Teilnahmeverlauf

Die Seite "Teilnahmeverlauf" enthält Angaben zum zeitlichen Verlauf der Teilnahmen an Maßnahmen, Kursen oder anderen Auftragsarten, die Zuständigkeiten, Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche des Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme..

TEILNEHMER→Teilnahmeverlauf

Angaben zur aktuellen Teilnahme

Die aktuelle Teilnahme des Tn wird im Menüband in den Kategorien "TEILNEHMER" bzw. "QUALIFIZIERUNG" eingestellt (siehe auch "Teilnahmedaten (Auftragsabhängig)").

Im Bereich "in Bearbeitung" sehen Sie, welche Teilnahme aktuell ausgewählt ist, ob der Tn über die Schnittstelle zur elektronischen Maßnahmeabwicklung der BA Bundesagentur für Arbeit angemeldet wurde und den Teilnahmestatus. Diese Angaben können nicht manuell geändert werden.

Der Teilnahmestatus kann ausschließlich über den Teilnahmeassistenten gesteuert werden (siehe auch "Teilnahmeverlauf").

Weiterhin können Bemerkungen, der Kostenträger und Ansprechpartner beim Kostenträger und der Förderzeitraum (Förderung durch den Kostenträger) erfasst werden.

Unter der Überschrift "Maßnahmeabschnitte/-stufen" sehen und erfassen Sie einzelne Teilabschnitte der Maßnahme. Einige Einträge werden automatisch durch den Assistenten für Maßnahmeänderungen erfasst, andere müssen manuell eingegeben werden, wie z.B. bei Stufenwechseln in Maßnahmen, bei den zwingend Qualifizierungsstufen vorgeschrieben sind (z.B. BvB).

Wie genau sich die Maßnahmeabschnitte in Verbindung mit dem Assistenten für Maßnahmeänderungen verhalten und wie ein Stufenwechsel durchgeführt wird, ist unter "Teilnahmeverlauf" und "Teilnahmeverlauf" näher erläutert.

Unter dem Punkt "Maßnahmetypspezifische Angaben" finden Sie besondere Felder für spezielle Maßnahmetypen. In der Regel werden diese Angaben bei der Verwendung der elektronischen Maßnahmeabwicklung benötigt und von der BA übermittelt.

Klicken Sie auf eine der blauen Unterüberschriften, um den entsprechenden Bereich aufzuklappen.

Zusätzlich Angaben für AGH

Diese Angaben werden von der BA im Rahmen der Maßnahmeanmeldung (nur EMAW Elektronische Maßnahmeabwicklung (Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt) Aussprache: emaw) übermittelt. Sie werden beim Anlegen einer Arbeitsgelegenheit (siehe auch "Praktische Tätigkeiten") als Standardwerte verwendet und bei der AGH Arbeitsgelegenheiten (Verfahrensweig 06)-Monatsabrechnung berücksichtigt (siehe auch "Manuelle AGH-Abrechnung erstellen").

Zusätzliche Angaben für abH

Diese Angaben werden von der BA im Rahmen der Maßnahmeanmeldung (nur EMAW) übermittelt. Sie haben rein informativen Charakter.

Die Soll-Stunden werden in der Verlaufsbeobachtung (Spalte Soll) verwendet, sofern diese geführt werden muss.

Zusätzliche Angaben für BaE und AuW

Hier können Sie erfassen, ob der Tn vor dieser Maßnahme eine BvB-Maßnahme besucht hat und wie lange diese dauerte. Diese Angaben haben rein informativen Charakter.

Zusätzliche Angaben für Sprachtest-DTZ

Diese Angaben werden im Rahmen eines Deutschtest für Zuwanderer verwendet, um dem BAMF Bundesamt für Migration und Flüchtlinge den Sprachtest zu melden.

Teilnahmeassistent

Dieser Assistent stellt das zentrale Mittel zum ein-, aus- und umbuchen von Tn in die einzelnen Aufträge dar. Er wird grundsätzlich bei jedem Anlass verwendet, der in Verbindung mit einem Einstieg, Ausstieg, Maßnahmewechsel, einer Unterbrechung oder Abschnittswechsel zu tun hat.

Der Assistent passt sich automatisch der aktuellen Situation des Tn an und sieht dementsprechend immer anders aus bzw. stellt andere Funktionalitäten zur Verfügung.

Der Assistent wird gestartet durch einen Klick auf das ZAUBERSTAB-Symbol rechts neben dem Feld "Status" oder über das Menü "Verfügbare Aktionen" und hier den Eintrag "Assistent für Maßnahmeänderungen".

Situation: Tn in keinem Auftrag eingebucht

Wenn ein Tn aktuell in keinem Auftrag eingebucht ist, stellt sich der Assistent folgendermaßen dar:

Sie haben in dieser Situation ausschließlich die Möglichkeit, den Tn in eine Maßnahme einzubuchen.

Bevor ein Tn in eine Maßnahme eingebucht werden kann, muss diese im Programmbereich "ORGANISATION→Aufträge" angelegt worden sein.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilnehmer in eine neue Maßnahme einbuchen".

Wählen Sie die Maßnahme aus, in die der Tn eingebucht werden soll, indem Sie auf die LUPE-Schaltfläche im Feld "Maßnahme" klicken. Sollte diese Maßnahme Qualifizierungsstufen verwenden, wählen Sie die Einstiegsqualifizierungsstufe im gleichnamigen Feld aus. Dieses Feld ist deaktiviert, wenn die Maßnahme keine Stufen unterstützt.

Das Feld Abschnittsname kann in der Regel leer bleiben. Sie können hier aber auch bei Bedarf einen Namen eingeben (z.B. "Vormerkung"). Wenn das Feld leer bleibt, wird der Abschnitt bei direkter Aktivierung "Teilnahme" oder beim Setzen auf die Warteliste "Warteliste" genannt.

Bei Maßnahmen, die an mehreren Standorten durchgeführt werden, kann es sinnvoll sein, den Standort, an dem sich der Tn befindet, anzugeben. Auswählbar sind in diesem Feld alle Standorte des Bildungsträgers (also des Mandanten).

Besonders wichtig für die Funktionalitäten von Qualli.life, auch in Verbindung mit Anwesenheiten und Auswertungen, sind die Datumsangaben.

Der Förderzeitraum gibt den Zeitraum an, in dem der Tn durch den Kostenträger gefördert wird. Bei Maßnahmen der BA, die die elektronische Maßnahmeabwicklung unterstützen, wird dieser Zeitraum normalerweise mit der Maßnahmeanmeldung übermittelt.

Der geplante Teilnahmezeitraum, der oftmals dem Förderzeitraum entspricht, gibt an von wann bis wann der Tn an der Maßnahme teilnehmen soll.

Das Einstiegsdatum stellt den Tag des tatsächlichen Maßnahmeeinstiegs dar. Ist der Tag noch nicht bekannt bzw. liegt dieser in der Zukunft, sollte das Feld leer bleiben.

Zuletzt müssen Sie noch entscheiden, ob der Tn aktiviert oder auf die Warteliste gesetzt werden soll. Aktiviert wird ein Tn, wenn er tatsächlich in die Maßnahme eingestiegen ist. In Fällen, in denen der Tn vorab in die Maßnahme eingebucht wurde, sollte er auf die Warteliste gesetzt werden.

Tn, die nicht aktiviert sind, also deren Teilnahmestatus nicht auf "aktiv" steht, können in Qualli.life nur begrenzt dokumentiert werden.

Auf der letzten Assistentenseite klicken Sie einfach auf "Fertigstellen", um den Tn in die Maßnahme einzubuchen. Es erscheint eine Erfolgsmeldung:

Diese Meldung weist darauf hin, dass die Maßnahme, in die der Tn eingebucht wurde, auch gleich aktiviert wird. D.h. die neue Maßnahme ist zum Tn geladen. Alle Einträge, die jetzt durchgeführt werden, werden zu dieser Maßnahme gespeichert. Beachten Sie dies insbesondere in den Fällen, in denen ein Tn in mehr als einer Maßnahme eingebucht wurde.

Die Maßnahmeabschnitte in den Maßnahmedaten sehen jetzt folgendermaßen aus (der Tn wurde direkt aktiviert):

Das Wort "Teilnahme" ist die Abschnittsbezeichnung, die schwarze Datumsangabe "12.07.2018" ist das tatsächliche Einstiegsdatum, die graue Datumsangabe "20.07.2018" stellt das planmäßige Maßnahmeende dar und der Text "(Zentrale)" zeigt an, wo sich der Tn befindet bzw. in diesem Abschnitt befunden hat.

Das Kreis-Symbol zeigt an, dass der Tn in diesem Abschnitt den Status "Aktiv" hat bzw. hatte.

Situation: Tn ist in der aktuellen Maßnahme "Aktiv"

Der Assistent wird wiederum gestartet (Zauberstab oder verfügbare Aktionen→Assistent für Maßnahmeänderungen):

Nun stellt der Assistent weitere Möglichkeiten zur Verfügung.

Teilnehmer in einen neuen Auftrag einbuchen
Dieser Punkt bucht den Tn in eine weitere Maßnahme ein, die aktuelle Maßnahme bleibt davon unberührt.
Teilnehmer in eine andere XXX-Maßnahme umbuchen
(XXX = Kürzel des Maßnahmetyps)
Der Teilnehmer verlässt die aktuelle Maßnahme, geht aber direkt in eine andere Maßnahme gleichen Typs über. Dies wird insbesondere bei organisatorischen Änderungen (z.B. bei abH-Maßnahmen) durchgeführt.
Dieser Punkt ist zu verwenden, wenn der Tn in die neue Maßnahme umgebucht, die Dokumentation aber weiter beibehalten werden soll. Die neue Maßnahme wird als "Folgemaßnahme" bzw. die aktuelle Maßnahme als "Vorgängermaßnahme" deklariert (siehe auch "Teilnahmedaten (Auftragsabhängig)").
Teilnehmer beendet die aktuelle Teilnahme oder setzt diese aus
Dieser Punkt ist zu verwenden, wenn der Tn dauerhaft oder temporär die Maßnahme verlässt. Dies kann eine reguläre Beendigung sein, ein Abbruch oder eine Unterbrechung z.B. wg. Elternzeit.
Aktuelle Maßnahme korrigieren
Dieser Punkt dient der Fehlerkorrektur. Wenn beispielsweise ein Tn in die falsche Maßnahme eingebucht wurde, kann das hier korrigiert werden. Der manuelle Eingriff in die Maßnahmedaten kann unabsehbare Folgen haben und sollte deshalb nur von versiertem Personal oder vom Support durchgeführt werden.
Eintritt korrigieren
Dieser Punkt dient ebenfalls der Fehlerkorrektur. Wenn beispielsweise das tatsächliche Eintrittsdatum des Tn in die Maßnahme falsch eingegeben wurde, kann das hier korrigiert werden.

Nach dem Klick auf die Schaltfläche "Teilnehmer in eine andere XXX-Maßnahme umbuchen", wählen Sie die neue Maßnahme aus und geben Sie die benötigten Datumsangaben ein:

Beachten Sie, dass bei der Auswahl der Maßnahme nur die Maßnahmen zur Verfügung stehen, die den gleichen Maßnahmetyp haben, wie die Vorgängermaßnahme. Sie können auch dieselbe Maßnahme auswählen, dies ist in den meisten Fällen jedoch nicht sinnvoll.

Nachdem alle Daten eingegeben wurden, können Sie den Tn auf zwei Arten umbuchen:

Teilnehmer jetzt umbuchen (Standard)
Erfasst das Maßnahmeergebnis der Vorgängermaßnahme und bucht den Tn danach um. Dies ist insbesondere erforderlich, wenn im Rahmen der elektronischen Maßnahmeabwicklung der BA eine Austrittsmeldung versandt werden muss.
Teilnehmer schnell umbuchen
Bucht den Tn um, ohne die Erfassung des Maßnahmeergebnisses. Das Maßnahmeergebnis kann jedoch jederzeit im Programmbereich "QUALIFIZIERUNG→Ergebnisse" nacherfasst werden (siehe auch "Ergebnisse").

Wenn Sie den Standardmodus verwenden, erscheint die Seite zur Erfassung des Maßnahmeergebnisses:

Geben Sie hier alle erforderlichen Angaben ein. Weitere Erläuterungen hierzu finden Sie unter "Ergebnisse".

Nach dem Abschluss des Assistenten sehen Sie im Teilnahmeverlauf beide Maßnahmen:

Die Vorgängermaßnahme ist jetzt im Status "Beendet", die Folgemaßnahme, die jetzt die aktuelle ist, steht im Status "Aktiv". Die Datumsangaben in den Maßnahmeabschnitten wurden automatisch angepasst.

Wir starten den Assistenten erneut und wählen auf der ersten Seite den Punkt "Teilnehmer beendet die aktuelle Teilnahme oder setzt diese aus":

Der Assistent benötigt nun genauere Angaben zur Art der Beendigung.

Beendigung der Maßnahme
Der Tn hat die Maßnahme abgeschlossen und beendet diese regulär. Auch bei vorzeitiger Beendigung, wenn das Maßnahmeziel erreicht wurde.
Abbruch der Maßnahme
I.d.R. vorzeitige, irreguläre Beendigung der Maßnahme
Aussetzung der Maßnahme
Der Tn verlässt die Maßnahme vorübergehend. Dies kann z.B. bei der Elternzeit der Fall sein.
Teilnehmer aus der Maßnahme entfernen
Die Maßnahme wird aus den Maßnahmedaten dieses Tn gelöscht. Alle dazugehörigen Dokumentationsdaten werden ebenfalls gelöscht.
Diese Funktion dient der Fehlerkorrektur.

Je nachdem, welche Art der Beendigung ausgewählt wird, erhält der Tn folgenden Teilnahmestatus:

Beendigung der Maßnahme→Beendet
Abbruch der Maßnahme→Abgebrochen
Aussetzung der Maßnahme→Inaktiv
Teilnehmer aus der Maßnahme entfernen
Die Maßnahme wird aus den Maßnahmedaten dieses Tn gelöscht. Deshalb gibt es keinen Status.

Bei Beendigung und Abbruch der Maßnahme ist als nächstes das Ergebnis der Maßnahme zu erfassen. Dies wurde weiter oben schon einmal beschrieben.

Beim Aussetzen der Maßnahme bietet der Assistent die Möglichkeit, einen Unterbrechungsabschnitt einzufügen:

Normalerweise sollte das Häkchen "Maßnahmeunterbrechung speichern" aktiviert sein. Geben Sie den Unterbrechungsgrund (kurz und prägnant) und den geplanten Unterbrechungszeitraum ein und schließen Sie den Assistenten anschließend ab.

Der Teilnehmer wird nun auf den Teilnahmestatus "Inaktiv" gesetzt und der Unterbrechungsabschnitt zu den Maßnahmeabschnitten hinzugefügt:

Gleichfalls wurde durch den Assistenten der letzte Tag des Abschnitts "Teilnahme" eingefügt.

Situation: Tn ist im Status "Inaktiv"

Nach dem erneuten Starten des Assistenten für Maßnahmeänderungen, bietet dieser folgende Optionen an:

Teilnehmer setzt die aktuelle Maßnahme fort
Dieser Punkt wird am Ende der Unterbrechung verwendet, um den Tn wieder in den Status "Aktiv" zu versetzen.
Teilnehmer verlässt die aktuelle Maßnahme oder setzt diese aus
Wie oben beschrieben - der Status des Tn kann in "Beendet" oder "Abgebrochen" umgewandelt werden.

Normalerweise wird in dieser Situation die Option "Teilnehmer setzt die aktuelle Maßnahme fort" verwendet, da der Tn i.d.R. die Unterbrechung beendet:

Auch hier haben Sie die Möglichkeit, einen Unterbrechungsabschnitt hinzuzufügen. Dies ist jedoch nur erforderlich, wenn beim Aussetzen der Maßnahme kein Unterbrechungsabschnitt gespeichert wurde. Normalerweise sollten die vom Assistenten vorgeschlagenen Einstellungen beibehalten werden.

Weiterhin können Sie einen Abschnittsnamen eingeben, den Standort an dem die Maßnahme durchgeführt wird ändern und die Datumsangaben "Wiedereinstiegsdatum" und "Planmäßiges Ausstiegsdatum" eingeben.

Nach Beendigung des Assistenten wird der Tn wieder in den Status "Aktiv" versetzt und der neue Maßnahmeabschnitt hinzugefügt:

Auch wenn der Tn im Status "Abgebrochen" oder "Beendet" ist, kann die Maßnahme auf diese Art und Weise fortgesetzt werden. Der Assistent schlägt dann automatisch vor, einen Unterbrechungsabschnitt mit dem Grund hinzuzufügen.

Der Assistent für Maßnahmeänderungen kann noch weitere Verzweigungen je nach Situation des Tn und Maßnahmetyp haben. Da diese selbsterklärend sind, wird in dieser Dokumentation darauf verzichtet, jede Verzweigung einzeln zu erläutern.

Durchführung von Stufenwechseln

Bei Maßnahmen, die in Qualifizierungsstufen- bzw. Fördersequenzen unterteilt sind, müssen zeitweise Wechsel der Qualifizierungsstufen durchgeführt werden. BvB-Maßnahmen beispielsweise sind gegliedert in Eignungsanalyse, Grundstufe, Förderstufe, Übergangsqualifizierung und ggfs. Stabilisierungsstufe.

Die Qualifizierungsstufe, mit der der Tn die Maßnahme beginnt, stellen Sie im Assistenten für Maßnahmeänderungen direkt beim Einbuchen des Tn in die Maßnahme ein. Bei BvB ist das i.d.R. die Eignungsanalyse:

Die Stufe wird hier mit ihrem Kürzel angezeigt. "Teilnahmezeitraum EA" - EA steht hier für "Eignungsanalyse". Bewegen Sie die Maus über diesen Text und es erscheint der ausgeschriebene Name der Qualifizierungsstufe.

Um einen Stufenwechsel, beispielsweise in die Grundstufe, durchzuführen, bewegen Sie die Maus über den Abschnitt:

Betätigen Sie die Schaltfläche "Abschnittswechsel durchführen" mit dem Zahnrad-Symbol. Es erscheint folgender Dialog:

Wählen Sie hier die neue Qualifizierungsstufe, ggfs. den Standort, an dem die Maßnahme in diesem Abschnitt durchgeführt wird, und geben Sie die korrekten Datumsangaben ein.

Klicken Sie auf "Weiter" und bestätigen Sie anschließend den Wechsel mit "Fertigstellen".

Die vorherige Stufe wird mit dem Ausstiegsdatum belegt und die neue Stufe zur aktuellen.

Sollten Sie diese Methode verwenden, um die Stufen vorab zu planen, geben Sie ausschließlich geplante Zeiträume ein und aktivieren Sie am Ende der Planung, d.h. wenn alle Stufen eingetragen sind, die aktuelle Stufe durch einen Klick auf die Häkchen-Schaltfläche. Die Stufe, die aktuell ist, muss das grüne Kästchen mit dem weißen Häkchen-Symbol haben.

Das Eintragen aller geplanten Stufen im Vorwege wird nicht empfohlen. Qualli.life ist darauf ausgelegt, dass Stufenwechsel nur durchgeführt werden, wenn es tatsächlich so weit ist. Die geplanten Stufen können Sie gerne in Form einer Notiz in das Bemerkungsfeld der aktuellen Maßnahme eintragen.

Zuständigkeiten

Die Zuständigkeiten sind ein Mittel zur Organisation der Tn und semi-automatischen Vergabe von Berechtigungen aufgrund einer Zuständigkeit. Eine Zuständigkeit beschreibt i.d.R. die Aufgabe eines Mitarbeiters in Bezug auf diesen Tn.

Die Zuständigkeitsarten sind fest definiert. Folgende Zuständigkeiten werden unterstützt:

Primärer Betreuer
Der Mitarbeiter, der den Tn direkt betreut und i.d.R. auch dokumentiert. Normalerweise hat diese Person Zugriff auf alle Daten des Tn. Bei bestimmten Maßnahmen kann der Betreuer eine auch eine andere Bezeichnung haben wie z.B. "Bildungsbegleiter" (BvB) oder "Berufseinstiegsbegleiter" (BerEb).
Je Tn kann es nur einen primären Betreuer geben. Diese Person wird z.B. in Ausdrucken als Betreuer oder Ansprechpartner etc. geführt.
Betreuer
Hat die gleiche Funktion wie der primäre Betreuer, jedoch kann es mehrere geben. Dies können z.B. Stellvertreter oder andere Beteiligte sein.
Sozialpädagoge
Je nach Maßnahmetyp hat dieser Zugriff auf alle Daten (z.B.: bei BaE Berufsausbildung in außerbetrieblichen Einrichtungen (Verfahrenszweig 01) in den Ausprägungen BaE integrativ [BaE 1], Bae kooperativ [BaE 2] und BaE kombiniert [BaE 3]) oder eingeschränkten Zugriff, um ausschließlich die sozialpädagogische Betreuung zu dokumentieren (z.B. bei BvB).
Lehrkraft
Lehrkräfte haben i.d.R. eingeschränkten Zugriff, um die Teilnahme an Unterrichten zu dokumentieren bzw. Klassenbücher zu führen oder Unterrichte zu planen.
Ausbilder
Auch hier ist der Zugriff normalerweise beschränkt auf die Dokumentation der Ausbildung und Erfassung von Anwesenheiten.
Psychologe, Therapeut
Je nach Maßnahmetyp dokumentieren diese Zuständigkeiten die psychologische bzw. therapeutische Betreuung und haben evtl. beschränkten Zugriff auf medizinische Daten.
Sonstiger Benutzer
Diese Zuständigkeit gibt Ihnen die Möglichkeit, weitere Benutzer, die nicht in die o.a. Kategorien passen oder spezielle Berechtigungen benötigen, zu erfassen und dem Tn zuzuordnen.

Beachten Sie, dass die genannten Zugriffsbeschränkungen nicht standardmäßig konfiguriert sind. Für jede Zuständigkeitsart sollten die Beschränkungen festgelegt und vom Administrator konfiguriert werden. Ohne diesen Vorgang haben alle Zuständigkeiten Zugriff auf alle Programmbereiche (siehe auch "Berechtigungen").

Es können in Qualli.life beliebig viele Zuständigkeiten einem Tn hinzugefügt werden. Sinnvoll ist es jedoch normalerweise nur bei Zuständigkeiten, die auch mit Qualli.life arbeiten.

Standardmäßig ist die Zuständigkeit "Primärer Betreuer" bereits vorhanden, wenn der Tn in eine Maßnahme eingebucht wurde. Dies kann u.U. so aussehen, wenn kein Benutzer angegeben ist:

In diesem Fall bewegen Sie, um den Betreuer zuzuweisen, die Maus über den vorhandenen Eintrag und betätigen die Schaltfläche "Diese Zuständigkeit bearbeiten". Wenn Sie eine neue Zuständigkeit hinzufügen möchten, betätigen Sie die PLUS-Schaltfläche.

Im Feld "Art der Zuständigkeit" stellen Sie eine der oben genannten Zuständigkeitsarten ein.

Für jeden Tn muss zwingend mindestens ein "Primärer Betreuer" als Zuständigkeit vorhanden sein.

Das Feld Bezeichnung dient der Änderung des Zuständigkeitsnamens (z.B. "Bildungsbegleiter"). Die Änderung des Namens hat keinen Einfluss auf die Art der Zuständigkeit. Sie dient lediglich kosmetischen Zwecken.

Der "Verknüpfte Benutzer" ist der Benutzer, der diese Zuständigkeit inne hat. Klicken Sie auf die LUPE-Schaltfläche, um den Benutzer auszuwählen. Es stehen alle Benutzer zur Verfügung, die zum aktuellen Mandanten gehören und die zu Mandanten gehören, auf die Sie Zugriff haben, vorausgesetzt diese Benutzer haben auch Zugriff auf den aktuellen Mandanten. So können auch mandantenübergreifende Zuständigkeiten und damit auch mandantenübergreifende Zugriffsrechte auf Tn vergeben werden.

Der Zuständigkeitszeitraum bietet die Möglichkeit, die Zuständigkeit auf einen bestimmten Zeitraum einzuschränken. Damit wird ggfs. auch die Berechtigung, auf diesen Tn zuzugreifen zeitlich eingeschränkt. Beide Datumsangaben sind optional.

Das Kontrollkästchen "Deaktiviert" deaktiviert diese Zuständigkeit und damit ggfs. auch die dazugehörigen Berechtigungen.

Arbeitszeit- und Urlaubsregelungen

Auf dieser Seite werden Arbeitszeitregelungen, erworbene Urlaubsansprüche und in Anspruch genommener Urlaub erfasst.

Arbeitszeiten

Die Arbeitszeit wird i.d.R. in Zusammenhang mit AGH-Maßnahmen oder der Zeiterfassung (z.B. bei Mitarbeitern) verwendet.

Arbeitszeitregelungen können auf drei Ebenen erfasst werden:

auf Mandantenebene
Die hier erfassten Arbeitszeiten gelten für alle Maßnahmen und die darin eingebuchten Tn, für die keine andere Regelung gilt.
ORGANISATION→Stammdaten→Arbeitszeiten
auf Auftrags- bzw. Maßnahmeebene
Diese Arbeitszeiten gelten nur für die Tn, die in diesem Auftrag bzw. dieser Maßnahme eingebucht sind, für die keine andere Regelung gilt. Diese Konfiguration steht für Mitarbeiter nicht zur Verfügung.
ORGANISATION→Auftrag bearbeiten→Arbeitszeiten
auf Tn- bzw. Mitarbeiterebene
Diese Arbeitszeiten gelten nur für den betroffenen Tn oder Mitarbeiter.
TEILNEHMER→Teilnahmeverlauf→Arbeitszeiten
ODER
MITARBEITER→Arbeitsverhältnis→Arbeitszeiten

In den Ebenen zwei und drei ist standardmäßig die übergeordnete Arbeitszeitregelung eingestellt, zu erkennen am durchgestrichenen UHR-Symbol und an der Erläuterung. Wenn Sie eine individuelle Arbeitszeit einstellen möchten, klicken Sie auf das durchgestrichene UHR-Symbol:

Mit dem STIFT-Symbol können Sie die Arbeitszeit schließlich konfigurieren. Es erscheint folgendes Dialogfenster:

Gültigkeit: Geben Sie für diese Arbeitszeitregelung bei Bedarf einen Gültigkeitszeitraum ein. Dies ist jedoch nur notwendig, wenn Sie planen mehrere Arbeitszeitregelungen hinzuzufügen.
Arbeitszeitform: Geben Sie hier die möglichen Arbeitszeitformen ein.
Stunden pro Woche: Geben Sie hier die Arbeitsstunden pro Woche ein.
Bemerkungen: Hier können Sie weitere Informationen zur Arbeitszeitregelung eingeben.
Arbeitszeiten: In diesem Bereich können Sie die Arbeitszeiten pro Wochentag konfigurieren. Wenn Sie regelmäßige Arbeitszeiten verwenden, können Sie pro Wochentag nur eine Start- und Endzeit eingeben.
Wenn Sie unregelmäßige Arbeitszeiten verwenden, können Sie pro Wochentag mehrere Start- und Endzeiten eingeben.
Hier können Sie den Wochentag auswählen und die Uhrzeiten eintragen. Weitere Wochentage fügen Sie hinzu, indem Sie die Maus über einen vorhandenen Wochentag bewegen und auf die PLUS-Schaltfläche klicken:
Alle Wochentage haben die gleichen Uhrzeiten. Wenn die Arbeitszeit nicht regelmäßig ist, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Regelmäßige Arbeitszeiten". Sie können nun bei jedem Wochentag andere Zeiten hinterlegen.
Wenn es bestimmte Ausnahmen von den Regelarbeitstagen gibt, können Sie auch diese hinzufügen. Betätigen Sie den Link "Ausnahme hinzufügen":
Es erscheint auch hier eine neue Zeile:
Geben Sie an, an welchem Tag die Arbeitszeit wie abweicht.
Die Arbeitszeitregelungen werden bei AGH-Maßnahmen verwendet, um die Wochenstunden zu ermitteln. Eine genaue Erfassung der Uhrzeiten ist hierfür nicht erforderlich. Sollten Sie die Zeiterfassung verwenden wollen, ist es sinnvoll, jedoch nicht zwingend erforderlich, die Arbeitszeitregelungen so genau wie möglich einzugeben.

Sollten sich die Arbeitszeiten ändern, wie z.B. bei einem Wechsel von Vollzeit in den Schichtbetrieb, muss eine neue Arbeitszeitregelung hinzugefügt werden.

Löschen oder Überschreiben Sie nicht einfach Arbeitszeitregelungen, die schon einmal Gültigkeit hatten, sondern legen Sie neue Arbeitszeitregelungen an.

Um eine neue Arbeitszeitregelung hinzuzufügen, klicken Sie auf die PLUS-Schaltfläche:

Es erscheint dasselbe Dialogfenster zum Bearbeiten der Arbeitszeit:

Nachdem Sie die neu hinzugefügten Arbeitszeiten konfiguriert haben, erscheint die zusätzliche Arbeitszeitregelung darunter.

Sofern mehr als eine Arbeitszeitregelung vorhanden ist, ist der Gültigkeitszeitraum von essentieller Bedeutung. Dieser muss so eingegeben werden, dass eindeutig ist, in welchem Zeitraum welche Regelung greift.

Urlaub

Wenn ein Tn bzw. ein Mitarbeiter Urlaubsanspruch erworben oder Urlaub genommen hat, kann dies in diesem Programmbereich hinterlegt werden.

Wenn Sie die Anwesenheitsliste verwenden, um genommenen Urlaub zu erfassen, sollte bei Bedarf hier nur der erworbene Anspruch eingegeben werden. Die Einträge aus der Anwesenheitsliste werden hier automatisch dargestellt.

Fügen Sie Urlaubsanspruch hinzu, in dem Sie den Link "Urlaubsanspruch hinzufügen" betätigen.

Geben Sie den Zeitraum ein, in dem der Urlaubsanspruch erworben wurde. Weiterhin müssen die Anzahl der Tage eingegeben werden. Der Grund ist optional.

Bestätigen Sie den Dialog mit der OK-Schaltfläche:

Die Zeile erscheint nun in der Liste der Urlaubstage.

Um weiteren Urlaubsanspruch hinzuzufügen, bewegen Sie die Maus über einen vorhandenen Eintrag und betätigen die Schaltfläche "Gutschrift hinzufügen" (grünes PLUS-Symbol).

Um in Anspruch genommenen Urlaub abzuziehen, bewegen Sie die Maus über einen vorhandenen Eintrag und betätigen die Schaltfläche "Abzug hinzufügen" (orangenes PLUS-Symbol).

Wenn Sie in der Anwesenheitsliste Urlaub eingetragen haben, erscheinen diese Tage nach dem Öffnen der Maßnahmedaten automatisch in der Liste:

Damit die Synchronisation zwischen Anwesenheiten und Urlaub funktioniert, muss ein Anwesenheitsschlüssel für "Urlaub" verwendet werden, der entweder die EMAW-Ausprägung "Ferien" oder die Einstellung "Verwendung als Ausprägung bei der Synchronisation mit dem Urlaub" aktiviert hat. Weitere Infos zu den Anwesenheitesschlüssel finden Sie unter "Anwesenheitsschlüssel".

Im oberen Bereich erhalten Sie eine jahresbezogene Zusammenfassung der erworbenen und genommenen Urlaubstage.