Rot markierte Datenfelder mit Ausrufezeichen () sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein bzw. keinen Strich beinhalten ().Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.

Wenn Sie zum ersten Mal in dieses Untermenü navigieren, stehen Ihnen folgende Datenfelder zur Verfügung:

• Kostenträger und Ansprechpartner: Dieses Datenfeld wird aus den Auftragsstammdaten bezogen. Es können alle hinterlegten Debitoren des Auftrags ausgewählt werden. Wenn diesen Kontakten Ap Ansprechpartner hinzugefügt wurden, können sie im gleichnamigen Datenfeld ausgewählt werden.
• Abrechnungsart: Wenn Sie eine Abrechnungsart auswählen, erscheint unter dieser Auswahl ein Link, wo Sie die Daten des Gutscheins eingeben können. Pro Teilnahme kann nur eine Abrechnungsart ausgewählt werden, jedoch können mehrere Gutscheine  derselben Abrechnungsart hinzugefügt werden.

  Nachdem ein Gutschein erfasst wurde, ist die Abrechnungsart schreibgeschützt und kann nicht mehr geändert werden. Alle erfassten Gutscheine müssen gelöscht werden, um die Abrechnungsart ändern zu können.

   Je nach Gutscheinart, können folgende Daten eingegeben werden: 

  

  • Status: Wenn Sie zum ersten Mal einen Gutschein hinterlegen, wird der Status automatisch auf "Erfasst am DD.MM.YYYY von XX Initialer Status" gesetzt. Im Verlauf der Teilnahme, insbesondere nach der Genehmigung, muss der Status des Gutscheins geändert werden.
  • Ziel der Maßnahme (nur AV-Gutschein): Dieses Datenfeld ist nur verfügbar bei der Abrechnungsart "Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein". Wählen Sie hier das Ziel aus, das aus dem AV-Gutschein hervorgeht. Es auch möglich ein Ziel einzugeben.
  • Bezeichnung: Je nach Auswahl der Abrechnungsart, wird hier die Bezeichnung automatisch eingetragen. Geben Sie jedoch eine eigene Bezeichnung ein, besonders wenn Sie mehrere Gutscheine derselben Abrechnungsart erfassen möchten/müssen.
  • Ausstellendes Institut: Mit dem LUPE-Symbol öffnet sich das Adressbuch "Kostenträger/Bedarfsträger", aus dem Sie das Institut auswählen können. Auch Kontakte aus anderen Adressbüchern können ausgewählt werden. Wurde dem ausgewählten Kontakt ein Ap hinterlegt, können Sie diesen im gleichnamigen Datenfeld auswählen.
  • Ausstellungsdatum: Das Ausstellungsdatum wird mit dem heutigen Datum belegt. Sie können bei Bedarf ein anderes Datum auswählen.
  • Seriennummer: Geben Sie hier die Seriennummer des Dokuments an, die das Dokument eindeutig identifiziert (i.d.R. Seriennummer, Identifikationsnummer oder andere Referenznummer).
  • Gesetzliche Grundlage: Wählen Sie hier die gesetzliche Grundlage aus, auf der der Gutschein basiert. Falls die gesetzl. Grundlage des Gutscheins sich nicht in der Auswahl befindet, können Sie sie auch eingeben.
  • Gültigkeitszeitraum: Wenn der Gutschein über einen bestimmten Zeitraum gültig ist, können Sie diesen hier angeben.
  • Gültigkeitsdauer: Wenn der Gutschein eine Gültigkeitsdauer beinhaltet, können Sie diese hier mit der Einheit eingeben.
  • Durchführungszeitraum: Wenn im Gutschein ein festgelegter Durchführungszeitraum angegeben ist, geben Sie diesen hier an. Ansonsten können Sie den zukünftigen oder vergangenen Durchführungszeitraum angeben.
  • Durchführungsdauer: Wenn im Gutschein eine festgelegte Durchführungsdauer angegeben ist, geben Sie diese hier an. Ansonsten können Sie dieses Datenfeld frei lassen
  • Weitere Merkmale:
    • Genehmigungspflichtig: Setzen Sie hier einen Haken, wenn der Gutschein genehmigungspflichtig ist. Nach Bewilligung des Gutscheins, muss der Status entsprechend geändert werden.
  • Leistungen: Geben Sie hier die Form der Leistung an, die im Gutschein erwähnt ist. Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die auch kombiniert werden können:

    

    

    • Text: Mit Text können Sie die Bezeichnung und den ausführlichen Text eingeben. Verwenden Sie diese Form bei Bedarf als Alternative zu den anderen Möglichkeiten, falls sie nicht zutreffen.

      

    • Geldbetrag: Wenn die Leistung in Form eines Geldbetrag vereinbart wurde, können Sie eine Bezeichnung und den Geldbetrag in € angeben.

      

    • Zeitraum: Hiermit können Sie einen Zeitraum oder die Dauer der Leistung angeben.

      

    • Unterricht: Wenn die Leistung in Form eines Unterrichts angegeben ist, können Sie dieses verwenden.

      

  • Bedingungen: Wenn die Leistungserbringung an Bedingungen geknüpft ist, können Sie sie hier angeben. Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die auch kombiniert werden können:

    

    

    • Text: Mit Text können Sie die Bezeichnung und einen ausführlichen Text eingeben. Verwenden Sie diese Form bei Bedarf als Alternative zu den anderen Möglichkeiten, falls sie nicht zutreffen.

      

    • Auswahlelement: Mit dem Auswahlelement können als Bedingung unterschiedliche Daten ausgewählt werden, z.B. Arbeitsform, Kursform (InGe Integrationsgeschäftsdatei-Online (ein Verfahren zum Datenaustausch zwischen dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge und Trägern von Integrationskursen)), Pflegegrad etc. Die Auswahllisten sind stets fest, womit keine eigenen Einträge möglich sind; nutzen Sie dafür Textbedingungen.

      

    • Geld: Wenn die Bedingung einen Geldbetrag enthält, können Sie eine Bezeichnung und den Geldbetrag eingeben. Genauere Angaben zur Zahlart können Sie im Auswahlelement "Zahlart" angeben.

      

  • Dokumente: Das Gutschein-Dokument oder etwaige andere Dokumente, die den Gutschein betreffen (z.B. Bewilligung der BA Bundesagentur für Arbeit), können Sie hiermit hinzufügen. Die Dokumente können aus der Qualli.life-Bibliothek oder einem Verzeichnis auf Ihrem Computer stammen. Als Bezeichnung können Sie eines der vorgeschlagenen Bezeichnungen auswählen oder eine eigene eingeben. Beim Hinzufügen eines Dokuments können Sie bei Bedarf auch Bemerkungen hinzufügen.

    

Erfassen Sie schließlich den Gutschein mithilfe der BESTÄTIGEN-Schaltfläche und der Gutschein erscheint im Untermenü. Um einen weiteren Gutschein hinzuzufügen, rechtsklicken Sie auf einen erfassten Gutschein und wählen Sie "Gutschein hinzufügen".

Nach dem Erfassen können die Daten geändert werden, indem Sie auf den zu ändernden Gutschein rechtsklicken und "Diesen Gutschein bearbeiten" klicken. Wenn Sie einen erfassten Gutschein löschen möchten, rechtsklicken Sie auf den zu löschenden Gutschein und klicken Sie auf "Diesen Gutschein löschen".

Sobald Gutscheine in diesem Programmbereich erfasst wurden, werden sie im Programmbereich DATEN & LISTEN→Leistungen▼→AV-Gutscheine/Bildungsgutscheine aufgenommen

Sobald Sie einen Gutschein erfasst haben, hat dieser den Status "Erfasst". Insgesamt gibt es 5 Status, die den Bearbeitungsstand des Gutscheins repräsentieren:

1. Erfasst
2. Beantragt
3. Bewilligt
4. Abgelehnt
5. Abgerechnet
6. Storniert

Jede Statusänderung wird dokumentiert, sodass eine Historie entsteht, um den Verlauf nachvollziehen zu können. Um den Status zu ändern, rechtsklicken Sie auf den zu ändernden Gutschein und klicken Sie auf "Diesen Gutschein bearbeiten". Es öffnet sich ein Dialogfenster zum Bearbeiten des Gutscheins.

Im Datenfeld "Status" befindet sich ein STIFT-Symbol, das ein weiteres Dialogfenster "Statusänderung" öffnet:

• Status: Geben Sie hier den neuen Status an. Sie dürfen nur eines der festgelegten Status auswählen.
• Datum: Das Datum wird mit dem heutigen befüllt, kann jedoch bei Bedarf mit Klick auf das KALENDER-Symbol geändert werden.
• Begründung: Geben Sie hier den Grund der Statusänderung an, z.B. "durch BA bewilligt am DD.MM.YYYY".

Speichern Sie die Statusänderung mit der BESTÄTIGEN-Schaltfläche und der neue Status wird im Gutschein angezeigt.

Jede Statusänderung wird nach dem Bestätigen sofort gespeichert und kann nur mit einem Supportauftrag gelöscht werden.

Nach der ersten Statusänderung erscheint neben dem STIFT-Symbol zusätzlich ein DROPDOWN-Symbol. Mit Klick darauf öffnet sich die Änderungshistorie. Die vergangenen Status in der Historie werden untereinander aufgelistet; der aktuelle Status wird stets im Datenfeld angezeigt.