QUALIFIZIERUNG→Leistungen

Ab der Qualli.life-Version 16.6 hat die Leistungsdokumentation für die Begleitungselemente SbB und SuF einen eigenen Programmbereich. Dieser Bereich ist nur verfügbar, wenn der Auftrag, in der der Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme. eingebucht ist, vom Typ "AsA flex Assistierte Ausbildung flexibel nach §§ 74, 75, 75a SGB III bzw. § 16 SGB II (Verahrenszweig 10)" ist. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die Leistungen für AsA-flex-Maßnahmen dokumentieren, mindestens die Qualli.life-Version 16.6 installiert haben.

Wenn Sie die Leistungen bisher konsequent dokumentiert und in Leistungsgruppen eingeordnet haben mit Angabe der Produkte für SuF und SbB, werden die bis dato erfassten Leistungen in die entsprechenden Untermenüs automatisch eingeordnet; auch die angelegten Leistungsgruppen und die darin enthaltenen Leistungen bleiben erhalten. Fehlerhafte Dokumentationen oder Altdaten werden in das Untermenü "???" eingeordnet und müssten ggfs. durch Angabe des Produkts oder Zeitraums korrigiert werden. Zur Korrektur können Sie auch zur alten Ansicht wechseln, indem Sie die Aktion: Leistung öffnen... starten.

Beachten Sie jedoch folgende Neuerungen für die Leistungserfassung:

• Leistung hinzufügen:
  • Die Angabe der Leistungsgruppe und Produkte entfällt, unabhängig davon, ob sie im Programmbereich "Leistungen" oder Dokumentationsbereich hinzugefügt werden. Die Leistungsgruppen wurden durch die Untermenüs ersetzt. Die Produkte für SbB und SuF, die für die Leistungsdokumentation notwendig sind, müssen jetzt im Auftrag unter AsA-Abrechnung hinterlegt sein. Beim Öffnen des Programmbereichs "Leistungen", werden Sie durch einen Hinweis darauf aufmerksam gemacht und können anschließend dorthin navigieren, um die Produkte zu hinterlegen.

    

  • Leistung SbB: Die Anzahl wird entsprechend der Gruppengröße automatisch angepasst (siehe auch "Stabilisierung der betrieblichen Berufsausbildung").
  • Das Datenfeld "Anzahl" entfällt. Zukünftig soll nur noch die Gesamtstundenzahl angezeigt werden. Es wird dennoch zur Berechnung verwendet, weil das Datenfeld "Anzahl" in der Leistungserfassung über Dokumentationsbereiche verwendet wird.
• Bezeichnung der Stundenkontingente: Die Bezeichnung der Kontingente können nicht mehr geändert werden.
  • Die Bezeichnung bereits hinzugefügter Stundenkontingente bleiben erhalten.
  • Die Bezeichnung ist stets im Format "Kontingent [Monat]/[Jahr] (bis [Monat]/[Jahr])".

    Der Zusatz in Klammern wird hinzugefügt, wenn das Kontingent aus der EMAW Elektronische Maßnahmeabwicklung (Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt) Aussprache: emaw-Nachricht mehrere Monate umfasst (siehe auch "Reiter: Kontingente").

  • Die Bezeichnung ergibt sich aus dem angegebenen Zeitraum, z.B.

    01.07.2019 - 31.07.2019 → Kontingent 7/2019

    01.08.2019 - 30.09.2019 → Kontingente 8/2019 bis 9/2019

• Die Quelle bzw. Herkunft des Leistungseintrags wird zur besseren Nachvollziehbarkeit unter der Spalte "Q" angezeigt. Dadurch sind auch Filtermöglichkeiten verfügbar. Leistungseinträge ohne Quelle wurden diesem Programmbereich manuell hinzugefügt.

  

• Zur alten Ansicht wechseln: Über das Aktionsmenü kann die alte Ansicht (Qualli.life-Version 16.5.8) des Programmbereichs "Leistungen" für AsA-flex-Maßnahmen abgerufen werden. Dadurch können Einträge bei Bedarf korrigiert werden. Ggfs. muss der Schreibschutz im Auftrag vorher deaktiviert werden, da einige Einträge bereits eingefroren sind.

  

EMAW: I.d.R. werden die Stundenkontingente (Stunden pro Monat) von der BA Bundesagentur für Arbeit in Form der EMAW-Nachricht "Meldung Begleitungsstunden" initiiert. Somit müssen diese nicht mehr manuell eingetragen werden.
Durch Einführung der EMAW-Nachricht "Änderung Stundenzahl/Förderdauer" kann zwar das Melden der Stundenkontingente seitens des Trägers technisch initiiert werden, allerdings wissen wir nicht mit Sicherheit, ob dies von der BA auch akzeptiert wird bzw. technisch verarbeitet werden kann.

Das Hinzufügen von Leistungsgruppen entfällt ab der Qualli.life-Version 16.6 Stattdessen werden (leere) Leistungsgruppen automatisch aus dem Teilnahmezeitraum generiert. Jede Leistungsgruppe repräsentiert dabei einen Monat eines Maßnahmejahres.

Standardmäßig werden alle Kontingente innerhalb des Teilnahmezeitraums angezeigt. Die Ansicht können Sie mithilfe des Zeitraumfilters reduzieren, z.B. nach Maßnahmejahr.

Leistungen werden anhand des angegebenen Datums bzw. Zeitraums automatisch dem Kontingent zugeordnet, z.B. wird eine erfasste Leistung SbB vom 05.04.2021 im Untermenü "SbB" dem "Kontingent 5/2021" zugeordnet mit Angabe der Herkunft. Leistungen, die in diesem Programmbereich hinzugefügt wurden, erhalten keine Herkunftsangabe.

Achten Sie besonders bei der Leistungserfassung darauf, dass das richtige Datum bzw. der richtige Zeitraum angegeben wurde.

Wurden Leistungen außerhalb des Teilnahmezeitraums erfasst, werden diese rot markiert. Zusätzlich wird in diesem Programmbereich ein Hinweis angezeigt, der die rote Markierung erläutert.

Die Stundenkontingente der Maßnahmemonate können durch einen Doppel- oder Rechtsklick bearbeitet werden, der das Dialogfenster zum Bearbeiten des Kontingents öffnet.

Folgende Datenfelder können bearbeitet werden:

Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.

• Stunden pro Monat: Geben Sie hier die Stundenzahl des Kontingents an. Beachten Sie ggfs. die Einheit des jeweiligen Unterstützungselements (i.d.R. "Stunden" für SbB und "UE Unterrichtseinheiten (i.d.R. ist 1 UE = 45 Minuten)" für SuF).

  Werden Kontingente über die EMAW-Schnittstelle abgewickelt, darf dieses Feld nicht bearbeitet werden. Die Stunden pro Monat werden durch die Verarbeitung der EMAW-Nachricht "Meldung Begleitungsstunden" hinzugefügt, die von der BA initiiert wird.

• Bemerkungen: Geben Sie hier bei Bedarf weitere Informationen zum Kontingent an.

Speichern Sie das Kontingent mit der BESTÄTIGEN-Schaltfläche.

Diese Funktion können Sie nur nutzen, wenn Tn über die EMAW-Schnittstelle abgewickelt werden.

Der Prozess zum Versenden der EMAW-Nachricht "Änderung Stundenzahl/Förderdauer" wird gestartet, sobald Sie die Stunden eines oder mehrerer erfassten monatlichen Kontingente ändern und bestätigen.

 

Um einen zusammenhängenden Zeitraum zu ändern, markieren Sie alle zusammengehörigen Monate und führen Sie durch einen Rechtsklick den Befehl "SbB/SuF-Kontingent bearbeiten" aus.

Dies öffnet ein Dialogfenster zum Bearbeiten der Stunden pro Monat für den gesamten markierten Zeitraum. Zusätzlich können Bemerkungen hinzufügen.

Wenn Sie die Änderung mit der BESTÄTIGEN-Schaltfläche speichern, erhalten folgende Meldung, die Ihre Auswahl nochmal zusammenfasst. Prüfen Sie diese auf Richtigkeit:

Wenn Sie auf Nein klicken, können Sie die EMAW-Nachricht zu eine späteren Zeitpunkt versenden.

Die Änderung wird gespeichert und ist danach schreibgeschützt.

Der Hinweis erscheint erneut, wenn Sie dasselbe Stundenkontingent wieder öffnen und auf die BESTÄTIGEN-Schaltfläche klicken. Zusätzlich wird im Untermenü ein Hinweis angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, die Änderung im Bereich Anforderungen zu prüfen.

Im Bereich Anforderungen, werden alle Änderungen der Stundenkontingente dokumentiert, die über die EMAW-Schnittstelle ausgetauscht werden oder wurden. In der Bezeichnung wird stets angegeben, von wem die Änderung ausging (Träger oder BA).

Wenn Sie auf Ja klicken, wird eine EMAW-Nachricht "Änderung Stundenzahl/Förderdauer" erstellt. Die Stunden pro Monat sollten jedoch bereits vorher durch die EMAW-Nachricht "Meldung Begleitungsstunden" erfasst worden sein.

Hinweis zu Kontingenten mit dem Status "Nicht erfasst: Diesen Kontingenten können Stunden hinzugefügt werden. Beim Bestätigen der Stunden wird ebenfalls der Prozess zum Versenden der EMAW-Nachricht "Änderung Stundenzahl/Förderdauer" gestartet. I.d.R. werden jedoch Kontingente der Tn-Begleitungsstunden von der BA durch die EMAW-Nachricht "Meldung Begleitungsstunden" initiiert. Mit der Verarbeitung dieser EMAW-Nachricht werden in Qualli.life die Stunden pro Monat automatisch in den betroffenen Kontingenten erfasst.
Das Melden der Stunden pro Monat seitens des Träger mithilfe der EMAW-Nachricht "Änderung Stundenzahl/Förderdauer" ist zwar technisch möglich, jedoch gingen aus dem fachlichen Infopaket keine konkreten Informationen diesbezüglich hervor. Halten Sie daher Rücksprache mit Ihrer zuständigen Agentur für Arbeit, ob sie dieses Verfahren akzeptiert.

Wenn Sie die EMAW-Nachricht so versenden möchten, bestätigen Sie dies und klicken Sie auf "Weiter". Wenn Sie den Assistenten fertigstellen, wird die Nachricht im Postausgang abgelegt. Die Änderung kann von der BA mit einer EMAW-Nachricht zustimmen oder ablehnen und sendet zeitgleich die EMAW-Nachricht "Meldung Begleitungsstunden", der sie wiederum zustimmen oder sie ablehnen können. Sollte die BA Ihre Änderung ablehnen, ist diese EMAW-Nachricht der Gegenvorschlag.

QUALIFIZIERUNG→Leistungen→SbB/SuF→Kontingente

Das Zuordnen der Leistung ins Kontingent erfolgt stets durch die Angabe des Datums bzw. Zeitraums. Falls Leistungen fehlen sollten, überprüfen Sie die erfassten Leistungen im Bereich "Unterstützungselemente". Dort werden Leistungen, die keinem Kontingent zugeordnet werden konnten, als rote Zeile markiert (meist außerhalb des Teilnahmezeitraums). Korrigieren Sie das Datum der Leistung so, dass dieser sich innerhalb des Zeitraums des Kontingents befindet.

Bei der Erfassung der Kontingente muss zwischen Kontingenten unterschieden werden, die über die EMAW-Schnittstelle und die, die nicht über die EMAW-Schnittstelle abgewickelt werden.

EMAW-Kontingente

Sobald die EMAW-Nachricht "Meldung Begleitungsstunden" verarbeitet wurde, wird das Kontingent hier erfasst. Erfasste Leistungen (manuell oder über den Doku-Bereich), werden dann automatisch dem Kontingent mit dem entsprechendem Zeitraum zugeordnet.

Die Kontingente, die über die EMAW-Schnittstelle gemeldet werden, können hier nicht geändert werden. Nutzen Sie dafür den "Reiter: Unterstützungselemente". Von dort aus können Sie die EMAW-Nachricht "Änderung Stundenzahl/Förderdauer" versenden.

Nicht-EMAW-Kontingente

Für Tn, die nicht über die EMAW-Schnittstelle abgewickelt werden, müssen die Kontingente weiterhin manuell erfasst werden. Rechtsklicken Sie hierzu auf den Arbeitsbereich oder ein bereits erfasstes Kontingent und wählen Sie "SbB/SuF-Kontingent hinzufügen".

Dies öffnet ein Dialogfenster zum Hinzufügen eines Kontingents. Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.

• Bezeichnung: Dieses Feld wird automatisch anhand des Zeitraums erzeugt im Format "Kontingent [Monat]/[Jahr] (bis [Monat]/[Jahr])". Der Zusatz in Klammern wird hinzugefügt, wenn das Kontingent mehrere Monate umfasst.
• Zeitraum: Geben Sie hier den Zeitraum an, den das Kontingent umfasst.
• Std. pro Monat: Geben Sie hier die Stunden pro Monat für den angegebenen Zeitraum an.
• Bemerkungen: Geben Sie hier zusätzliche Informationen bezüglich des Kontingents an.

Speichern Sie das Hinzufügen mit der BESTÄTIGEN-Schaltfläche. Das Kontingent mit Angabe des Zeitraums wird in den Bereich aufgenommen. Verfahren Sie so auch mit anderen Kontingenten.

Um ein Kontingent zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf das zu ändernde Kontingent. Dies öffnet das Dialogfenster zum bearbeiten des Kontingents.

Kontingente können nur geändert und nicht gelöscht werden, um einen Änderungsverlauf zu gewährleisten. Wenn Sie Kontingente "löschen" möchten, ändern Sie die Stunden pro Monat auf 0,00 Std.

Auswertung

Die Auswertungen gelten für EMAW- und Nicht-EMAW-Tn. Zur Standard-Übersicht gehören die nachfolgenden Spalten:

• Kontingent: Das gemeldete Kontingent für den angegebenen Zeitraum; auch "Soll-Leistung".
• max. Kontingent: Die maximale Obergrenze an Stunden, die tatsächlich verbraucht werden dürfen. Standardmäßig ist sie auf 110 % eingestellt und kann in den Auftragsstammdaten geändert werden (siehe auch "AsA flex").
• genutzt: Die Summe der tatsächlich erfassten und anrechenbaren (Ist-)Leistungen für dieses Kontingent.
• Rest-Kontingent: Gibt an wie viele Stunden insgesamt verbraucht werden können, bis das max. Kontingent (standardmäßig 110 %) erreicht ist.
• Quote: Ein Prozentsatz, der angibt, inwieweit das Kontingent (nicht das max. Kontingent) aktuell belegt ist. Der Grundwert für diesen Prozentsatz ist stets das gemeldete Kontingent. Die Belegung wird durch die bedingte Formatierung zusätzlich farblich hervorgehoben:
  • Rot: Die Summe der erfassten Leistungen hat das max. Kontingent überschritten.
  • Orange: Die Summes der erfassten Leistungen hat die Mindestquote noch nicht erreicht.
  • Schwarz: Die Summe der erfassten Leistungen liegt zwischen der eingestellten Mindest- und Maximalquote. Der Prozentsatz liegt standardmäßig zwischen 90 % und 110 %, die Sie bei Bedarf in der bedingten Formatierung ändern können.

    Rechtsklick auf Spalte "Quote"→Bedingte Formatierung→Regeln verwalten

    

    Unter der Spalte "Regel" befinden sich bereits eingestellte Regeln. Wenn Sie den Prozentsatz der Spalte "Quote" ändern möchten, wählen Sie die Regel mit "[Quote] < 'XX,X %'" aus und klicken Sie auf "Regel bearbeiten..."

    

    Im rot umrahmten Datenfeld, können Sie den Prozentsatz für die Formatierung der Quote ändern.

• Überbucht: Wenn dieser Prozentsatz angezeigt wird, dann ist die Summe der erfassten Leistungen größer als das gemeldete Kontingent und die Quote beträgt über 100 %. Der hier angezeigte Prozentsatz zeigt den Überschuss vom Kontingent an. Dieser wird rot, wenn die Maximalquote (standardmäßig 110 %) überschritten wurde.
• Unterbucht (ausgeblendet): Unterbucht bedeutet, dass die Summe der erfassten Leistungen kleiner als das gemeldete Kontingent ist. Der Prozentsatz zeigt die Differenz zum Kontingent (100 %) an. Da dies aus der Quote erschlossen werden kann, wurde diese Spalte standardmäßig ausgeblendet. Über den Spalteneditor (Tabellenaktionen→ausgeblendete Spalten anzeigen) kann dieser wieder eingeblendet werden.

  

I.d.R. werden für AsA flex die Leistungen für SbB und SuF im Dokumentationsbereich oder im Kursbuch erfasst. Bei Bedarf können Sie jedoch auch in diesem Programmbereich Leistungen erfassen, allerdings wird kein Dokumentations- oder Kursbucheintrag generiert. Den hier erfassten Leistungen werden auch keine Quellen angegeben. Sie können Leistungen manuell in den Reitern "Unterstützungselemente" oder "Kontingente" hinzufügen:

1. Wählen Sie das Unterstützungselement aus, in das Sie eine Leistung hinzufügen möchten (Untermenü SbB oder SuF)
2. Rechtsklicken Sie auf einen leeren Bereich oder einen Eintrag und wählen Sie "Leistung hinzufügen".

   

3. Es öffnet sich ein Dialogfenster zum Eingeben der Leistungsdaten.

   Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.Rot markierte Datenfelder mit Ausrufezeichen () sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein bzw. keinen Strich beinhalten ().

   

   • Bezeichnung: Geben Sie hier eine aussagekräftige Bezeichnung für die Leistung ein.
   • Datum: Geben Sie hier das Datum ein, an dem die Leistung erbracht wurde. Um einen Zeitraum anzugeben, klicken Sie auf das graue PLUS-Symbol, woraufhin ein "Bis"-Datenfeld hinzugefügt wird.

     Die Datums- bzw. Zeitraumeingabe sorgt dafür, dass die Leistung dem richtigen Kontingent zugeordnet wird.

   • Leistungserbringer: Diese Angabe wird automatisch mit den Stammdaten des angemeldeten Benutzers befüllt. Mit dem LUPE-Symbol können Sie aus der Mitarbeiterliste einen anderen Leistungserbringer angeben. Mit dem grünen PLUS-Symbol können Sie weitere Leistungserbringer hinzufügen und jedem Leistungserbringer eine Rolle zuweisen (Pflicht bei Gesprächen SbB)
   • Gruppengröße: Geben Sie hier die Anzahl der Tn an, die an der Veranstaltung für ein Begleitungselement teilgenommen haben. Beim Begleitungselement SbB wird die Anzahl (nicht sichtbar) automatisch angepasst.

     Bei einer Gruppengröße >1, muss dieselbe Leistung auch auf die anderen Tn übertragen werden.

   • Pro forma: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Leistung nicht erbracht, aber dennoch angerechnet werden kann.
   • Dauer: Wählen Sie hier, abhängig vom Begleitungselement, die Einheit aus und geben Sie dann die Dauer ein.

     Beim Wechsel der Einheit wird die Dauer nicht umgerechnet.

   • Bemerkungen: Geben Sie hier weitere Informationen zur Leistung an.
4. Speichern Sie die Leistung, indem Sie auf die BESTÄTIGEN-Schaltfläche klicken.
5. Nach dem Bestätigen wird die Leistung anhand des eingetragenen Datums einem Kontingent zugeordnet.

   

Leistungen ändern oder löschen

Leistungen können jederzeit geändert werden, unabhängig der Quelle. Es ist jedoch empfehlenswert Leistungen aus anderen Quellen am Ursprung zu ändern, da die Stundenzahl des Dokumentationseintrags nicht geändert wird.

Um einen Leistungseintrag zu ändern, doppelklicken Sie auf die zu ändernde Leistung oder rechtsklicken Sie darauf und wählen Sie "Leistung bearbeiten". Dies öffnet das Dialogfenster zum Ändern der Leistung.

Hier können alle Datenfelder bearbeitet werden. Klicken Sie auf die BESTÄTIGEN-Schaltfläche, um die Änderungen zu speichern.

Das Löschen von Leistungen ist abhängig davon, ob die Leistung bereits per EMAW versendet wurde. Sie erhalten einen Hinweis, wenn die Löschung nicht erfolgen kann.

Leistungen, die nicht per EMAW versendet werden, können jederzeit gelöscht werden. Achten Sie auch darauf, dass ggfs. der dazugehörige Dokumentationseintrag ebenfalls gelöscht werden muss.