Kursplanung

Ab einem Kursbeginn ab dem 01.02.2018 verpflichtet das BAMFGeschlossen Bundesamt für Migration und Flüchtlinge alle Träger vor einer Kursbeginnmeldung, eine Kursplanung durchzuführen. Dieses Kapitel erläutert die Vorgehensweise bei der Kursplanung.

Prozessablauf

Die Kursplanung zeigt dem BAMF an, dass Sie als Integrationskursträger einen bestimmten Kurs durchführen werden. Der Prozessablauf sieht prinzipiell folgendermaßen aus:

  1. Anlage des geplanten Kurses als Auftrag vom Typ "Integrationskurs"
    Dabei sind die geplanten Module (Kursabschnitte) und deren geplanten Zeiträume zu erfassen.
  2. Erfassung der zusätzlichen (Auftrags-)Stammdaten: Dazu gehören Unterrichts- und Pausenzeiten, angaben zur Barrierefreiheit, geplante Kursunterbrechungen etc.
  3. Optional: Erfassung der Kursteilnehmer und Einbuchen in den Kurs
  4. Senden der Kursplanung
  5. Optional: Zurück zu Schritt 2; Änderung der Kursdaten und Erfassung weiterer oder anderer Kursteilnehmer. Dies kann so oft geschehen, wie dies notwendig ist. Nach Änderungen von Kursdaten oder Kursteilnehmern muss der Kursplan (Schritt 4) erneut übermittelt werden.
  6. Optional: Stornieren des Kurses. Wenn der Kurs, z.B. wegen einer irrtümlichen Anmeldung doch nicht durchgeführt werden sollte, kann dieser storniert werden. Nach dem Stornieren kann diese Kursplanung nicht mehr verwendet werden.
  7. Optional: Kursauskunft; mit der Kursauskunft können Sie prüfen, welche Kursdaten beim BAMF vorliegen. Im Moment dient diese Funktion nur der Auskunft. Kursdaten können nur manuell in Qualli.life übernommen werden.

Nach erfolgreicher Kursplanung und erfolgtem Kursbeginn ist die Kursbeginnmeldung zu senden. Nach Ende eines jeden Kursabschnitts, ist ein Kursabschnittsbeginn (gleicht einer Kursbeginnmeldung) zu senden. Wurde der Beginn des letzten Kursabschnitts gesendet, ist der gesamte Prozessablauf abgeschlossen. Während des Zertifizierungstests werden sämtliche Prozessabläufe für den Produktiveinsatz erprobt.

Übermittelte Daten

Während des Kursplanungprozesses werden folgende Daten an das BAMF übermittelt:

Kursplanung erfassen

Dieser Prozess stellt die initiale Kursplanung dar. Es werden folgende Daten übermittelt:

Bei erfolgreicher Erfassung des Kursplans gibt das BAMF eine Kursplanungskennung zurück. Qualli.life speichert diese automatisch in den Referenznummern des Auftrags.

Kursplanung aktualisieren

Bei der Aktualisierung werden dieselben (aktualisierten) Daten wie bei der Erfassung übermittelt. Zusätzlich wird die bei der Erfassung erhaltene Kursplanungskennung gesendet.

Sie müssen in Qualli.life nicht entscheiden, ob Sie einen Kursplan erfassen oder aktualisieren. Qualli.life sendet automatisch "Kursplan erfassen", wenn keine Kursplanungskennung vorliegt, anderenfalls wird "Kursplan aktualisieren" durchgeführt. Die vorgehensweise in Qualli.life ist also bei beiden Vorgängen dieselbe.

Kursplanung stornieren

Beim Stornieren werden folgende Daten übermittelt:

  • Kursplanungskennung: Ein Kursplan kann nur storniert werden, wenn dieser auch erfasst wurde. D.h. es muss eine Kursplanungskennung in den Referenznummern zum Auftrag hinterlegt sein.
  • Grund des Stornierens: Gibt an, warum ein Kursplan storniert wurde. Hier akzeptiert das BAMF nur festgelegte Gründe.

Kursplanung Auskunft

Beim Sendevorgang wird ausschließlich die Kursplanungskennung gesendet.

Wenn Sie einen Kurs durchführen möchten, bei dem die Kursplanung über eine andere Softwarelösung durchgeführt wurde, legen Sie den Kurs als Auftrag in Qualli.life an und hinterlegen Sie die bereits bekannte Kursplanungskennung als Referenznummer in den Auftragsstammdaten. Holen Sie dann die Kursplanungsauskunft ein und erfassen Sie die enthaltenen Daten, soweit diese übernommen werden sollen.

Als Antwort auf eine Kursplanungsauskunft gibt das BAMF alle Daten zurück, die auch unter "Kursplanung erfassen" übermittelt wurden.

Vorgehensweise

Unter "Testen der Kursbeginnmeldung" werden sämtliche Prozesse Schritt-für-Schritt erläutert. Das Testen der Kursbeginnmeldung ist Teil des obligatorischen Zertifizierungstests des BAMF.