Rechnung prüfen

Wenn Sie die Rechnung im XRechnung Der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Gemäß des Beschlusses des IT-Planungsrats vom 22.06.2017 ist XRechnung maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland. Damit bildet XRechnung eine verlässliche Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen von und mit deutschen Verwaltungen. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben und besteht aus verschiedenen Komponenten, die die technische Umsetzung unterstützen. Der Standard wurde im Rahmen des Steuerungsprojekts eRechnung von Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern und Kommunen entwickelt. Quelle: KoSIT- oder ZUGFeRD Akronym für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland": ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) ab ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt. Die Einsatzgebiete dieses hybriden Rechnungsformats sind vielfältig. Sowohl im B2B-, im B2G- und im B2C-Geschäftsverkehr kann ZUGFeRD eingesetzt werden. Quelle: Wikipedia, FeRD-Format generieren wollen, werden die Rechnungen hier validiert und besteht aus zwei Bereichen "Rechnungsansicht" und "Prüfbericht".

Sichtkopie

Die Rechnungsansicht gibt nochmal eine Übersicht der Daten wider. Die hier dargestellten Datenfelder sind abhängig vom angegebenen Rechnungsformat unter "Vorgang bearbeiten".

Qualli.life hat keinen Einfluss auf die Darstellung und Bezeichnung der Datenfelder. Sie sind durch das jeweilige Rechnungsformat vorgegeben. Es werden auch nicht alle Datenfelder befüllt; das ist auch nicht zwingend erforderlich. Qualli.life befüllt nur die Datenfelder, die auch im Programm selbst eingegeben werden können.

Die Sichtkopie ist in weitere Gruppen unterteilt:

• Übersicht: Hier werden Informationen zu Käufer, Verkäufer, Zahlungsart sowie zur Kalkulation angezeigt.
• Details: Darin werden die Informationen zu den einzelnen Positionen angezeigt.

  Hier werden nur die Positionsarten "Produkt" und "Manuell" aufgenommen. (siehe auch "Positionen")

• Zusätze: Hier werden ebenfalls Informationen zum Käufer und Verkäufer angezeigt; zusätzlich Meta-Daten bezüglich einer Maßnahmeanmeldung über EMAW Elektronische Maßnahmeabwicklung (Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt) Aussprache: emaw, wenn Sie in Ihrer Einrichtung einen Maßnahme darüber abwickeln, z.B. Vergabenummer.
• Anlagen: Hier werden die Unterlagen aufgeführt, die Sie der Rechnung beigefügt haben. (siehe auch "Vorgang bearbeiten")
• Laufzettel: Hier wird die Bearbeitungshistorie dokumentiert. Der Begriff "Laufzettel" rührt daher, dass Mitarbeiter der BA Bundesagentur für Arbeit zusätzliche Daten bei der Weiterverarbeitung hinzufügen können.

Wenn der Cursor über einem Datenfeld ruht, wird ein Tooltip angezeigt. Darin befindet sich die interne Bezeichnung des Datenfelds, die auch XRechnung verwendet. Diese ist eine wichtige Information bei Fehlermeldungen zur Rechnung im Bereich "Prüfbericht", z.B. steht "BT-44" für den Namen des Debitors.

Qualli.life verwendet standardmäßig die internen Bezeichnungen des Formats XRechnung, da diese Format von öffentlichen Auftraggebern verwendet wird.

Prüfbericht

Der Prüfbericht wird von einem externen Server validiert, je nach ausgewähltem Rechnungsformat.

In diesem Bereich findet die tatsächliche Validierung statt. Abhängig vom Rechnungsformat, stehen hier andere Informationen. Um welches Rechnungsformat es sich handelt, können Sie im Punkt "Erkannter Dokumenttyp" sehen.

Unter "Konformitätsprüfung" werden die Validierungsergebnisse als Übersicht und im Detail angezeigt. Insbesondere die Ergebnisse im Detail zeigen fehlende oder fehlerhafte Daten auf, aufgrund dessen z.B. eine Zurückweisung des Dokuments empfohlen wird.

Unter "Validierungsergebnisse im Detail" wird angezeigt welches Datenfeld fehlt oder fehlerhaft ist. Die Bewertung gibt eine Empfehlung heraus, nach der Sie eine Entscheidung treffen können.

Die hier angezeigten Fehler und Warnungen stammen nicht von Qualli.life, sondern vom sog. KoSIT Koordinierungsstelle für IT-Standards (Bremen) Validator.

Unter "Inhalt des Rechnungsdokuments" wird die gesamte Struktur der XML Steht für "eXtensible Markup Language" und ist ein software- und hardwareunabhängiges Tool zum Speichern und Transportieren von Daten. Viele Computersysteme enthalten Daten in inkompatiblen Formaten. Der Datenaustausch zwischen inkompatiblen Systemen (oder aktualisierten Systemen) ist für Web- und Softwareentwickler eine zeitaufwändige Aufgabe. Große Datenmengen müssen konvertiert werden, und inkompatible Daten gehen häufig verloren. XML speichert Daten im Nur-Text-Format. Dies bietet eine software- und hardwareunabhängige Möglichkeit zum Speichern, Transportieren und Freigeben von Daten. XML erleichtert auch das Erweitern oder Aktualisieren auf neue Betriebssysteme, neue Anwendungen oder neue Browser, ohne dass Daten verloren gehen. Mit XML können Daten für alle Arten von "Lesegeräten" wie Personen, Computern, Sprachgeräten, Newsfeeds usw. verfügbar sein.-Datei angezeigt. Die fett hervorgehobenen Daten sind die unter "Vorgang bearbeiten" und "Positionen" eingegebenen Daten. Hier können Sie auch überprüfen, ob die in Textfeldern eingegebenen Platzhalter korrekt umgewandelt wurden:

Wurde eine Rechnung als konform validiert, wird das auch im Prüfbericht positiv angezeigt: