In diesem Bereich können Sie Produkte und Produktgruppen hinterlegen, die in unterschiedlichen Programmbereichen Anwendung finden, insbesondere für einige Aufträge oder die Rechnungsschreibung:

• AsA flex
• AGH-Rechnungen/Gutschriften
• Rechnungsschreibung

QUALLI→Einstellungen→Weitere Einstellungen→Produkte und Produktgruppen

Der Arbeitsbereich ist in folgende Bereiche unterteilt:

1. Produktgruppe: Produkte können zur Übersicht in Produktgruppen organisiert werden. In diesem Datenfeld werden alle angelegten Produktgruppen angezeigt.

   

   Tipp: Wenn Sie die Liste aller Produkte ungeachtet der Produktgruppe anzeigen möchten, klicken Sie im aufgeklappten Datenfeld auf die Schaltfläche "Entfernen".

2. Referenzdatum: Einige Produkte können mit einer Gültigkeit konfiguriert werden, sodass sie nach Ablauf des Gültigkeitszeitraums nicht mehr verwendet werden können, z.B. aufgrund von Änderungen im EMAW Elektronische Maßnahmeabwicklung (Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt) Aussprache: emaw-Schema. Mit Angabe des Referenzdatums werden nur die Produkte angezeigt, die am ausgewählten Referenzdatum auch gültig sind. Standardmäßig wird das aktuelle Datum ausgewählt und kann bei Bedarf geändert werden.
3. Liste der Produkte: Hier werden die Produkte angezeigt, die die ausgewählte Produktgruppe beinhaltet. Wurde keine Produktgruppe ausgewählt, werden alle hinzugefügten Produkte aufgelistet.

Neue Produktgruppe anlegen

1. Um eine neue Produktgruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf das grüne PLUS-Symbol in der Produktgruppe-Auswahl

   

   Dies öffnet das Dialogfenster "Gruppe hinzufügen".

   

2. Geben Sie hier die Bezeichnung der Produktgruppe ein und ggfs. einen dazugehörigen Auftragstyp.

   Wenn Sie eine Produktgruppe für eine AsA flex Assistierte Ausbildung flexibel nach §§ 74, 75, 75a SGB III bzw. § 16 SGB II (Verahrenszweig 10)-Maßnahme anlegen möchten, müssen Sie hier den passenden Auftragstyp auswählen; i.d.R. "AsA Assistierte Ausbildung nach § 130 SGB III (Verfahrenszweig 10) flex (BP Begleitende Phase) - ab 8/2024"

3. Die Auswahl unter "Gültigkeit" steht ausschließlich dem globalen Administrator zur Verfügung. Dieser kann einstellten, ob die erstellte Produktgruppe mandantenabhängig oder mandantenübergreifend gilt.
4. Fügen Sie die Produktgruppe hinzu mit der BESTÄTIGEN-Schaltfläche und die Produktgruppe wird in die Auswahl aufgenommen, wählen Sie diesen ggfs. aus.

Produktgruppe bearbeiten

1. Wählen sie im Datenfeld "Produktgruppe" die zu bearbeitende Gruppe aus.
2. Klicken Sie auf das STIFT-Symbol, um die ausgewählte Produktgruppe zu bearbeiten.

   

   Es erscheint das Dialogfenster "Gruppe bearbeiten":

   

3. Ändern Sie die Bezeichnung oder den Auftragstyp.
4. Speichern Sie die Änderung mit der BESTÄTIGEN-Schaltfläche.

Produktgruppe löschen

Bevor Sie eine Produktgruppe löschen können, müssen Sie die darin enthaltenen Produkte in eine andere Gruppe verschieben oder löschen (siehe auch "Produkt verschieben" und "Produkt löschen"). Nur leere Produktgruppen können gelöscht werden.

1. Wählen sie im Datenfeld "Produktgruppe" die zu löschende Gruppe aus.
2. Klicken Sie auf das MÜLLTONNE-Symbol

   

Die Produktgruppe wird aus der Liste der Produktgruppen entfernt.

Neues Produkt hinzufügen

1. Wählen Sie die Produktgruppe aus, in der Sie die Produkte einfügen möchten.

   

2. Rechtsklicken Sie auf den Arbeitsbereich und wählen Sie den Befehl "Neues Produkt hinzufügen" aus.

   

   Es öffnet sich das Fenster "Produkt erstellen".

   

3. Geben Sie mindestens die Bezeichnung und die Kurzbezeichnung ein. Nachfolgend werden die einzelnen Datenfelder erläutert:
   • Gültigkeit: Füllen Sie diese Datumsangaben nur aus, wenn das Produkt eine Gültigkeit hat oder vorher bereits feststeht, dass das Produkt versioniert wird. Der Gültigkeitszeitraum wird nach dem Speichern oben rechts in blauen Schriftzug angezeigt.
   • Produktnummer: Falls vorhanden, geben Sie hier die Produktnummer ein.
   • Preis: Geben Sie hier den Einzelpreis des Produkts ein. Beim Anlegen eines Produkts für AGH Arbeitsgelegenheiten (Verfahrenszweig 06)-Abrechnungen müssen Sie keinen Preis angeben.
   • Einheit: Wählen Sie hier die korrespondierende Einheit aus. Beim Anlegen eines Produkts für AGH-Abrechnungen können Sie die Einheit "Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme." eingeben.
   • Beschreibung: Hier können Sie eine Beschreibung des Produkts verfassen.
   • Buchungsschlüssel: Falls das Produkt einen Buchungsschlüssel hat, können Sie diesen hier eingeben.
   • Kostenstelle/-träger: Geben Sie hier eine Kostenstellen/-träger-Nummer ein (siehe auch "Konten und Kostenstellen" und "AGH: Rechnungsschreibung").
   • Erlös-/Kostenkonto: Wenn Sie diesem Produkt ein (Erlös-/Kosten-)Konto zuweisen möchten, geben Sie hier die Kontennummer ein oder wählen Sie die Nummer mit der Lupe-Schaltfläche aus. Dies öffnet de hinterlegten Kontenplan (siehe auch "Konten und Kostenstellen" und "AGH: Rechnungsschreibung")
4. Speichern Sie das Produkt mit der Bestätigen-Schaltfläche.

   

Produkt bearbeiten

1. Wählen Sie eine Produktgruppe aus.

   

2. Markieren Sie in der ausgewählten Produktgruppe das zu bearbeitende Produkt aus.
3. Nutzen Sie das Aktionsmenü und klicken Sie auf "Produkt bearbeiten"

   

   Es öffnet sich das Fenster "Produkt bearbeiten"

   

4. Bearbeiten Sie die zu ändernden Datenfelder oder versionieren Daten werden so gespeichert, dass sie nicht überschrieben werden, sondern erhalten bleiben. Dadurch können Daten auf eine vorherige Version zurückgesetzt oder wiederhergestellt werden. Sie das Produkt:

   Produktversionierung (grünes PLUS-Symbol): Diese Funktion dient dazu das Produkt zu versionieren. Dadurch wird der Verlauf des Produkts dokumentiert und Änderungen sind nachvollziehbar in Kombination mit dem Gültigkeitszeitraum. Wenn Sie zuvor einen Gültigkeitszeitraum angegeben haben, wird diese beim Versionieren fortgesetzt. Alle anderen Daten werden übernommen, sodass Sie diese nur ändern müssen.

   

5. Speichern Sie die Änderungen mit der Bestätigen-Schaltfläche.

Produkt verschieben

1. Wählen Sie eine Produktgruppe aus.

   

2. Markieren Sie in der ausgewählten Produktgruppe das zu verschiebende Produkt aus.
3. Nutzen Sie das Aktionsmenü und klicken Sie auf "Produkte verschieben".

   

4. Es öffnet sich das Fenster "Produkt verschieben"

   

5. Klappen Sie das Datenfeld "Zielgruppe" auf und wählen Sie die Produktgruppe aus, in der Sie das markierte Produkt verschieben möchten.
6. Speichern Sie das Verschieben mit der Bestätigen-Schaltfläche.

Das markierte Produkt wurde in die ausgewählte Produktgruppe verschoben.

Produkt löschen

1. Wählen Sie die Produktgruppe aus, in der sich das zu löschende Produkt befindet. Alternativ können Sie auch alle Produkte mit "Entfernen" anzeigen.

   

2. Markieren Sie in der ausgewählten Produktgruppe das zu löschende Produkt.
3. Nutzen Sie das Aktionsmenü und klicken Sie auf "Produkte löschen".

   

   Bestätigen Sie den Löschvorgang mit "Ja" oder brechen Sie ihn ab mit "Nein".