Belegvorlagen

  1. Auswahl Vorlagengruppen: Dieses Dropdown beinhaltet alle hinzugefügten Vorlagengruppen. Von hier aus können Sie auch eine "Vorlagengruppe erstellen".
  2. Suche: Wenn eine Vorlagengruppe eine Vielzahl von Belegen beinhalten sollte, können Sie mit der Suchzeile die gewünschten Belege suchen, z.B. nach der Beleg-Nr.
  3. Inhalte der ausgewählten Vorlagengruppe: Wenn Sie eine Vorlagengruppe ausgewählt haben, werden hier die Vorlagen angezeigt.
  4. Aus Vorlage erzeugte Belege: Zeigt eine Liste an Belegen an, wenn sie aus der oben ausgewählten Vorlage erzeugt wurden.

Rechnungsvorlagen dienen dazu bestimmten Vorgangsarten eine Standard-Struktur festzulegen. Auch die Verwendung der Platzhalter ist hier möglich bzw. sie müssen sogar verwendet werden, damit insbesondere bei Sammelrechnungen der richtige Kontext eingefügt wird.

Rechnungsvorlagen sind zum Generieren von AGH-Rechnungen unverzichtbar, weshalb die nachfolgende Anleitung an den Prozess zur Erstellung von AGHGeschlossen Arbeitsgelegenheiten (Verfahrenszweig 06)-Rechnungen/Gutschriften angelehnt ist. Das hier erläuterte Prinzip kann jedoch auch auf alle Rechnungen angewandt werden

Um eine Vorlagengruppe hinzuzufügen, klicken Sie die Auswahl Vorlagengruppen auf das PLUS-Symbol in der geöffneten Vorlagenauswahl.

Daraufhin erscheint das Dialogfeld "Gruppe hinzufügen".

  • Bezeichnung: Geben Sie hier die Bezeichnung der Vorlagengruppe ein.Rot markierte Datenfelder mit Ausrufezeichen () sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein bzw. keinen Strich beinhalten (Kontrollkästchen Wert: UnbekanntKontrollkästchen Wert: Unbekannt).
  • Vorgangsart: Geben Sie hier an, welche Vorgangsart die Vorlagen haben.

    Achten Sie auf die korrekte Vorgangsart, besonders wenn Sie Rechnungen exportieren möchten.

  • Letzte Ausführung: Geben Sie hier das Datum der letzten Ausführung ein. Machen Sie diese Angabe nur bei Rechnungen, die regelmäßig zu einem bestimmten Datum automatisch verarbeitet werden sollen.

    Verarbeitete Rechnungen können nicht mehr geändert und müssen mit einer Stornorechnung ggfs. -buchung korrigiert werden.

  • Bemerkungen: Geben Sie hier zusätzliche Informationen für Benutzer an.

Klicken Sie auf die Bestätigen-Schaltfläche, um die Vorlagengruppe hinzuzufügen.

Für AGH-Rechnungen müssen Sie je eine Vorlagengruppe für die Vorgangsarten "Ausgangsrechnung" und "Gutschrift" anlegen.

Um eine Vorlage hinzuzufügen, wählen Sie zuerst die gewünschte Vorlagengruppe aus, rechtsklicken Sie auf den Arbeitsbereich und klicken Sie auf den Befehl "Neuer Beleg..."

Es öffnet sich dieselbe Ansicht wie unter "Übersicht". Unter "Vorgang bearbeiten" können Sie die Belegvorlage konfigurieren, die für jeden einzelnen Beleg gelten.

Vorgang bearbeiten

Alle Datenfelder sind unter dem Menüpunkt "Vorgang bearbeiten" erläutert. Wenn Sie die Vorlage für AGH-Abrechnungen verwenden, beachten Sie nachfolgend die gesonderten Einstellungen:

Bei einer (Sammel-)Rechnung
  • Bezugsart: Wählen Sie hier die Bezugsart "A" aus.
  • Betreff: Geben Sie hier den Platzhalter #Auftrag.Anzeigename ein. Wenn Sie diese Vorlage im Auftrag angeben, wird der Anzeigename des Auftrags verwendet.
Bei einer (Einzel-)Gutschrift
Positionen

Wie Sie Positionen einfügen, wird unter "Positionen" erläutert.

Wenn Sie die Vorlage für AGH-Abrechnungen verwenden, beachten Sie nachfolgende Besonderheiten:

Bei einer (Sammel-)Rechnung
  • Alle teilnahmeabhängigen Beträge werden von der AGH-Monatsabrechnung automatisch beim Generieren der Rechnung bezogen. Eine Ausnahme bildet hier die MkpGeschlossen Maßnahmekostenpauschale.
  • Verwenden Sie für alle Positionen die Art "Produkt" und wählen Sie das Produkt aus.
  • Bei allen Positionen, die sich auf Tn beziehen (MaeGeschlossen Mehraufwandsentschädigung, FkGeschlossen Fahrtkosten, Vorleistungen), müssen Sie den Bezug "Tn" auswählen.
  • Bei allen Positionen, die sich nicht auf Tn beziehen (Mkp u.Ä.), müssen Sie keinen weiteren Bezug auswählen.

    Es ist jedoch empfehlenswert solch eine Position am Anfang oder am Ende der Rechnung zu platzieren, damit die Auflistung der Tn-Positionen nicht unterbrochen wird.

  • Kontonummer: Die Kontonummer wird vom hinterlegten Produkt übernommen.

So könnten die Belegpositionen für Sammelrechnungen aussehen:

Beim Generieren dieser (Sammel-)Rechnung, werden alle Tn-Positionen durch die Daten der eingebuchten Tn ersetzt und untereinander aufgelistet, vorausgesetzt deren Abrechnung wurde von der BA akzeptiert. Am Ende steht dann die Maßnahmekostenpauschale; die einzige Tn-unaghängige Position.

Bei einer (Einzel-)Gutschrift
  • Hier werden nur teilnahmeabhängige Positionen eingefügt; i.d.R. Mae und Fk.
  • Alle teilnahmeabhängigen Beträge werden von der AGH-Monatsabrechnung automatisch beim Generieren der Rechnung bezogen. Eine Ausnahme bildet hier die Mkp.
  • Verwenden Sie für alle Positionen die Art "Produkt" und wählen Sie das AGH-Produkt im gleichnamigen Datenfeld aus.
  • Da als übergeordneter Bezug unter "Vorgang bearbeiten" bereits "Tn" ausgewählt wurde, übernimmt Qualli.life dies auch für alle hier hinzugefügten Positionen.
  • Kontonummer: Die Kontonummer wird vom hinterlegten Produkt übernommen.

So könnten die Belegpositionen für Einzelgutschriften aussehen:

Beim Generieren der (Einzel-)Gutschriften werden alle Daten durch die eingebuchten Tn ersetzt und für jeden Tn eine Gutschrift erstellt; vorausgesetzt die Auszahlung wurde von der BA akzeptiert.