Themenliste
Das Feld "Thema" kann mit Auswahlwerten gefüllt werden. Hierfür stehen zwei Arten von Themenlisten zur Verfügung: Statische und dynamische Themenliste. Standardmäßig ist die statische Themenliste aktiviert. Die dynamische kann in den Mandanteneinstellungen aktiviert werden (siehe auch "Weitere Einstellungen").
Dynamische Themenliste
Die dynamische Themenliste füllt sich selbst aufgrund der bereits vorhandenen Themen aus allen Eintragsarten. Sie werden auch aus allen Mandanten entnommen, wenn Sie mit mehreren Mandanten arbeiten.
Sie hat den Vorteil, dass Benutzer beim Eintragen eines Themas Vorschläge erhalten. Von Nachteil ist, dass jeder Benutzer beliebige Themen eingeben kann. Dies kann für eine strukturierte Dokumentation hinderlich sein und zu einer Sammlung von unbrauchbaren Themen führen.
Bei einer dynamischen Themenliste muss unbedingt auf die korrekte Schreibweise geachtet werden, da auch falsche Schreibweisen in die Themenliste aufgenommen werden (s.u. Negativbeispiel).
Mit der
erscheint das Fenster "dynamische Themenliste bearbeiten". Darin ist eine Liste mit allen jemals eingetragenen Themen und wie oft diese verwendet wurden.
Wenn Sie die dynamische Themenliste bearbeiten, bearbeiten Sie hier direkt die Themen, die zu den Einträgen gehören. Sie ändern also die Themen in den Einträgen selbst ab.
Statische Themenliste
Die statische Themenliste muss manuell gefüllt werden, damit sie Benutzern als Vorschlag angezeigt werden kann. Benutzer können eigene Themen eingeben, diese werden jedoch nicht in die statische Themenliste aufgenommen.
Um die Themenliste zu bearbeiten, starten Sie die
Es erscheint der Dialog "Statische Themenliste bearbeiten".
Es gibt für jede Eintragsart eine eigene Themenliste. Ändern Sie die Eintragsart durch einen Klick auf die Eintragsart:
Beachten Sie nachfolgende Grundsätze, die für dynamische und statische Themenlisten gelten:
- Sie können die Themen direkt in der Tabelle bearbeiten, wobei die Änderung sich auf alle Einträge auswirkt, in der das Thema verwendet wird.
- Mithilfe der TAB-Taste navigieren Sie durch die Tabelle.
- Nur statische Themenliste: Ein neuer Eintrag wird erstellt, in dem Sie in der letzten (*) Zeile schreiben.
- Sobald dieser Eintrag gespeichert ist, können Sie einen weiteren Eintrag hinzufügen (TAB-Taste).
- Mit der Tastenkombination Strg+Entf können ausgewählte Themen gelöscht werden. Das Thema in den Einträgen bleibt jedoch erhalten.
- Wenn Sie Themen zusammenführen möchten, geben Sie in den betroffenen Zeilen das gleiche Thema ein. Später erscheint dieses Thema nur noch ein Mal.
Beachten Sie, dass die Änderungen umgehend gespeichert werden. Sie können nicht rückgängig gemacht werden.