere Zuständigkeiten auf einen oder mehrere Aufträge zu kopieren. Bestätigen Sie den Hinweis, wenn dieser richtig ist.

Im Anschluss öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie einen oder mehrere Aufträge auswählen können, in der die Zuständigkeit(en) übertragen werden soll.

Durch einen Hinweis, werden Sie über die erfolgreiche Übertragung informiert. Bestätigen Sie diesen mit der OK-Schaltfläche.

Arbeitszeitregelungen können auf drei Ebenen erfasst werden:

1. auf Mandantenebene
   Die hier erfassten Arbeitszeiten gelten für alle Maßnahmen und die darin eingebuchten Tn, für die keine andere Regelung gilt.
   ORGANISATION→Stammdaten→Arbeitszeiten
2. auf Auftrags- bzw. Maßnahmeebene
   Diese Arbeitszeiten gelten nur für die Tn, die in diesem Auftrag bzw. dieser Maßnahme eingebucht sind, für die keine andere Regelung gilt. Diese Konfiguration steht für Mitarbeiter nicht zur Verfügung.
   ORGANISATION→Auftrag bearbeiten→Arbeitszeiten
3. auf Tn- bzw. Mitarbeiterebene
   Diese Arbeitszeiten gelten nur für den betroffenen Tn oder Mitarbeiter.
   TEILNEHMER→Teilnahmeverlauf→Arbeitszeiten
   ODER
   MITARBEITER→Arbeitsverhältnis→Arbeitszeiten

In den Ebenen zwei und drei ist standardmäßig die übergeordnete Arbeitszeitregelung eingestellt, zu erkennen am durchgestrichenen UHR-Symbol und an der Erläuterung. Wenn Sie eine individuelle Arbeitszeit einstellen möchten, klicken Sie auf das durchgestrichene UHR-Symbol:

Mit dem STIFT-Symbol können Sie die Arbeitszeit schließlich konfigurieren. Es erscheint folgendes Dialogfenster:

• Gültigkeit: Geben Sie für diese Arbeitszeitregelung bei Bedarf einen Gültigkeitszeitraum ein. Dies ist jedoch nur notwendig, wenn Sie planen mehrere Arbeitszeitregelungen hinzuzufügen.
• Arbeitszeitform: Geben Sie hier die möglichen Arbeitszeitformen ein.

  

• Stunden pro Woche: Geben Sie hier die Arbeitsstunden pro Woche ein.
• Bemerkungen: Hier können Sie weitere Informationen zur Arbeitszeitregelung eingeben.
• Arbeitszeiten: In diesem Bereich können Sie die Arbeitszeiten pro Wochentag konfigurieren. Wenn Sie regelmäßige Arbeitszeiten verwenden, können Sie pro Wochentag nur eine Start- und Endzeit eingeben.

  Wenn Sie unregelmäßige Arbeitszeiten verwenden, können Sie pro Wochentag mehrere Start- und Endzeiten eingeben.

  

  Hier können Sie den Wochentag auswählen und die Uhrzeiten eintragen. Weitere Wochentage fügen Sie hinzu, indem Sie die Maus über einen vorhandenen Wochentag bewegen und auf die PLUS-Schaltfläche klicken:

  

  

  Alle Wochentage haben die gleichen Uhrzeiten. Wenn die Arbeitszeit nicht regelmäßig ist, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Regelmäßige Arbeitszeiten". Sie können nun bei jedem Wochentag andere Zeiten hinterlegen.

  Wenn es bestimmte Ausnahmen von den Regelarbeitstagen gibt, können Sie auch diese hinzufügen. Betätigen Sie den Link "Ausnahme hinzufügen":

  

  Es erscheint auch hier eine neue Zeile:

  

  Geben Sie an, an welchem Tag die Arbeitszeit wie abweicht.

  Die Arbeitszeitregelungen werden bei AGH Arbeitsgelegenheiten (Verfahrenszweig 06)-Maßnahmen verwendet, um die Wochenstunden zu ermitteln. Eine genaue Erfassung der Uhrzeiten ist hierfür nicht erforderlich. Sollten Sie die Zeiterfassung verwenden wollen, ist es sinnvoll, jedoch nicht zwingend erforderlich, die Arbeitszeitregelungen so genau wie möglich einzugeben.

Sollten sich die Arbeitszeiten ändern, wie z.B. bei einem Wechsel von Vollzeit in den Schichtbetrieb, muss eine neue Arbeitszeitregelung hinzugefügt werden.

Löschen oder Überschreiben Sie nicht einfach Arbeitszeitregelungen, die schon einmal Gültigkeit hatten, sondern legen Sie neue Arbeitszeitregelungen an.

Um eine neue Arbeitszeitregelung hinzuzufügen, klicken Sie auf die PLUS-Schaltfläche:

Es erscheint dasselbe Dialogfenster zum Bearbeiten der Arbeitszeit:

Nachdem Sie die neu hinzugefügten Arbeitszeiten konfiguriert haben, erscheint die zusätzliche Arbeitszeitregelung darunter.

Sofern mehr als eine Arbeitszeitregelung vorhanden ist, ist der Gültigkeitszeitraum von essentieller Bedeutung. Dieser muss so eingegeben werden, dass eindeutig ist, in welchem Zeitraum welche Regelung greift.

Teilnahmedokumentation

Ende Nachbearbeitung: Diese Einstellung legt fest, ob Dokumentationsbereich gesperrt wird oder schreibgeschützt geöffnet werden darf.

Beendigungsgründe: Diese Einstellung reduziert die Auswahlliste im Programmbereich QUALIFIZIERUNG→Ergebnisse für Beendigungsgründe. Wenn Sie das Datenfeld mit der Pfeiltaste aufklappen, erscheinen Auswahlmöglichkeiten, die kombinierbar sind.

Verbleibsgründe: Diese Einstellung reduziert die Auswahlliste im Programmbereich QUALIFIZIERUNG→Ergebnisse für Verbleibsgründe. Wenn Sie das Datenfeld mit der Pfeiltaste aufklappen, erscheinen Auswahlmöglichkeiten, die kombinierbar sind.

Beendigungs- und Verbleibsgründe müssen vorher in "Voreinstellungen für Auswahllisten" konfiguriert worden sein. Gehen Sie nicht leichtfertig mit dieser Einstellung um und konfigurieren Sie auftragsabhängige Gründe bevor Tn eingebucht werden. Eine nachträgliche konfiguration mit eingebuchten Tn kann bereits erfasste Gründe in Ergebnissen entfernen und sich negativ auf die LuV Leistungs- und Verhaltensbeurteilung auswirken.

Lokale Dokumente

Die lokale Dokumentenbibliothek ermöglicht die Ablage von Dokumenten im Dateisystem des PC bzw. auf einen Fileserver. Standardmäßig werden die dazugehörigen Pfadangaben in den lokalen Einstellungen konfiguriert und gelten dann für diesen PC.

Wenn Sie diesen Pfad maßnahmespezifisch ändern möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Auftragsabhängigen Dateipfad für lokale Dokumente verwenden":

In die drei erscheinenden Textfelder geben Sie die Pfadangaben ein. Dokumente zu Tn, die in dieser Maßnahme eingebucht sind, werden dann in den hier eingegebenen Pfaden gespeichert.

Schnittstellen

Wenn Sie Aufträge über eine Schnittstelle abwickeln und übermitteln, wird hier die entsprechende Schnittstelle ausgewählt.

• BA Bundesagentur für Arbeit EMAW: Diese Auswahl wird automatisch durch die Zuweisung im EMAWPostfach ausgewählt. Zusätzlich erscheint auf dieser Seite ein weiterer aufklappbarer Bereich "Auftragsstammdaten".
• LBR-Datenübermittlung: Wenn Sie Leistungen über die LBR-Schnittstelle übermitteln möchten, müssen Sie vor der Übermittlung diese Auswahl aktivieren ().
• BAMF InGe-Online Integrationsgeschäftsdatei-Online (ein Verfahren zum Datenaustausch zwischen dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge und Trägern von Integrationskursen): Diese Auswahl wird automatisch durch die erste Anmeldung eines IntK Integrationskurs über die BAMF-Schnitstelle ausgewählt.
• BA KURSNET: Wenn Sie Aufträge, insbesondere IntK, im KURSNET veröffentlichen möchten, müssen Sie diese Option aktivieren. Zusätzliche erscheint auf dieser Seite ein weiterer aufklappbarer Bereich "KURSNET". Darin können Sie ein hinterlegtes KURSNET-Konto (siehe auch "KURSNET-Konten hinterlegen") auswählen, um den Auftrag im KURSNET-Portal veröffentlichen zu können. Zuvor muss der Auftrag im Programmbereich "Marketing (KURSNET)" für die Veröffentlichung bearbeitet werden.

EMAW-Einstellungen

Anzeigen

Diese Einstellungen bestimmen die Sichtbarkeit von Zusatzdaten bestimmter Maßnahmen im Programmbereich "Teilnahme". Bei Maßnahmen, die über die EMAW abgewickelt werden, wird automatisch das entsprechende Häkchen gesetzt und auch mit Daten über die Schnittstelle befüllt.

Diese Zusatzangaben können bei Bedarf auch für andere Auftragstypen genutzt werden, indem Sie die Sichtbarkeit hier aktivieren.

EMAW-relevante Angaben

Bei Maßnahmen, die die EMAW der BA nutzen, müssen folgende Angaben erfasst werden.

• Maßnahmenummer(n): Träger- und Maßnahmereferenznummern (siehe auch "")
• Anwesenheit senden: Wenn aktiviert, werden die Anwesenheiten fristgerecht automatisch an die BA übermittelt. Es ist i.d.R. erforderlich, dass diese Einstellung aktiviert ist.
  (siehe auch "Anwesenheit").
• Fehlzeiten senden: Wenn aktiviert, werden die Wochenfehlzeiten fristgerecht automatisch an die BA übermittelt. Einige Maßnahmetypen benötigen die Wochenfehlzeiten, bei anderen sollen diese nicht übermittelt werden. Näheres hierzu entnehmen Sie dem fachlichen Infopaket bzw. Ihren Vertragsunterlagen zur Maßnahme.
  (siehe auch "Wochenfehlzeiten").

EMAW-Maßnahme anmelden

Für den korrekten Ablauf muss zu jeder Maßnahme eine Maßnahmenummer hinterlegt werden (siehe auch "Initialisierung der EMAW-Datenübertragung").

Um diese bei der Maßnahme zu hinterlegen, klicken Sie auf "Maßnahme anmelden":

Der Verfahrenszweig, der bereits beim Anlegen der Maßnahme eingegeben wurde, ist automatisch ausgewählt und sollte normalerweise nicht geändert werden. Die Maßnahmenummer erhalten Sie von der BA per E-Mail oder per Post.

Da hier bisher keine einheitliche Schreibweise existiert, akzeptiert der Assistent die Maßnahmenummer in verschiedenen Formaten. Die unterschiedlichen Formate können auch durch Platzhalter ausgegeben werden (siehe auch "Platzhalter").

• Maßnahmenummer mit Trennzeichen
  z.B. 123/5/14, wobei 123 die Agenturnummer, 5 eine laufende Nummer und 14 das Maßnahmejahr ist.
• Erweiterte Maßnahmenummer mit Trennzeichen
  z.B. 123/5/1/14, wobei die zusätzliche 1 vor dem Jahr die sogenannte Quelle ist.
• Erweiterte Maßnahmenummer mit Trennzeichen und vertauschtem Jahr-Quelle
  z.B. 123/5/14/1, wobei die zusätzliche 1 am Ende die sogenannte Quelle ist.
• Erweiterte Maßnahmenummer ohne Trennzeichen
  z.B. 1235114; diese wird vom Assistenten erkannt. Es ist jedoch darauf zu achten, dass die Quellen-Nummer enthalten sein muss. Ansonsten wird die Nummer falsch interpretiert.
• (erweiterte) Maßnahmenummer mit Trennzeichen und Verfahrenszweig
  z.B. 123/5/14/06 oder 123/5/1/14/06; der Verfahrenszweig muss am Ende stehen

Sollten Ihnen andere Formate durch eine Agentur für Arbeit oder ein Jobcenter übermittelt werden, kontaktieren Sie bitte den Support.

Wenn Sie nach der Eingabe in einen Bereich des Assistenten klicken, wird die Nummer geprüft. Es sind hier zwei Ergebnisse möglich:

Ein positives Ergebnis zeigt einen grünen Hinweistext an. Die Maßnahmenummer wurde so formatiert, dass Sie dem in Qualli.life verwendeten Standardformat entspricht. Wenn der Verfahrenszweig Bestandteil Ihrer Eingabe war, wurde dieser Teil der Nummer entfernt.

Prüfen Sie die Nummer nach folgenden Kriterien:
Die ersten 3 Ziffern sind die Dienststellennummer der Agentur für Arbeit bzw. des Jobcenters. Die letzten beiden Ziffern sind das zweistellige Maßnahmejahr (i.d.R. das Jahr der Vergabe). Die Vorletzte Ziffer "Quelle" ist i.d.R. eine 1, wurde aber auch schon als 0 oder 5 vergeben. Sollten die Ziffern von diesen Vorgaben abweichen, kontaktieren Sie den Support oder warten Sie zwei Tage und prüfen Sie den Status dieser Maßnahmenunmmer (siehe unten).

Wenn das Format der Nummer nicht erkannt wurde, erscheint ein negatives Ergebnis mit rotem Hinweistext:

Prüfen Sie, ob Ihre Eingabe gemäß dem Schreiben der BA/JC korrekt eingegeben wurde. Setzen Sie sich im Zweifel mit dem Support in Verbindung. Bei einem positiven Ergebnis ist die "Weiter"-Schaltfläche aktiviert. Klicken Sie darauf:

Auf dieser Seite entscheiden Sie, ob die Maßnahme durch Ihre Unternehmen allein oder innerhalb einer Bietergemeinschaft durchgeführt wird.

Wenn Ihr Unternehmen der Maßnahmeträger ist, sind keine weiteren Angaben erforderlich.

Die Maßnahme wird in einer Bietergemeinschaft durchgeführt

Wenn die Maßnahme innerhalb einer Bietergemeinschaft durchgeführt wird, erscheint folgende Seite:

Hier wird nun gefragt, wer der Hauptbieter ist.

Wir sind der federführende Bieter (Hauptbieter)

Wenn Ihr Unternehmen der Hauptbieter ist, erscheint folgende Seite:

Wählen Sie die korrekte Situation aus. Im nächsten Dialogfenster haben Sie die Möglichkeit Informationen zum Nebenbieter einzugeben.

Wir sind Nebenbieter

Wenn Sie Nebenbieter sind, erscheint folgende Seite:

Wählen Sie auch hier die Situation aus, die Ihre Lage am besten beschreibt. Am Ende dieses Assistenten erhalten Sie eine Kurzanalyse, die besagt, ob die automatisierte Anmeldung Ihrer Maßnahme möglich ist oder nicht.

Wenn hier ein Textfeld erscheint, ist eine Anmeldung möglich und Sie können weitere Informationen eingeben. Geben Sie Informationen zur Konstellation der Bietergemeinschaft ein.

Klicken Sie anschließend auf "Fertigstellen". Die Nummer erscheint, wenn sie nicht abgelehnt wurde, in der Liste der EMAW-Nummern:

Der Status zeigt in Textform an, in wie fern diese Nummer verwendet werden kann. Die Aktualisierung dauert mindestens zwei Werktage. In Abhängigkeit von der Antwort der BA kann eine Maßnahmenummer auch abgelehnt werden. Prüfen Sie also diesen Status ein paar Tage nach der Anlage.

In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, weitere Nummernkombinationen hinzuzufügen, beispielsweise, wenn beim Nutzen von Optionsjahren die Maßnahmenummer seitens der BA aus organisatorischen Gründen geändert wird.

Um eine weitere Maßnahmenummer hinzuzufügen, bewegen Sie die Maus über eine der vorhandenen Nummern und klicken Sie auf das grüne PLUS-Symbol. Zum Entfernen einer Kombination klicken Sie auf die MÜLLTONNE-Symbol.

Schreibschutz

Hier können Sie entscheiden, welche Objekte eingefroren werden sollen. Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.

• Anwesenheiten: Wenn Sie hier den Tag des Monats angeben, sind ab diesem Zeitpunkt keine Eintragungen in der Anwesenheitsliste mehr möglich. Deaktivieren Sie das automatische Einfrieren, wenn Sie Anwesenheiten bearbeiten oder korrigieren möchten.
• Leistungen: Diese Einstellung betrifft erfasste Leistungen einer AsA Assistierte Ausbildung nach § 130 SGB III (Verfahrenszweig 10)-flex-Maßnahme. Wenn Sie hier den Tag des Monats angeben an dem der Schreibschutz gelten soll, können die Leistungen nicht mehr geändert werden.

Kompetenzen

Qualli.life verwendet gemäß den gängigen pädagogischen Modellen Kompetenzen zur Beurteilung von Tn und zur Ermittlung von Förderbedarfen. Standardmäßig stehen folgende Basiskompetenzen zur Verfügung:

• Personale Kompetenz
• Sozial-kommunikative Kompetenz
• Methodische Kompetenz
• Schulische Basiskompetenz
• Fachliche Basiskompetenz
• Berufliche Kenntnisse
• Arbeitsverhalten
• Berufswahlreife

Diese Kompetenzen stehen je nach Maßnahmetyp automatisch zur Verfügung.

Sollten in einer Maßnahme / in einem Auftrag andere Kompetenzen benötigt werden oder die Bezeichnungen der Kompetenzen abweichen bzw. eine andere Reihenfolge benötigt wird, können Sie durch das Aktivieren des Kontrollkästchens "Angepasste Kompetenzen Verwenden" diese ändern.

Sobald dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden ausschließlich die hier aufgeführten Kompetenzen verwendet.

Klicken Sie auf den Link "Neue Kompetenz hinzufügen", um die erste Kompetenz auszuwählen. Beachten Sie, dass die Reihenfolge, in der Sie die Kompetenzen anlegen, auch die Reihenfolge ist, die beispielsweise in Beurteilungen verwendet wird.

Wählen Sie die Kompetenz aus oder legen Sie ggfs. eine neue Kompetenz an (Voreinstellungen für Auswahllisten).

Für geringfügig abweichende Bezeichnungen der Kompetenzen, die jedoch den Inhalt der Kompetenz nicht ändern, legen Sie keine neue Kompetenz an. Sie können im Folgenden den Namen abändern.

Sie können die Bezeichnung individualisieren, dabei sollte jedoch der Sinn der Kompetenz nicht geändert werden:

Durch die Kontrollkästchen unter dem Textfeld können Sie bestimmen, ob

• LuV (EMAW)
  die Kompetenz in Beurteilungen, die im Rahmen der elektronischen Maßnahmeabwicklung an die BA versandt werden, verwendet wird.
• LuV
  die Kompetenz in allen anderen Beurteilungen verwendet wird.
• Ziele und Kompetenzen
  die Kompetenz im Programmbereich "Ziele und Kompetenzen" zur Verfügung steht.
• sonstige
  die Kompetenz in allen anderen Programmbereichen zur Verfügung steht.

Das Prinzip zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen in diesem Programmbereich ist in beiden Untertabellen gleich. Die Befehle dafür erscheinen durch einen Rechtsklick im Bereich oder auf einen Eintrag.

• Hinzufügen: Rechtsklicken Sie auf die leere Untertabelle oder auf einen Eintrag und wählen Sie "Kontingent hinzufügen".
• Bearbeiten/Löschen: Rechtsklicken Sie auf den zu bearbeitenden/löschenden Eintrag und wählen Sie "Eintrag bearbeiten"/"Eintrag löschen".

Kontingente (AsA flex)

Mit dem Auftragstyp "AsA flex Assistierte Ausbildung flexibel nach §§ 74, 75, 75a SGB III bzw. § 16 SGB II (Verahrenszweig 10) ab 8/2024" (ab Qualli.life-Version 17.2) wurden die SuF Stütz- und Förderunterricht- und SbB Stabilisierung der betrieblichen Berufsausbildung-Stunden zusammengefasst unter dem Begriff "Unterstützungsbudget" (kurz: Ub Unterstützungsbudget: Die Summe aller Unterstützungselemente in einer AsA-Maßnahme, i.d.R. die Summer aus SuF und SbB.). Für das Ub ist keine Produktzuordnung beim Erfassen des Kontingents erforderlich.
Gilt nur noch für AsA flex Maßnahmen mit Beginn vor 8/2024: Aufgrund des neuen EMAW-Nachrichtentyps "AsA flex: Mitteilung Änderung Stundenzahl" müssen die Stundenkontingente für SuF und SbB pro Maßnahmejahr angelegt sein.

Bei AsA-flex-Maßnahmen können Sie hier die Gesamtstundenkontingente für SuF und SbB hinterlegen (siehe auch "Auftrag anlegen und Kontingente erfassen").

Kontingentänderungen manuell erfassen

Wenn sich im Maßnahmejahr das Kontingent ändern sollte, kann die Änderung manuell erfasst werden. So erhalten Sie eine chronologische Dokumentation der Änderungen. Wenn Sie EMAW-Nachrichten bezüglich Änderungen erhalten und verarbeiten, werden sie hier ebenfalls dokumentiert (siehe auch "AsA flex: Mitteilung Änderung Stundenzahl").

Um eine manuelle Änderung zu erfassen, rechtsklicken Sie auf das zu ändernde Kontingent und wählen Sie "Kontingentänderung...", woraufhin sich ein Dialogfenster zum Eingeben von Daten öffnet. Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.

• Bezeichnung: Geben Sie hier eine Bezeichnung für die Änderung ein. Rot markierte Datenfelder mit Ausrufezeichen () sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein bzw. keinen Strich beinhalten ().
• Änderung: Geben Sie hier an, um welche Art von Änderung es sich handelt (Aufstockung oder Reduzierung) und wie hoch die Veränderung ist.

Speichern Sie die Kontingentänderung mit der BESTÄTIGEN-Schaltfläche und die Änderung wird erfasst. Reduzierungen werden mit negativem Vorzeichen erfasst.

Änderung Stundenzahl zustimmen/ablehnen (nur EMAW)

Wenn Sie in der Hinweismeldung beim Verarbeiten der EMAW-Nachricht "AsA flex: Mitteilung Änderung Stundenzahl" "Später antworten" ausgewählt haben, können Sie in diesem Bereich der Änderung zustimmen oder ablehnen. Die verarbeitete und noch nicht beantwortete Änderung Stundenzahl wird mit einem orangenen Haken dargestellt:

Nur Änderungen mit dem Status "Akzeptiert" ändern Gesamtstundenkontingente der Maßnahme.

Wenn Sie der Änderung zustimmen möchten, rechtsklicken Sie auf die zu beantwortende Änderung und wählen Sie "Bestätigung senden...".

Es öffnet sich der Assistent zum Versenden der EMAW-Nachricht siehe auch "AsA flex: Zustimmung Änderung Stundenzahl".

Wenn Sie die Änderung ablehnen möchten, rechtsklicken Sie auf die zu beantwortende Änderung und wählen Sie entweder "Ablehnung senden..." oder "Ablehnung mit Gegenvorschlag senden...":

• Ablehnung senden (nicht empfohlen):

  Sie können eine Ablehnung ohne Gegenvorschlag versenden, die Sie in der EMAW-Nachricht begründen sollten (siehe auch "AsA flex: Ablehnung Änderung Stundenzahl"). Halten Sie vorher Rücksprache mit der BA.

  Wählen Sie diese Option jedoch nur aus, wenn die Ablehnung keinen Gegenvorschlag, also auch nicht Null Stunden, beinhalten soll. Dieses Vorgehen entspricht jedoch nicht dem derzeitigen Stand des Fachlichen Infopakets zur Elektronischen Maßnahmeabwicklung, weshalb eine Nutzung dieser Möglichkeit aktuell nicht empfehlenswert ist.

• Ablehnung mit Gegenvorschlag senden:

  Der Befehl "Ablehnung mit Gegenvorschlag senden..." öffnet zunächst einen Hinweis:

  

  Um eine nachvollziehbare Dokumentation der Änderungen zu gewährleisten, wird die abgelehnte Änderung dupliziert und als Gegenvorschlag hinzugefügt. Bestätigen Sie die Meldung mit "OK".

  

  Für jedes Unterstützungselement können Sie einen Gegenvorschlag unterbreiten, indem Sie die Daten der duplizierten Änderung bearbeiten.

  • Bezeichnung: Die Bezeichnung wird im Programmbereich "Kontingente" für den Eintrag verwendet. Ändern Sie die Bezeichnung entsprechend Ihrem Gegenvorschlag. Die Bezeichnung kann jedoch jederzeit geändert werden.
  • Änderung: Geben Sie hier Ihren Gegenvorschlag ein. Sie haben die Auswahl zwischen "Aufstockung" oder "Reduzierung" und geben Sie daneben die Stundenzahl ein.

  Wenn Sie Ihren Gegenvorschlag bestätigen, öffnet sich der Assistent zum Versenden des Gegenvorschlags.

  

  Überprüfen Sie nochmal Ihre Gegenvorschläge und begründen Sie Ihre Gegenvorschläge im gleichnamigen Textfeld. Wenn alle Daten korrekt sind, können Sie den Assistenten fertigstellen, woraufhin die Nachricht im Postausgang des Maßnahmepostfachs aufbewahrt wird. Die BA hat wiederum die Möglichkeit Ihren Gegenvorschlag abzulehnen. In diesem Fall erhalten Sie zwei EMAW-Nachrichten (die beiden Nachrichten müssen nicht zwangsläufig unmittelbar hintereinander ankommen):

  • Ablehnung von AsA - Ablehnung zur Stundenzahländerung vom TT.MM.JJJJ: Bei Ablehnung wird eine Begründung angegeben. Diese Nachricht muss zuerst verarbeitet werden.
  • Mitteilung Änderung Stundenzahl: Eine neue EMAW-Nachricht "Mitteilung Änderung Stundenzahl" mit den geänderten Stunden. Erst wenn die Ablehnung des Gegenvorschlags verarbeitet wurde, kann diese Nachricht verarbeitet werden, woraufhin wieder eine Zustimmung oder Ablehnung mit Gegenvorschlag zu erfolgen ist.

    Der Vorgang kann so lange wiederholt werden, bis eine Partei der Änderung bzw. dem Gegenvorschlag zustimmt.

Platzkapazitäten

Platzkapazitäten werden bei Verwendung der EMAW-Schnittstelle durch die BA übertragen, wenn der Vertrag variable Platzkapazitäten vorsieht. Beim Verarbeiten des entsprechenden Ereignisses (siehe auch "Mitteilung Aufstockung Platzkapazität") werden die Platzzahlen automatisch übernommen.

Falls Sie sich entschieden haben die Antwort bezüglich der Platzkapazitäten zu verschieben, können Sie in diesem Bereich die Antwort versenden, die eine entsprechende EMAW-Nachricht generiert:

Sie können aber auch manuell Platzkapazitäten hinzufügen, sollte dies erforderlich sein. Diese Angaben haben jedoch ausschließlich informativen Charakter.

Der Anwesenheitsschlüssel "Anwesend" ist ab der EMAW-Version 2.15 obsolet (in Qualli.life-Version 16.5.8). Dieser Schlüssel hat nun zwei Ausprägungen "Anwesend (Präsenz)" und "Anwesend (Online)". Falls Sie noch Aufträge mit dem obsoleten Schlüssel "Anwesend" verwenden, werden diese mit dem EMAW-Äquivalent "Anwesend (Präsenz)" übermittelt.

Auf dieser Unterseite können Sie angeben, welche Anwesenheitsschlüssel (Ausprägungen) in dieser Maßnahme in der Anwesenheitsliste verwendet werden.

Standardmäßig werden die Anwesenheitsschlüssel aufgrund des Maßnahmetyps konfiguriert. Bei Bedarf können Sie diese anpassen, entfernen und neue Ausprägungen hinzufügen.

Um einen neuen Schlüssel hinzuzufügen, rechtsklicken Sie auf einen beliebigen Eintrag und wählen Sie "Neuer Schlüssel...".

Zum Löschen eines vorhandenen Schlüssels wählen Sie "Schlüssel löschen..."; zum Bearbeiten wählen Sie "Schlüssel bearbeiten" oder doppelklicken Sie auf den zu bearbeitenden Schlüssel.

Das Hinzufügen bzw. Bearbeiten eines Schlüssels öffnet folgendes Dialogfenster. Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.:

• Eigenschaften:
  • Verwendung in der Anwesenheitsplanung: Der Schlüssel wird auch im Planungsmodus verwendet.
  • Darstellung im Kontextmenü "Weitere Ausprägungen": Der Schlüssel kann im Bereich "Weitere Ausprägungen" ausgewählt werden. I.d.R. befinden sich dort AW-Schlüssel, die selten genutzt werden. Damit wird verhindert, dass das Kontextmenü zu groß wird.
• EMAW-Äquivalent: Geben Sie hier das EMAW-Äquivalent an. Die BA hat durch das EMAW-Schema vorgegebene Schlüsssel. Hiermit wird Ihrem individuellen AW-Schlüssel ein EMAW-Schlüssel zugewiesen.
• Bezeichnung: Geben Sie hier die Bezeichnung Ihres AW-Schlüssel ein. Rot markierte Datenfelder mit Ausrufezeichen () sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein bzw. keinen Strich beinhalten ().
• Symbol/Vorschau (hell)/(dunkel): Geben Sie hier ein, maximal zwei beliebige Symbole der Tastatur ein. Gleichzeitig wird auch automatisch eine Vorschau für den dunklen Modus berechnet.
• Vorder-/Hintergrundfarbe: Stellen Sie hier die Vorder- und Hintergrundfarbe ein. Die Farben werden sofort in der Vorschau für den hellen und dunklen Modus angezeigt.
• Verwendungszwecke:
  • Synchronisation mit Unterrichten: Wenn im Programmbereich QUALIFIZIERUNG→Unterrichte Eintragungen gemacht werden, können diese automatisch mit der Anwesenheitsliste abgeglichen werden. Beim Abgleich wird der Schlüssel verwendet, bei dem dieses Kontrollkästchen aktiviert ist.
  • Synchronisation mit praktischen Tätigkeiten: Wenn im Programmbereich QUALIFIZIERUNG→Praktische Tätigkeiten Eintragungen gemacht werden, können diese automatisch mit der Anwesenheitsliste abgeglichen werden. Beim Abgleich wird der Schlüssel verwendet, bei dem dieses Kontrollkästchen aktiviert ist.
  • Synchronisation mit AU-Bescheinigungen: Wenn im Programmbereich TEILNEHMER→AU-Bescheinigungen Eintragungen gemacht, können diese automatisch mit der Anwesenheitsliste abgeglichen werden. Beim Abgleich wird der Schlüssel verwendet, bei dem dieses Kontrollkästchen aktiviert ist. Entscheiden Sie sich hier zwischen den Ausprägungen "Erstbescheinigung", "Folgebescheinigung" und/oder "Kind krank"
  • Synchronisation mit dem Urlaub: Wenn im Programmbereich TEILNEHMER→Teilnahmeverlauf Eintragungen im Bereich "Urlaub" gemacht werden, können diese automatisch mit der Anwesenheitsliste abgeglichen werden. Beim Abgleich wird der Schlüssel verwendet, bei dem dieses Kontrollkästchen aktiviert ist.
  • Reiskostenabrechnungen: Wenn Sie Reisekostenabrechnungen im Programmbereich FINANZEN→Reisekosten erstellen, werden die Fehlzeiten ermittelt. Dieses Kontrollkästchen gibt an, ob dieser Schlüssel als Fehlzeit in einer Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden soll.
• Statistiksumme: Wählen Sie hier eine Statistiksumme aus. Sie gibt an, in welcher Spalte der Anwesenheitsliste (Statistikspalten ganz rechts) dieser Schlüssel berechnet werden soll.

  Statistik konfigurieren (nur globaler Administrator): Wenn Sie als globaler Administrator auf den Feldhinweis klicken, können Sie mithilfe des Links "Statistik konfigurieren" weitere Statistiksummen konfigurieren.

  

  

Hier können Ressourcen für eine Maßnahme bzw. einen Auftrag vorgemerkt, reserviert und/oder gebucht werden ("Ressourcen"). Im Gegensatz zur Ressourcenzuweisung bei Personen, ist der Bezug hier der Auftrag bzw. die Maßnahme ("Ressourcenzuweisung zu Personen").

Um eine Ressource zuzuweisen, rechtsklicken Sie auf eine beliebige Stelle im Arbeitsbereich und wählen Sie "Buchung hinzufügen...".

Zum Bearbeiten einer vorhandenen Reservierung/Buchung doppelklicken Sie die entsprechende Zeile oder rechtsklicken Sie auf den zu bearbeitenden Eintrag an und wählen Sie "Buchung bearbeiten...".

Es erscheint der folgende Dialog:

Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.

• Bezug (Person): Dieses Datenfeld ist nur verfügbar, wenn Sie eine Ressource einer Person zuweisen. Sie können zwischen zwei Bezugsarten auswählen:
  • Teilnahmeabhängig: Damit bezieht sich die Ressourcenzuweisung auf die aktuelle Teilnahme, womit der Zeitraum auf den hinterlegten Teilnahmezeitraum begrenzt wird.
  • Teilnahmeübergreifend: Damit bezieht sich die Ressourcenzuweisung auf die Person und wird keiner bestimmten Teilnahme zugeordnet. Dies ermöglicht Personen
• Ressource: mit dem LUPE-Symbol können Sie eine hinterlegte Ressource auswählen.
• Zeitraum: Geben Sie hier an, in welchem Zeitraum die Ressource durch den Tn belegt ist.
• Anzahl: Diese Angabe bestimmt, wie viele von der vorher ausgewählten Ressource zugewiesen werden sollen.
• Status: Dieses Datenfeld hat rein informativen Charakter und ändert sich, sobald Sie die Ressource reservieren oder Buchen.
• Bemerkungen: Geben Sie hier bei Bedarf weitere Informationen an.
• Reservieren: Wählen Sie diese Option aus, wenn die Ressourcenzuweisung eine Möglichkeit darstellt. Eine reservierte Ressource kann jederzeit geändert werden.

  Es ist nicht gewährleistet, dass die Ressource dauerhaft zur Verfügung steht, da Reservierungen ignoriert werden können. Halten Sie ggfs. Rücksprache mit dem für die Ressourcen zuständigen Mitarbeiter.

• Buchen: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie die Ressource definitiv dem Tn zuweisen möchten. Eine Buchung kann jedoch nicht mehr geändert, stattdessen aber korrigiert oder storniert werden
  • Korrigieren: Diese Option erscheint nur, wenn zuvor eine Ressource gebucht wurde. Die Buchung wird storniert und ein leeres Dialogfenster geöffnet, sodass Sie eine neue Buchung oder Reservierung hinzufügen können.
  • Stornieren: Diese Option erscheint nur, wenn zuvor eine Ressource gebucht wurde. Die Buchung wird daraufhin entfernt und der Zeitraum wird freigegeben.

Bei einigen Auftragstypen sind auftragsspezifische Maßnahmedaten notwendig, insbesondere für Abrechnungen. Falls Sie beim Anlegen eines Auftrags den falschen Auftragstyp ausgewählt haben, können Sie diesen in den Auftragsdaten nachträglich ändern, damit die notwendigen Auftragsdaten verfügbar werden.

Aufträge können archiviert werden. Dies hat zum einen datenschutzrechtliche Gründe, da Sie mit dem Archivieren auch den Zugriff auf die Tn-Daten dieses Auftrags verbieten. Zum anderen sorgt das Archivieren nicht mehr benötigter Daten für mehr Übersichtlichkeit. Im Gegensatz zum Löschen von Aufträgen haben die statistischen Funktionen nach dem Archivieren weiterhin Zugriff auf die Daten.

Aufträge können Sie auf zwei Arten archivieren:

1. In der Auftragsübersicht:

   Wählen Sie den zu archivierenden Auftrag aus und starten Sie die

   Aktion: Auftrag archivieren

2. Im geöffneten Auftrag:

   Wenn der zu archivierende Auftrag bereits geöffnet wurde und im Auftrag-Infobereich angezeigt wird, navigieren Sie zu dessen Auftragsstammdaten und starten Sie die

   Aktion: Auftrag archivieren

Es erscheint ein Warnhinweis:

Wenn Sie diesen mit "Ja" bestätigen, wird der Auftrag ins Auftragsarchiv verschoben. Das erfolgreiche Archivieren wird mit einer OK-Meldung bestätigt. Am oberen Rand der Seite "Auftragsdaten" wird ein Schreibschutzhinweis sichtbar:

Benutzer, die bereits angemeldet sind, haben noch so lange Zugriff auf diesen Auftrag bzw. dessen Tn, bis die entsprechenden Programmbereiche aktualisiert wurden. Das Archivieren ist also nicht als sofortige Sperrmaßnahme anzusehen. Spätestens ab dem nächsten Neustart der Software, gibt es jedoch keinen Zugriff mehr.

Das Auftragsarchiv erreichen Sie über die Auftragsübersicht, wenn Sie die

Aktion: Archivierte Aufträge anzeigen

auswählen. Von dort aus können Sie die Archivierung aufheben, indem Sie die

Aktion: Archivierung aufheben

starten. Es erscheint wiederum ein Warnhinweis, der erläutert, dass auf die Tn-Daten wieder zugegriffen werden kann. Wenn Sie diesen mit "Ja" bestätigen, wird der Auftrag wieder freigegeben.