Personenbezogene Dokumente
Dieser Programmbereich stellt eine Integration der Dokumentenbibliothek in die Stammdaten dar. Die Dokumente befinden sich auf der gleichnamigen Unterseite.
Legen Sie hier personenbezogene Dokumente ab.
Bedient wird diese Seite ausschließlich über die Kontextmenüs (rechte Maustaste) auf Ordner oder Dateien.
Es werden zu Personen grundsätzlich folgende Ordner zur Verfügung gestellt:
- Stammakte der Person
Enthält Dokumente, die nicht maßnahmeabhängig sind, wie z.B. Zeugniskopien
bei Tn
Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme. und Fällen gibt es zusätzlich:
- Maßnahmeakten für jede Maßnahme, in die dieser Tn eingebucht ist.
Enthalten maßnahmebezogene Dokumente, wie z.B. Verträge oder Bescheinigungen
Um ein neues Dokument zu erstellen, in das automatisch Personendaten eingetragen werden, muss eine Vorlage existieren, wie dies unter siehe auch "Arbeiten mit Dokumentvorlagen und Platzhaltern" dargestellt wurde.
Ein neues Dokument können Sie erstellen über:
Die Funktionsweise des Schriftgut-Assistenten wird unter "Schriftgut erstellen" erläutert.
Alternativ können Sie bislang auch noch folgendermaßen vorgehen. Diese Funktion wird jedoch voraussichtlich mit der Version 12.5 nicht mehr verfügbar sein:
Verwenden Sie nun das Kontextmenü des Ordners, in dem das neue Dokument abgelegt werden soll, um ein neues Dokument aus einer Vorlage zu erstellen:
Es öffnet sich ein Bibliotheksfenster, in dem Sie die zu verwendende Vorlage auswählen können:
Wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf "Übernehmen" oben links. Es erscheint der Dialog "Neues Dokument erstellen":
Hier können Sie bestimmen, für welche Version von Microsoft Word das Dokument erstellt werden und wie es heißen soll. Der Dateiname wird automatisch generiert.
Die Links hinter "Empfänger hinzufügen" dienen dem Erstellen von Seriendokumenten. Dies wird im folgenden Kapitel näher erläutert.
Sofern die Einstellungen korrekt sind, klicken Sie auf die OK-Schaltfläche oben rechts.
Das Dokument wird jetzt erstellt und geöffnet:
Die Platzhalter wurden durch die realen Daten ersetzt.
Wenn für einen Platzhalter keine Daten existieren, wird der Platzhalter aus dem Dokument entfernt.