Das folgende Diagramm gibt einen Überblick über die Ereignisse, die im Laufe eines Abrechnungsprozesses auftreten und bearbeitet werden müssen:
Anmerkungen:
Alle Ereignisse können beliebig oft durchlaufen werden. Jeder Tn
Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme. wird dabei einzeln betrachtet. Nachmeldungen werden normalerweise am 10. und am 18. eines Monats übermittelt, Erinnerungen am 15., sofern noch keine Abrechnung seitens des Trägers vorliegt. Beanstandungen treten so häufig auf, wie übermittelte Abrechnungen nicht akzeptabel sind. Das Ereignis „ohne Beanstandung“ tritt auf, wenn Abrechnungen vorliegen, bei denen kein Tn beanstandet wird. Danach können aber noch Tn nachgemeldet werden. Das Ereignis „Auszahlung“ tritt auf, wenn eine Auszahlung angewiesen wurde. Auch dieses Ereignis kann mehrfach für einzelne oder alle Tn übermittelt werden. Dieses beinhaltet dann auch die tatsächlich auszuzahlenden Beträge.
Beachten Sie, dass die Ereignisse „AGH Arbeitsgelegenheiten
(Verfahrenszweig 06)-Monatsabrechnung ohne Beanstandung“ und „AGH-Auszahlung Monatsabrechnung“ keine verpflichtende Ereignisse sind. Es obliegt der zuständigen Beratungsfachkraft, diese zu senden.
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte beschrieben.
AGH-Abrechnung erstellen (EMAW)
Zum 15. eines Monats erfolgt i.d.R. die Maßnahmeabrechnung für den Vormonat. Wie schon bei den Maßnahmeberichten, wird auch die Abrechnung seitens der gE gemeinsame Einrichtung
Nach § 6d SGB II wird mit „Jobcenter“ der zugelassene kommunale Träger (Optionskommune) oder die gemeinsame Einrichtung nach § 44b SGB II der Bundesagentur für Arbeit und kommunalem Träger bezeichnet.
Die Anbindung von AGH-Maßnahmen an eM@w richtet sich ausschließlich an die gemeinsamen Einrichtungen. i.d.R. am 1. eines Monats für den Vormonat angefordert:
Wie schon mehrfach zuvor muss auch diese Nachricht zuerst verarbeitet werden.
Bei AGH-Monatsabrechnungen ist es sehr wichtig, dass Sie die Nachrichten in der Reihenfolge ihres Erhalts verarbeiten. D.h. die Nachrichten müssen dem Datum nach verarbeitet werden.
Navigieren Sie anschließend zum Erstellen und Versenden der Abrechnung zu
Dieser Programmbereich gestattet auch das manuelle Erstellen von Monatsabrechnungen. Diese Funktion ist jedoch ausschließlich für AGH-Maßnahmen gedacht, bei denen nicht die elektronische Maßnahmeabwicklung zur Verwaltung eingesetzt wird. Bei allen anderen Maßnahmen muss zuerst die Anforderung seitens der gE empfangen und verarbeitet werden. Sie dürfen nicht die PLUS-Schaltfläche betätigen, um manuelle Abrechnungen hinzuzufügen.
Die angeforderte Abrechnung ist bereits in der Liste der Abrechnungen enthalten (i.d.R. die oberste Zeile). Hier sehen Sie die Art der Abrechnung (bei eMaw das interner eMaw-Symbol), den Status (roter Kreis: Bearbeitung erforderlich, grüner Kreis: warte auf Nachricht von der gE, oranges Häkchen: warte auf Auszahlungsbestätigung, grünes Häkchen: Abrechnung abgeschlossen), das Kürzel des Erstellers der Abrechnung, den Abrechnungsmonat und die Bearbeitungsschaltflächen, sofern sich die Maus über dieser Zeile befindet.
Um die Abrechnung zu bearbeiten, wählen Sie die gewünschte Abrechnung aus und starten Sie die
Die Abrechnung mit allen Tn wird geöffnet.
Übersicht
Diese Seite beinhaltet eine Übersicht über die geöffnete Abrechnung.
Sie finden hier folgende Felder:
- Maßnahmekostenpauschale
Die gemäß Ihrem Vertrag von der gE zugesicherte Maßnahmekostenpauschale (auch Fallpauschale o.ä. genannt) pro Teilnehmer und Monat. Es wird davon ausgegangen, dass dieser Betrag für alle Tn dieser Maßnahme der gleiche ist. Zur Berechnung herangezogen wird 1/30stel dieser Monatspauschale pro Teilnahmetag.
Die Maßnahmekostenpauschale muss manuell erfasst werden, sofern Sie eine Berechnung der zu erwartenden Einnahmen benötigen, da diese nicht über EMAW Elektronische Maßnahmeabwicklung
(Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt)
Aussprache: emaw übermittelt wird. - Auszahlung
Diese Tabelle berechnet die Abrechnungssummen. In der Spalte "berechnet" sehen Sie die kumulierten Werte aus den Daten des Bereichs "Teilnehmer". Der Wert für "Maßnahmekostenpauschale" wird nur berechnet, wenn Sie im oberen Feld auch einen entsprechenden Betrag eingegeben haben. In der Spalte "bestätigt" sehen Sie die kumulierten Werte, die Sie von der gE mit der Auszahlungsbestätigung erhalten. Diese Bestätigung erhalten Sie über EMAW erst am Ende des Abrechnungsprozesses. Bis dahin werden hier keine Werte angezeigt. Die Spalte "Differenz" zeigt den Unterschied zwischen den berechneten und den bestätigten Werten und dient somit der Kontrolle der Abrechnung. Im Idealfall sollten am Ende des Abrechnungsprozesses alle Differenzen auf 0 stehen. - Bemerkungen/Hinweise
Hierbei handelt es sich um ein Feld für beliebige Notizen zu dieser Abrechnung, wie z.B. Gespräche mit der gE, Abrechnungsmodalitäten o.ä. - Status
Hier sehen Sie den EMAW-Verlauf zu dieser Abrechnung. Im Verlauf einer Abrechnung werden mindestens vier, u.U. aber auch viel mehr Nachrichten mit der gE ausgetauscht. Der Status gibt Ihnen einen Überblick darüber, was mit dieser Abrechnung bisher geschehen ist.
Teilnehmer
Wenn Sie in den Teilnehmerbereich umschalten, sehen Sie die Liste der Tn, die in dieser Abrechnung enthalten sein sollen:
Diese Tn werden mit der Abrechnungsanforderung über EMAW übermittelt und sind nicht zwangsläufig die Tn, die tatsächlich in der Maßnahme eingebucht sind. Im Idealfall sollten die Tn jedoch dieselben sein.
Sie können keine Tn der Liste hinzufügen und keine entfernen. Dies geht ausschließlich bei Abrechnungen, die manuell angelegt wurden. Solche können allerdings nicht über EMAW übermittelt werden.
Die Werte innerhalb der Tabelle werden durch Qualli.life automatisch berechnet.
Folgende Spalten stehen zur Verfügung:
- A (Anforderungsart)
Beschreibt, im Zuge welche Anforderungsart der Tn in die Liste aufgenommen wurde. Folgende Werte sind möglich:- E - Erstaufforderung
- N - Nachmeldung
- E! - Erstaufforderung mit Erinnerung
- N! - Nachmeldung mit Erinnerung
- L - Löschung
- S (Status)
Zeigt an, in welchem Zustand sich die Zeile befindet. Dabei wird zwischen folgenden Symbolen unterschieden:
- Teilnahmezeitraum
Der Zeitraum, in dem der Tn an dieser Maßnahme teilnimmt. Auch diese Angaben werden durch die Abrechnung vorgegeben.
Beachten Sie, dass für Tn, die vorzeitig austreten sollen, vor der Abrechnungsanforderung eine entsprechende Austrittsanfrage geschickt werden muss. - Std./W (Stunden pro Woche)
Diese Angabe, die mit der AGH-Anmeldung zu jedem Tn und mit einer Abrechnungsanforderung separat noch einmal übermittelt wird gibt an, wie viele Wochenstunden der Tn leisten muss. Der Wert hat derzeit rein informativen Charakter. - Std./M (Stunden im Monat)
Stellt die Beschäftigungszeit, also die Anzahl der Stunden, die der Tn in diesem Abrechnungszeitraum gearbeitet hat, dar. Die Anzahl der Stunden wird der Anwesenheitsliste entnommen. Hier müssen die Stunden als Anwesenheitszeiten erfasst werden:
(siehe auch "Anwesenheitsliste")
Hinweis: Etwaig erfasste Fehlerzeiten bleiben bei der Berechnung der Arbeitszeiten unberücksichtig. - Mae Mehraufwandsentschädigung/Stunde (Mehraufwandsentschädigung pro Stunde)
Die Mae, die der Tn pro Stunde erhält. Dieser Wert wird mit der Anforderung von der gE übermittelt. - Mae gesamt
Die Mae für den gesamten Monat. Der Wert wird automatisch berechnet
(= Stunden x Mae/Stunde) - indiv. Fk Fahrkosten. (individuelle Fahrkosten)
Der Wert, der von der gE übermittelt wird, entspricht dfem Wert, der auch mit der AGH-Anmeldung zu den einzelnen Tn übermittelt wurde. Er hat derzeit rein iformativen Character. - Fk im Monat (Fahrkosten im Abrechnungsmonat)
Die Fahrkosten, die für den Tn in diesem Monat ausbezahlt wurden/werden. Der Wert wird dem Programmbereich Maßnahmedaten entnommen:
Ggfs. muss der Wert angepasst werden (siehe auch "Zusätzlich Angaben für AGH").
Die Fahrkosten haben nur eine Bedeutung, wenn diese durch den Maßnahmeträger ausbezahlt werden. - K-Tage (Kalendertage durch die gE übermittelt)
Dieser Wert entspricht, sofern der Tn nicht vorzeitig ausgetreten ist, der Anzahl der Kalendertage in diesem Abrechnungsmonat. Er wird durch die gE vorgegeben und kann nicht geändert werden. - AW-Tage (Anwesend)
Die Anzahl der Tage, die als Anwesend gewertet werden, ergibt sich aus den Tn-Tagen abzgl. der Fehltage.
Hinweis: Es werden hiermit nicht die Tage dargestellt, bei denen in der Anwesenheitsliste ein "A" eingetragen wurde. - Urlaub
Die Anzahl der Tage, bei denen in der Anwesenheitsliste Urlaub (i.d.R. "F") erfasst wurde. - entschuldigt
Die Anzahl der Tage, bei denen entschuldigtes Fehlen (i.d.R. "E") oder Krankheit (i.d.R. "K") erfasst wurde. - unentschuldigt
Die Anzahl der Tage, bei denen unentschuldigtes Fehlen (i.d.R. "U") erfasst wurde. - Tn-Tage (Summe aus den einzelnen Tagen)
Die Teilnahmetage ergeben sich aus der Summe der vier zuvor genannten Tage.
Hinweis: Bei dieser Berechnung werden auch die unentschuldigten Tage als Teilnahmetage gezählt, wie dies lt. dem fachlichen Infopaket und dem EMAW-Schema vorgegeben ist. Sollte Ihre gE die Teilnahmetage anders berechnen, muss der Wert manuell korrigiert werden. Wir bitten Sie dann um eine kurze Information an den Support, damit in zukünftigen Versionen die Berechnungsarten angepasst werden können. - anerkannt
Anerkannte Teilnahmetage sind Tage, die zusätzlich zu den Tn-Tagen als anerkannt abgerechnet werden. Dies ist i.d.R. nur bei Tn der Fall, die vorzeitig ausgetreten sind und bei denen der vertraglich vereinbarte AGH-Platz nicht nachbesetzt werden konnte. Dieser Wert muss manuell erfasst werden. - Ausz. TnT (Auszahlung Teilnehmertage)
Die Anzahl an Teilnehmertagen, die bei der Abrechnung berücksichtigt wurden. - Ausz. TnS (Auszahlung Teilnehmerstunden)
Die Anzahl an Teilnehmerstunden, die bei der Abrechnung berücksichtigt wurden. - Ausz. Fk (Auszahlung Fahrkosten)
Die Fahrkosten, die tatsächlich durch die gE ausgezahlt werden. Dieser Wert kann nicht geändert werden. - Ausz. Mkp Maßnahmekostenpauschale (Auszahlung Maßnahmekostenpauschale)
Der Betrag der Maßnahmekostenpauschale, der tatsächlich ausgezahlt wird. Dieser Wert kann nicht geändert werden. - Ausz. Mae (Auszahlung Mehraufwandsentschädigung)
Der Betrag der Mehraufwandsentschädigung, der tatsächlich ausgezahlt wird. Dieser Wert kann nicht geändert werden. - Gesamt
Die Gesamtsumme der Auszahlung. Dieser Betrag wird nicht berechnet, sondern auch durch die gE übermittelt. Dieser Wert kann nicht geändert werden. - Ausz. best. (Auszahlung bestätigt am)
Das Datum, an dem die Auszahlungsbestätigung empfangen wurde. Dieser Wert kann nicht geändert werden.
Weitere Spalten können bei Bedarf eingeblendet werden:
- lfd. Nr.
Eine durch die Abrechnungsanforderung vorgegebene Laufnummer (i.d.R. 1, 2, 3...). Diese Nummer ist nicht immer logisch, also nicht zangsläufig eine Laufnummer. Jedoch ist ihr Wert für die Abrechnungn unbedeutend. - P (Programm)
Das AGH-Programm, an dem der Tn teilnimmt, wird durch die Abrechnungsanforderung vorgegeben.
Um die Werte eines Tn zu ändern, doppelklicken Sie die entsprechende Zeile in der Tabelle:
Der erscheinende Dialog bietet die Möglichkeit, die Werte zu ändern.
Ändern Sie die Werte, die der Anwesenheitsliste entnommen wurden, soweit möglich auch nur in der Anwesenheitsliste. Die Werte in der Abrechnung aktualisieren sich automatisch (sofern die Funktion aktiviert ist, siehe auch "Weitere Einstellungen") beim Öffnen der Abrechnung. Manuell können Sie die Werte über die Schaltfläche "Teilnehmer aktualisieren" oben rechts aktualisieren. Sobald die Aktualisierung durchgeführt wurde, werden die vorhandenen Werte überschrieben.
Damit die Daten der Anwesenheitsliste korrekt entnommen werden können, müssen die Anwesenheitsschlüssel der Maßnahme entsprechend konfiguriert sein. Alle Anwesenheitsschlüssel, die als "Krank" angesehen werden sollen, müssen in der Statistiksumme "K" zusammengefasst werden. Die Urlaubsschlüssel müssen als Statistiksumme "F" haben, die Schlüssel für "entschuldigt" das "E" und der für "unentschuldigt" das "U". Das Feld "Stunden pro Monat" zählt die Anwesenheitsstunden der Tage mit den Anwesenheitsschlüsseln, die die Statistiksumme "A" aufweisen zusammen. Weiter Infos zur Konfiguration von Anwesenheitsschlüsseln finden Sie unter "Anwesenheitsschlüssel".
Sie können die Abrechnung auch später noch weiter bearbeiten, sofern sie nicht an die gE gesendet wurde.
Wenn die Abrechnung korrekt ist, kann sie an die gE übermittelt werden.
AGH-Abrechnung versenden (EMAW)
Um eine Abrechnung zu versenden, navigieren Sie wiederum in den Programmbereich "AGH-Monatsabrechnungen":
Öffnen Sie die zu sendende Abrechnung und starten Sie die
Ob eine Abrechnung oder eine Korrektur oder beides gesendet wird, entscheidet Qualli.life anhand der zuvor aufgetretenen Ereignisse. Sie erhalten hierzu entsprechende Infos.
Es erscheint folgender Dialog:
Nach dem Senden kann die AGH-Abrechnung nicht mehr bearbeitet werden. Sollte das Senden versehentlich geschehen sein, kann die entsprechende Nachricht bis zur abendlichen endgültigen Übermittlung durch den Provider an die BA Bundesagentur für Arbeit aus dem Postausgang gelöscht werden. Danach ist die Abrechnung wieder bearbeitbar und kann erneut gesendet werden.
Nach dem Bestätigen mit OK, erscheint nun der Assistent zum Versenden von EMAW-Nachrichten. Dieser erstellt die Nachricht vom Typ "AGH-Monatsabrechnung".
Mit dem Nachrichtentyp AGH-Monatsabrechnung muss ein PDF Portable Document Format
Ein plattformunabhängiges Dateiformat, das von Adobe Systems entwickelt wurde. Zum Lesen dieser Dokumente ist ein PDF-Reader (z.B. Adobe Reader) erforderlich.-Dokument übermittelt werden, das die Korrektheit der Daten bestätigt und eine sichtbare, elektronische Signatur enthält. Dieses PDF-Dokument wird durch den Assistenten automatisch erstellt und - je nach Konfiguration der automatischen Signatur - auch signiert. Aus diesem Grund dauert das Starten des Assistenten einige Zeit.
Es kann hier keine weitere Einstellung vorgenommen werden. Bestätigen Sie die Korrektheit der Daten durch das Kontrollkästchen unten links und klicken Sie auf "Weiter" und dann auf "Fertigstellen". Die Nachricht befindet sich nun im Postausgang.
Nach dem Sendevorgang erscheint bei allen Tn, deren Abrechnung gesendet wurde, in der Spalte "Status" ein Briefumschlagsymbol:
Nun wird eine Antwort seitens der gE erwartet. Diese kann eine Nachricht vom Typ "AGH-Monatsabrechnung ohne Beanstandung" sein, sofern alle Werte akzeptiert wurden oder "AGH Beanstandung Monatsabrechnung", wenn Werte in der Abrechnung nicht akzeptiert wurden.
Beanstandung der Monatsabrechnung
Wenn eine Abrechnung seitens der gE nicht akzeptiert wurde, erhalten Sie eine Nachricht vom Typ "AGH Beanstandung Monatsabrechnung". Diese stellt sich im EMAW-Verlauf folgendermaßen dar:
Verarbeiten Sie diese Nachricht und navigieren Sie anschließend in den Programmbereich "AGH-Monatsabrechnungen":
Um die Beanstandung zu sehen und die Abrechnung zu korrigieren, wählen Sie die gewünschte Abrechnung aus und starten Sie die
Die beanstandeten Tn sind durch den Status am roten Briefumschlag mit ! erkennbar.
Diese Werte, die von der gE beanstandet wurden, sind an der roten Schrift erkennbar. Was genau beanstandet wurde können Sie erkennen, wenn Sie die Maus über den roten Text bewegen:
Enthalten sind der beanstandete Wert und eine Begründung für die Beanstandung.
Die beanstandeten Werte müssen nun korrigiert werden. Doppelklicken Sie hierfür die entsprechende Zeile:
Auch in diesem Dialog können Sie erkennen, welche Werte warum beanstandet wurden. Korrigieren Sie nun die Zahlen. Beachten Sie aber, dass Sie, wie vorab schon erwähnt, evtl. einige Werte in der Anwesenheitsliste korrigieren sollten, statt hier manuell.
Wenn die Werte korrigiert wurden, ändert sich deren Farbe in grün ab und das Statussymbol färbt sich blau:
Die grüne Farbe bedeutet nicht, dass die Werte in Ordnung sind, sondern dass diese von den beanstandeten Werten abweichen, also geändert (und damit korrigiert) wurden. Die Entscheidung, ob die korrigierten Werte akzeptiert werden, trifft die gE.
Nach der Korrektur kann die Abrechnung wiederum an die gE übermittelt werden. Dies geschieht genauso wie bei der ersten Übermittlung.
Es erscheint folgender Dialog:
Der EMAW-Assistent versendet nun automatisch die Nachricht vom Typ "AGH - Korrektur Monatsabrechnung".
Auch eine korrigierte Abrechnung kann wiederum beanstandet werden. In diesem Fall wird solange eine korrigierte Abrechnung übermittelt, bis diese nicht mehr beanstandet wird.
Nachmeldung von Tn
Wenn in der Erstaufforderung zur Monatsabrechnung nicht alle Tn enthalten waren, sind bis zu zwei Nachmeldungen möglich: eine am 10. und eine am 18. des Monats. Die Nachmeldungen unterscheiden sich nicht von der Anforderung:
Beim Verarbeiten dieser Nachricht wird allerdings die Abrechnung, die bei der Erstaufforderung erstellt wurde, gesucht und die in der Nachmeldung enthaltenen Tn werden dieser Abrechnung hinzugefügt:
Sie erkennen die nachgemeldeten Tn an der Anforderungsart (A) "N". Der Status steht auf "Abrechnung angefordert".
Wenn Sie nun diese Abrechnungen, nachdem Sie die korrekten Werte eingetragen haben, versenden, erkennen Sie bereits anhand der bekannten Meldung, dass nur die noch nicht abgerechneten Tn übermittelt werden.
In diesem Beispiel sagt die Meldung, dass zwei Tn abgerechnet werden.
Sollten Sie die eMaw-Nachrichten zu einer Abrechnung nicht zeitnah verarbeiten, kann es sein, dass Sie mehrere Anforderungen im Postfach erhalten haben. In diesem Fall bearbeiten Sie nicht eine Nachricht nach der anderen, sondern verarbeiten zuerst die Erstanforderung und danach die Nachmeldungen bzw. Erinnerungen in der Reihenfolge entsprechend dem Ereignisdatum. Danach bearbeiten Sie erst die Abrechnung und senden diese. Ansonsten müssen Sie einen Tag warten, bevor Sie eine zweite Abrechnung schicken dürfen, da, wie dies bei eMaw immer der Falle ist, nur ein Ereignis von einem bestimmten Typ zu einer bestimmten Maßnahme pro Tag gesendet werden darf.
Erinnerung an eine Abrechnung
Sofern Sie midestens eine Aufforderung zur Monatsabrechnung erhalten und nicht bis zum 15. eines Monats daruafhin eine Abrechnung übermittelt haben, erhalten Sie eine Aufforderung vom Typ "Erinnerung". Auch diese Nachricht unterscheidet sich erstmal nicht von einer normalen Aufforderung:
Verarbeiten Sie diese Nachricht und öffnen Sie nun die betroffene Abrechnung→Teilnehmer:
Sie erkennen die Erinnerung an der Aufforderungsart "N !". Dies Hervorhebung bleibt solange, bis die Abrechnung gesendet wurde.
Bestätigung der AGH-Monatsabrechnung
Sofern die Abrechnungen zu allen Tn einer Monatsabrechnung übermittelt wurden und diese nicht (mehr) durch die gE beanstandet sind, erhalten Sie eine Nachricht vom Typ AGH-Monatsabrechnung ohne Beanstandung:
Verarbeiten Sie diese Nachricht. Die Bestätigung der Abrechnung wird registriert:
Das orangene Häkchen signalisiert, dass die Abrechnung akzeptiert wurde und auf die Auszahlungsbestätigung gewartet wird.
Weitere Aktionen sind nicht erforderlich.
Auszahlung der AGH-Monatsabrechnung
Sie erhalten im Anschluss an eine Abrechnung, die nicht beanstandet wurde, eine Nachricht wenn die Auszahlung veranlasst wurde. Diese stellt sich im EMAW-Verlauf folgendermaßen dar:
Verarbeiten Sie diese Nachricht und navigieren Sie in den Programmbereich "AGH-Monatsabrechnungen":
Die betroffene Abrechnung hat nun ein grünes Häkchen auf der linken Seite. Dies symbolisiert, dass die Abrechnung abgeschlossen ist. Öffnen Sie die Abrechnung, indem Sie die Bearbeiten-Schaltfläche verwenden und lassen Sie sich die Tn anzeigen:
Sie können in den grünen Spalten rechts die einzelnen Auszahlungsbeträge einsehen. Im Bereich "Abrechnungsdaten" finden Sie die Gesamtsummen:
Die Summenübersicht dient Ihrer Kontrolle. Beachten Sie aber, dass Sie die Maßnahmekostenpauschale eingetragen haben muss, damit die Werte berechnet werden können.
Im Normalfall sollten, nachdem alle Tn-Abrechnungen akzeptiert wurden, in der Spalte Differenz alle Wert auf 0 (Null) stehen. In diesem Beispiel wurde ein Tn-Tag zu wenig abgerechnet. Hierbei müsste man nun mit der gE Kontakt aufnehmen, um die Diskrepanz zu klären.
Mit der Bestätigung der Auszahlung ist der Prozess "AGH-Monatsabrechnung" abgeschlossen.