Serviceaufträge
Serviceaufträge dienen der datenschutzrechtlich konformen Beauftragung der Verarbeitung personenbezogener Daten und dem Erteilen sonstiger Supportaufträge.
Bevor Benutzer einen Serviceauftrag erstellen können muss die Weisungsbefugnis in der Benutzerverwaltung hinterlegt werden (siehe auch "Benutzerverwaltung"). Weisungsbefugnis wird i.d.R. von der Geschäftsleitung erteilt.
Beachten Sie, dass dieser Programmbereich dynamisch arbeitet. D.h. die hier dargestellten Screenshots können von den aktuellen abweichen. Auch unterscheiden sich diese von Auftragsart zu Auftragsart.
Der Arbeitsbereich ist in zwei Teile gegliedert. Links finden Sie eine Liste der vorhandenen Serviceaufträge und auf der rechten Seite sehen Sie den Inhalt des aktuell ausgewählten Auftrags.:
Die möglichen Aktionen finden Sie am oberen Seitenrand und im Menü "Verfügbare Aktionen".
Um einen Serviceauftrag zu erteilen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neuen Serviceauftrag erstellen" oder starten die
Es erscheint eine Auswahl der aktuell gültig Auftragsarten:
Wählen Sie hier die gewünschte Auftragsart aus.
Welche Auftragsarten zur Verfügung stehen, kann sich im Laufe der Zeit ändern. Eine Beschreibung der Auftragsart finden Sie immer im gelben Kästchen für die gewählte Auftragsart.
Bestätigen Sie die Auswahl mit der grünen OK-Schaltfläche.
Im Bereich "Auftragsdaten" ist nun das Auftragsformular zu sehen. Füllen Sie dies mit zulässigen Daten. Eine Beschreibung der einzelnen Felder finden Sie, wenn Sie das jeweilige Fragezeichensymbol anklicken.
Sobald Ihr Auftrag ausgefüllt ist, können Sie diesen mit der Schaltfläche "Auftrag senden" abschicken.
Fast alle Aufträge beinhalten Kontrollkästchen für Bestätigungen. Beachten Sie, dass Sie Aufträge auch ohne diese Bestätigung(en) senden können. Diese werden jedoch erst bearbeitet, wenn die Bestätigungen vorliegen.
Einmal gesendete Aufträge können noch geändert werden, sofern diese noch nicht durch den Support bearbeitet werden oder storniert wurden. Klicken Sie hierfür auf die entsprechende Schaltfläche oder starten Sie die
Erst dann ist es möglich, die Werte im Formular "Auftragsdaten" zu ändern.
Nach dem Durchführen von Änderungen muss ein Auftrag erneut gesendet werden. Ansonsten werden Änderungen weder gespeichert noch an den Support übermittelt.
Wenn ein Auftrag doch nicht durch den Support bearbeitet werden soll, kann dieser storniert werden, sofern dieser noch nicht in Bearbeitung ist. Sollte eine Stornierung nicht möglich sein, erscheint ein Hinweis mit einer entsprechenden Begründung.
Informationen zu Pseudonymisierung
Da in Qualli.life personenbezogene Daten verarbeitet werden, gebietet die DSGVO Datenschutz-Grundverordnung (https://dsgvo-gesetz.de) (dsgvo-gesetz.de) nach einer gewissen Zeit eine Pseudonymisierung Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden; Quelle: DSGVO Artikel 4 (5). Dies geschieht in Qualli.life mittels Serviceauftrag.
Für diesen Serviceauftrag benötigen wir eine Liste aller zu pseudonymisierenden Personen, idealerweise mit Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme.-Id; eine solche Liste können Sie z.B. mithilfe des Bestandsmanager generieren.
Beim Pseudonymisieren werden folgende Daten gelöscht:
- Dokumentationseinträge: da Dokumentationseinträge Freitextfelder enthalten, die den Namen der Person beinhalten könnten, ist nicht garantiert, dass unser System den Namen vollständig erkennt. Insbesondere weil Freitextfelder anfällig für Rechtschreibfehler sind: z.B. der falsch geschriebene Name "Kniög, Liuwdg" würde technisch gar nicht als Name erkannt werden; die falsche Schreibweise kann von Personen trotzdem gelesen werden und ermöglicht Rückschlüsse auf diese Person.
- Praktische Tätigkeiten: Hier gilt das gleiche wie bei den Dokumentationseinträgen.
- zur Person gespeicherte Dokumente: Hier gilt das gleiche wie bei den Dokumentationseinträgen. Erschwerend hinzu kommen die verschiedenen Dateiformate (Word, Excel, PDF Portable Document Format
Ein plattformunabhängiges Dateiformat, das von Adobe Systems entwickelt wurde. Zum Lesen dieser Dokumente ist ein PDF-Reader (z.B. Adobe Reader) erforderlich. etc.), die alle berücksichtigt werden müssten. Hinzu kommen noch eingescannte Dokumente mit handschriftlichen Notizen, die technisch nicht ausgelesen werden könnten.
Die Dokumente der Stammakte können hier eine Ausnahme sein, wenn die Teilnahme statistikfreundlich gelöscht wird (siehe auch statistikfreundliches Löschen).
Erhalten bleiben nachfolgende Daten, die teilweise geändert oder verfremdet werden:
- Adressen: Freitextfelder und Ziffern werden durch "X" verfremdet.
Die PLZ bleibt erhalten, um bei Bedarf regionale Auswertungen erheben zu können.
- AU-Bescheinigungen:
- Anwesenheitsschlüssel werden gelöscht.
- Freitextfelder werden durch "X" verfremdet.
- Hinterlegte Dateien werden gelöscht
- BAMF Bundesamt für Migration und Flüchtlinge-Transaktionen: Freitextfelder und Ziffern werden durch "X" verfremdet.
- Bankverbindungen:
- Der Kontoinhaber wird geändert.
- Die Gültigkeit wird ab dem Datum der Pseudonymisierung beendet (falls nicht bereits vorher festgelegt).
- Ziffern und der Name des Instituts werden durch "9" oder "X" verfremdet
- EMAW Elektronische Maßnahmeabwicklung
(Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt)
Aussprache: emaw-Ereignisse: Freitextfelder und Ziffern werden durch "X" verfremdet, dazugehörige Dokumente werden gelöscht.
- Ergebnisse: Freitextfelder werden durch "X" verfremdet.
- medizinische Daten: Freitextfelder und Ziffern werden durch "X" verfremdet.
- Prüfungsergebnisse: Freitextfelder werden durch "X" verfremdet.
- Referenznummern: Ziffern werden durch "X" verfremdet.
- Schule und Beruf: Freitextfelder werden durch "X" verfremdet.
- Stammdaten:
- Das Geburtsdatum wird zufällig um ein paar Tage, max. einen Monat verschoben, um Altersstatistiken noch zu ermöglichen.
- Der Name der Person wird geändert.
- Freitextfelder und Ziffern werden mit "X" verfremdet.
- Gespeicherte Fotos werden gelöscht.
- Weitere Informationen: Freitextfelder und Ziffern werden durch "X" verfremdet.
- Zeugnisse: Freitextfelder werden durch "X" verfremdet.
Nachfolgende Daten bleiben unverändert erhalten:
- Zeitraum der Teilnahmen
- Zeiträume der Abschnitte
Bei jedem Serviceauftrag zur Pseudonymisierung, erhalten Sie ein Pseudonymisierungsprotokoll, worin alle pseudonymisierten Personendaten, nach Maßnahmen/Aufträgen gruppiert, aufgelistet werden.
Einige Hinweise zum Begriff statistikfreundliches Löschen Begriff im Kontext einer Pseudonymisierung: es werden die Daten einer Teilnahme gelöscht. Das statistikfreundliche Löschen wird nur für Teilnahmeverläufe angewandt. Die Daten einer Teilnahme werden so weit gelöscht, dass statistische Auswertungen noch möglich sind.:
Wenn beispielsweise die zu pseudonymisierende Person in einer weiteren Maßnahme eingebucht ist, die zum Zeitpunkt der Pseudonymisierung noch aufbewahrt werden muss, dürfen die Stammdaten dieser Person nicht pseudonymisiert werden. Wird eine solche Konstellation von unserem System erkannt, werden die Stammdaten der Person nicht geändert/gelöscht ("Nein" in "inkl. Stammdaten?")
Die Daten der bereits beendeten Teilnahme werden so weit gelöscht, dass statistische Auswertungen möglich sind (daher der Begriff "statistikfreundliches Löschen Begriff im Kontext einer Pseudonymisierung: es werden die Daten einer Teilnahme gelöscht. Das statistikfreundliche Löschen wird nur für Teilnahmeverläufe angewandt. Die Daten einer Teilnahme werden so weit gelöscht, dass statistische Auswertungen noch möglich sind."). Wenn alle Teilnahmen einer Person gelöscht werden können, wird die Pseudonymisierung vollzogen, womit auch die Stammdaten betroffen sind ("Ja" in "inkl. Stammdaten?").