Einsatz der Schnittstellen zu Jobportalen

Unter Jobportalen sind Anbieter zu verstehen, die offene Arbeits- oder Ausbildungsstellen sammeln und ein Matching gegen die Interessen, Kenntnissen und Fähigkeiten der Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme. durchführen, um passende Jobangebote vorzuschlagen.

Qualli.life unterstützt derzeit 2 Anbieter: Jobnetzwerk und Job4You.

Jobnetzwerk ist ein Angebot der Jobnet AG und bei job4you handelt es sich um ein Angebot der Job4You Software KG.

Je Qualli.life-Mandant Ein System auf einem Server, die Benutzer bedienen können, ohne dass sie gegenseitigen Einblick in Daten, Benutzerverwaltung o.Ä. haben. Der Mandant (engl. "tenant") ist die oberste Ordnungsinstanz in dem IT-System und stellt eine datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheit im System dar. Der Mandant strukturiert somit die Nutzung des Systems. müssen Sie sich für eine der beiden Lösungen entscheiden. Sie benötigen einen Lizenzvertrag mit dem Anbieter und für Qualli.life das Modul "Jobportal", dass die Schnittstelle zur Verfügung stellt.

Beachten Sie, dass es sich bei den Jobportalen nicht um ein Angebot der Nistech GmbH handelt. Daher schließen wir jegliche Haftung für die Nutzung dieses Angebots aus.

Auswahl des Anbieters

Für jeden Mandanten, bei dem Sie ein Jobportal nutzen möchten, müssen Sie einstellen, welches der Portale Sie verwenden möchten. Öffnen Sie hierzu (nur Administratoren) die Mandanteneinstellungen (siehe auch "Mandantenweite Einstellungen") und hier den Bereich "Schnittstelle zum Jobportal":

Von der Funktionsweise her unterscheiden sich die beiden Anbieter nicht, jedoch im Umfang der übermittelten Daten. Beim Jobnetzwerk werden ausschließlich Stammdaten übermittelt, während bei Job4You Daten aus dem Teilnehmerprofil hinzukommen.

Übermittelte Daten

Jobnetzwerk

• Stammdaten:
  • Nachname, Vorname, Geschlecht
  • Adresse und Kommunikationsdaten(Wohnort)
  • Geburtsdatum
  • BA Bundesagentur für Arbeit-Kundennummer
  • Qualli.life-ID
• Sozialversicherungsnummer
• Maßnahme/Auftrag
• Träger

Bei der täglichen Kommunikation werden immer alle Jobnetzwerk-aktivierten Tn übertragen. Sobald ein Tn nicht mehr übertragen wird, wird dieser im Jobnetzwerk archiviert und nach einer Speicherfrist gelöscht.

Job4You

• Stammdaten:
  • Titel, Vorname, Nachname, Geschlecht
  • Adresse und Kommunikationsdaten(Wohnort)
  • BA-Kundennummer
  • Geburtsort
  • Staatsangehörigkeit
  • Geburtsdatum
  • Qualli.life-ID
• Anzahl Kinder
• Familienstand
• Maßnahme
• Träger
• Ansprechpartner bei der BA (Name und Kommunikationsdaten)
• Teilnehmerprofil:
  • Nachfrage nach
  • Sprachkenntnisse
  • Hardskills
  • Berufswünsche

Die Kommunikation zwischen Qualli.life und Job4You findet täglich statt. Es werden die Tn übertragen, die bisher nicht übermittelt wurden oder bei denen sich die o.a. Daten verändert haben.

Eine automatisierte Löschung von Tn-Daten im Job4You-Portal ist derzeit nicht möglich. Diese muss direkt im Portal vorgenommen werden.

Aktivierung der Datenübertragung

Wenn Sie möchten, dass ein bestimmter Tn an das Jobportal übertragen wird, wählen Sie diesen Tn im Personenfilter aus und öffnen Sie den Programmbereich

TEILNEHMER→Jobportal

Dieser Programmbereich enthält die Funktionen zum Aktivieren und Deaktivieren der Schnittstelle bei diesem Tn:

Je nachdem welchen Anbieter Sie eingestellt haben, variiert die Anzeige ein wenig.

Der rote Balken zeigt an, dass der Tn momentan nicht für das Jobportal freigegeben ist. Für den Fall, dass der Tn freigegeben wurde, wird dieser Balken grün dargestellt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Für [das Jobnetzwerk/Job4You] freigeben" (Häkchen-Symbol). Wenn das Feld "Vermittler" noch nicht gefüllt ist, erscheint die Frage, ob der primäre Betreuer oder Sie als Benutzer der Vermittler sind. Treffen Sie die korrekte Entscheidung sollte der Vermittler jemand anderes sein, können Sie diesen jederzeit ändern.

Der Balken wird grün und mit der nächsten Datenübertragung wird der Tn automatisch übermittelt.

Die Tn-Daten werden erst übermittelt, wenn im
Teilnehmerprofil→Einverständniserklärung
das Kontrollkästchen über das Einverständnis aktiviert ist. Ansonsten findet aus Datenschutzgründen keine Übertragung statt. In der Belehrung sollten Sie auch erwähnen zu welchem Anbieter welche Daten genau übermittelt werden (siehe auch "Übermittelte Daten").

Jobnetzwerk: Der Status des Tn ändert sich erst, wenn vom Jobportal eine Bestätigung empfangen wurde. I.d.R. dauert dies einen Werktag.

Job4You: Der Status des Tn ändert sich erst, wenn die Daten an Job4You gesendet wurden. Die Datenübertragung findet derzeit 1x täglich ab 18:30 Uhr statt.

Der Status kann folgende Zustände besitzen:

Offline

Der Tn wurde bisher nicht an das Jobportal übertragen bzw. für die Übertragung gab es vom Jobnetzwerk noch keine Rückmeldung.

Online

Der Tn ist im Jobportal aktiv und kann dort verwendet werden.

Online archiviert

Der Tn wurde bereits in das Jobportal übertragen, jedoch wurde entweder die Freigabe wieder aufgehoben oder der Vermittler ist im Jobportal unbekannt. Beachten Sie hierzu die Einträge im Übertragungsprotokoll.

Im Feld "Freigabe" finden Sie das Freigabedatum und das Kürzel des Benutzers, der die Freigabe aktiviert hat.

Das Feld Aufhebung enthält Angaben über den Zeitpunkt der Aufhebung der Freigabe und des Benutzers.

Dem Feld Bewerber-ID (nur Jobnetzwerk) können Sie die Identifikationsnummer des Teilnehmers im Jobnetzwerk finden. Anhand dieser Nummer können Sie den Tn z.B.: im Jobportal suchen.

Das Feld Vermittler zeigt den Benutzer, der im Jobportal als Vermittler angegeben wurde. Hier haben Sie die Möglichkeit, einen anderen Benutzer auszuwählen (Schaltfläche mit der Lupe). Beachten Sie hier auch den Hinweis, dass die Änderung des Vermittlers erst mit der nächsten Datenübertragung im Jobportal aktiv wird.

Der "Vermittler" erhält im Jobportal auch automatisch Zugriff auf diesen Tn.

Das Feld Vermittler-ID zeigt die zum Vermittler zugehörige Identifikationsnummer. Diese wird benötigt, wenn ein Vermittler im Jobportal manuell angelegt werden soll.

Beachten Sie, dass Qualli.life in der Verbindung zum Jobportal das federführende System ist. D.h. jeder Tn und jeder Vermittler müssen zuerst in Qualli.life angelegt sein, bevor Sie im Jobnetzwerk erstellt werden dürfen. Ein Datenaustausch in umgekehrter Richtung ist nicht möglich.

Auf der rechten Seiten finden Sie eine Tabelle, die das Übermittlungsprotokoll beinhaltet. Hier können Sie jederzeit die Aktivitäten zwischen Qualli.life und dem Jobportal nachvollziehen. Die Tabelle ist umgekehrt-chronologisch sortiert, d.h. die aktuellsten Einträge finden Sie in der Tabelle oben:

Wenn ein Tn im Jobportal nicht mehr verwendet werden soll, kann die Freigabe über die Schaltfläche "Freigabe aufheben" entzogen werden. In diesem Fall werden keine Daten für diese Tn mehr an das Jobportal übermittelt. Im Jobnetzwerk wird dieser Tn archiviert. In Job4You bleibt dieser Tn aktiv und muss dort zurzeit manuell deaktiviert werden.

Nach dem Klick auf die Schaltfläche "Freigabe aufheben" erscheint folgende Frage:

Bestätigen Sie mit "Ja", um die Freigabe aufzuheben.

Jobnetzwerk: Nach dem Aufheben der Freigabe wird der Tn bei der nächsten Datenübertragung nicht mehr mit übertragen. Das Jobnetzwerk reagiert darauf mit der Archivierung des Tn. Sobald diese Bestätigung vorliegt, wird der Status des Tn geändert in "Offline - archiviert".

Job4You: Das Aufheben der Freigabe hat momentan noch keinen Einfluss auf an das Portal übermittelte Daten. Hierfür wird an einer Lösung gearbeitet.

Massenaktivierung von Tn

Wenn Sie mehrere Tn auf einmal aktivieren oder deaktivieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den ersten Tn und nehmen Sie die o.a. Einstellungen im Programmbereich Jobportal vor.
2. Stellen Sie den Personenfilter so ein, dass Sie alle Tn sehen, auf die Sie dieselben Einstellungen übertragen möchten.
3. Starten Sie im gleichen Programmbereich die
   Aktion: Freigabe auf andere Tn übertragen
   und wählen Sie alle betroffenen Tn aus.

Einverständniserklärung für mehrere Tn

Auch die Einverständniserklärung können Sie auf dieselbe Weise auf andere Tn übertragen. Nehmen Sie die Einstellungen unter Teilnehmerprofil→Einverständniserklärung vor und starten Sie dann die

Aktion: Belehrung auf andere Tn übertragen

So können Sie auch viele Tn in kürzester zeit für das Jobportal aktivieren.