EMAW-Prozessablauf

Der Ablauf ist prinzipiell für alle EMAW Elektronische Maßnahmeabwicklung (Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt) Aussprache: emaw-gestützten Maßnahmen gleich. AGH Arbeitsgelegenheiten (Verfahrenszweig 06)-Maßnahmen unterliegen einem eigenen Prozessablauf (siehe auch "EMAW-Prozessablauf: AGH"). Mit Einführung der neuen Maßnahme AsA flex, sind weitere Nachrichtentypen speziell für diese Maßnahme hinzugekommen, die insbesondere das Unterstützungsbudget und die Abrechnung am Ende eines Ausbildungsjahres betreffen.

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Prozessablaufübersicht

Bei Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme., die über die EMAW der BA Bundesagentur für Arbeit verarbeitet werden, ist eine Übersicht des Prozessablaufs in der Startseite unter "EMAW-Info" abrufbar:

Hier erhalten Sie auch alle wichtigen Zusatzinformationen wie Grunddaten IDs. Klicken Sie auf einen Feldhinweis (), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.

Wenn Sie mit der Maus über ein Ereignis fahren, erscheint ein Tooltip mit zusätzlichen Informationen. Die grüne Farbe des Ereignisses zeigt an, dass es vom Empfänger verarbeitet bzw. bestätigt wurde.

Die graue Farbe des Ereignisses zeigt an, dass noch Handlungsbedarf besteht, d.h. entweder müssen Sie eine entsprechende EMAW-Nachricht an die BA übermitteln oder die BA muss noch eine EMAW-Nachricht an Sie übermitteln. Ggfs. müssen noch Voraussetzungen erfüllt werden, dies können Sie dem Tooltip entnehmen.

Wenn bei einem Ereignis Handlungsbedarf bevorsteht, werden Sie durch ein blaues Ausrufezeichen darauf hingewiesen. Der Tooltip zeigt wieder Informationen zum Ereignis an.

Wenn Sie eine Nachricht an die BA senden müssen, werden Sie durch das rote Ausrufezeichen darauf hingewiesen und können auf das Ereignis klicken. Dies öffnet den Teilnahmeassistenten, woraufhin Sie die entsprechende EMAW-Nachricht senden können.

Mit einem "X" durchgestrichene Ereignisse wurden übersprungen, müssen jedoch nicht mehr verarbeitet werden, weil z.B. bereits die Anmeldung durchgeführt wurde.

Die gelbe Farbe des Ereignisses zeigt an, dass eine Verarbeitung bzw. Bestätigung noch aussteht. In diesem Beispiel wurde eine Austrittsmeldung an die BA übermittelt, dessen Erhalt noch von der BA bestätigt werden muss. Auch hier erhalten Sie durch den Tooltip wichtige Informationen.

Nachrichtentypen

Klicken Sie auf eine der Überschriften, um detaillierte Informationen zur Verwendung des Ereignisses/Nachrichtentyps innerhalb von Qualli.life zu erfahren. Die Nummerierung weist auf die Reihenfolge hin, können jedoch auch zu Korrekturzwecken abweichen.

Anmeldung Kontakt
BA→Träger
Dieser Nachrichtentyp beinhaltet alle Daten, die der Träger benötigt, um zu einem Kunden Kontakt aufzunehmen (Erstgespräche, Informationsveranstaltung etc.).
(Sobald die Maßnahme für einen Tn begonnen hat, ist es seitens der Agentur nicht mehr erforderlich die Kontaktanmeldung zu senden. Man kann in diesem Fall gleich zu Schritt 3 übergehen.)
Rückmeldung Kontakt
Träger→BA

Auf die Nachricht "Anmeldung Kontakt" erwartet die Beratungsfachkraft der BA eine Rückmeldung, die den Teilnahmewunsch des Kunden darstellt. Sie haben hier die Möglichkeit eine "Zusage" oder "Absage" mit Begründung zu übermitteln.
Anmeldung BvB, BaE, abH, Reha, AGH und AMP
BA→Träger

Bei diesen Nachrichtentypen handelt es sich um Anmeldungen der Teilnehmer zu einer bestimmten Maßnahme. Der genaue Anmeldungsart hängt vom Verfahrenszweig ab.
SV-Anmeldung
BA→Träger

Diese Nachricht teilt dem Träger mit, dass der Tn zur Sozialversicherung angemeldet werden muss. Sie wird bei bestimmten Tn übermittelt. Dies bedeutet i.d.R., dass es sich um keinen "allgemeinen", sondern um einen "Reha"-Tn handelt.
Nichtantritt oder Eintritt
Träger→BA

Als Antwort auf die "Anmeldung XXX" erwartet die Beratungsfachkraft eine Eintritts- oder Nichtantrittsmeldung. Diese wird am Tag des (geplanten) Eintritts gesendet.
Mitteilung
BA→Träger oder Träger→BA

Dieser Nachrichtentyp kann von beiden Seiten genutzt werden, um teilnehmerbezogene Informationen zu übermitteln, für die es sonst keinen Nachrichtentyp gibt. Hinweis: Mitteilungen können auch schon mit oder kurz nach der "Anmeldung Kontakt" von der Agentur, gesendet werden.

Beachten Sie beim Senden von Mitteilungen immer die Anforderung gemäß der geltenden Datenschutzverordnungen.
Mitteilung Praktikumsvergütung
Träger→BA

Mithilfe dieses Nachrichtentyps kann eine etwaige erhaltene Praktikumsvergütung an die Beratungsfachkraft zu Abrechnungszwecken übermittelt werden.
Änderung Teilnehmerdaten
BA→Träger

Dieser Nachrichtentyp beinhaltet geänderte Teilnehmer-Stammdaten. Sie wird immer dann gesendet, wenn die Beratungsfachkraft für den Bildungsträger relevante Daten geändert hat. Hinweis: Nachrichten vom Typ "Änderung Teilnehmerdaten" können auch schon mit oder kurz nach der "Anmeldung Kontakt" von der Agentur, gesendet werden.
Beurteilung
Träger→BA

In regelmäßigen Abständen (abhängig vom Maßnahmetyp) bzw. auf Anfrage durch die BFK müssen vom zuständigen Betreuer/Begleiter Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen erstellt werden, die mithilfe des Nachrichtentyps "Beurteilung" an die BA übermittelt werden. Die Beurteilung wird in Form eines signierten PDF Portable Document Format Ein plattformunabhängiges Dateiformat, das von Adobe Systems entwickelt wurde. Zum Lesen dieser Dokumente ist ein PDF-Reader (z.B. Adobe Reader) erforderlich.-Dokumentes an die Nachricht "angehängt".

Der Nachrichtentyp "Beurteilung" ist derzeit der einzige Nachrichtentyp zu dem ein Dokument übermittelt werden kann und muss.

Eine Beurteilung dient neben der Unterrichtung der Beratungsfachkraft zur Sachlage auch der Herbeiführung einer Entscheidung durch die Beratungsfachkraft (z.B. Übergang in eine andere Qualifizierungsstufe oder Verlängerung der Maßnahme).
Zustimmung
BA→Träger

Die "Zustimmung" dient als bejahende Antwort auf Nachrichten/Ereignisse "mit Reaktion", d.h. auf Nachrichten, auf denen der Träger eine Antwort erwartet. Dies sind derzeit "Beurteilung" und "Verlängerung".
Ablehnung
BA→Träger

Die "Ablehnung" dient als verneinende Antwort auf Nachrichten/Ereignisse "mit Reaktion", d.h. auf Nachrichten, auf denen der Träger eine Antwort erwartet. Dies sind derzeit "Beurteilung" und "Verlängerung".

Hinweis:
In einigen Fällen ist es schon vorgekommen, dass entgegen dem EMAW-Prozessablauf eine Zustimmung oder Ablehnung auch als Antwort auf eine "Mitteilung" geschickt wurde.
Austritt
Träger→BA

Nutzen Sie diesen Nachrichtentyp, um das Datum des Maßnahmeaustritts, sowie den Beendigungs- und Verbleibsgrund zu übermitteln. Mit einer Austrittsmeldung ist i.d.R. auch die Anwesenheit des Austrittsmonats, eine abschließende Beurteilung und das Bewerberprofil zu senden.
Anwesenheit
Träger→BA

Dieser Nachrichtentyp beinhaltet die Anwesenheit eines Tn von einem Monat. In Qualli.life wird die Anwesenheit standardmäßig automatisch am 9. eines Monats für den Vormonat übermittelt.

Wenn ein Teilnehmer aus der Maßnahme austritt, muss die Anwesenheit des Austrittsmonats manuell gesendet werden; dies gilt auch, falls der Austritt des Tn im Zeitraum vom 1. bis 9. des laufenden Monats erfolgt. Im Teilnahmeassistenten wird Ihnen das zusätzliche Senden der Anwesenheit angeboten und ist standardmäßig aktiviert.
Wochenfehlzeiten
Träger→BA

Diese Nachricht beinhaltet die Fehlzeiten eines Tn einer Woche (7-Tage-Woche). In Qualli.life werden die Fehlzeiten standardmäßig automatisch am 9. eines Monats für den Vormonat übermittelt.
Dokumente senden
Träger→BA
Ermöglicht es Ihnen der BA über die EMAW-Schnittstelle Dokumente zu einer bestimmten Teilnahme zu senden; diese müssen in Qualli.life zuvor im Programmbereich QUALIFIZIERUNG→Berichte abgelegt werden, um sie über die EMAW-Schnittstelle versenden zu können. Welche Dokumente gesendet werden dürfen und welche Eigenschaften sie aufweisen müssen, ist im fachlichen Infopaket festgelegt. Folgende Nachrichtentypen stehen Ihnen zur Verfügung:
Verlängerung
Träger→BA

Eine Verlängerung wird zur Beantragung einer längeren Förderdauer gesendet. Normalerweise wird hierzu auch eine Beurteilung übermittelt, um der Beratungsfachkraft eine Entscheidungsgrundlage an die Hand zu geben.

In der Praxis wird der Nachrichtentyp "Verlängerung" nur selten eingesetzt, da eine Beurteilung mit dem Anlass "Verlängerung der Maßnahme" genügt.
Unterbrechung
Träger→BA

Wenn der Tn für einen bestimmten Zeitraum die Teilnahme aussetzt, kann das mit diesem Ereignis an die BA übermittelt werden. Die BA akzeptiert nur eine bestimmte Auswahl an Gründen.
Austritt
Träger→BA

Eine Austritts- und Verbleibsmeldung muss an dem Tag an die BA gesendet werden, an dem der Tn tatsächlich austritt.

Die nachfolgenden Nachrichtentypen gelten ausschließlich für Maßnahmen.

Maßnahmerelevantes Dokument
Träger→BA

Ermöglicht es Ihnen der BA über die EMAW-Schnittstelle Dokumente zu einer bestimmten Maßnahme zu senden. Welche Dokumente gesendet werden dürfen und welche Eigenschaften sie aufweisen müssen, ist im fachlichen Infopaket festgelegt.
Mitteilung Aufstockung Platzkapazität
BA→Träger

Diese Mitteilung wird von der Agentur gesendet. Sie beinhaltet die neue Platzzahl und den Zeitraum, für den diese gilt.
Bestätigung Aufstockung Platzkapazität
Träger→BA

Diese Nachricht wird als Bestätigung über den Erhalt der neuen Platzkapazität gesendet.
Ablehnung Aufstockung Platzkapazität
Träger→BA

Mit dieser Nachricht wird die neue Platzzahl abgelehnt und ein Gegenvorschlag gemacht.